Nach abgeschlossener Aufnahme und Analyse des IST-Zustands wird auf Basis festgelegter Planungsziele ein erstes SOLL-Konzept erstellt. Dieses sollte als Arbeits- und Diskussionsgrundlage auch im Lenkungsgremium erörtert und beraten werden, da es bereits die wesentlichen Elemente der Feuerwehr in Bezug auf Organisation, Standortstruktur, Technikausstattung und Personalplanung beinhaltet. Nach Bestätigung oder Ablehnung wird das vorgestellte SOLL-Konzept überarbeitet und erneut als finales Feinkonzept in einer beschlussfähigen Fassung vorgelegt.
In dem modellhaft skizzierten Bedarfsplanprozess kann es zu einer Vielzahl an Verzögerungen kommen. Während die Netto-Bearbeitungszeit des Bedarfsplans vergleichsweise kurz ausfällt, zieht sich die Gesamtdauer der Bedarfsplanung häufig durch die gemeinsame Terminfindung der Projekt- und Lenkungsgruppen sowie der Rats- oder Ausschusssitzungen in die Länge.
Liegt beispielsweise ein beschlussreifer Bedarfsplan kurz vor der parlamentarischen Sommerpause vor und wird erst nach der Sommerpause im zuständigen Arbeitsausschuss oder Rat beraten und beschlossen, vergehen nutzlos »unproduktive« Monate (vgl. Beispiel in Bild 18). Fällt dieser Zeitpunkt sogar noch in den Zeitraum der Kommunalwahlen, kann es vorkommen, dass die Entscheidung über den Bedarfsplan vor den Wahlen gescheut und die Verantwortung auf das neugewählte politische Gremium abgewälzt wird. In diesem Fall verstreichen erneut weitere Wochen für einen bereits seit Monaten finalisieren Bedarfsplan, da die erste konstituierende Sitzung nach den Wahlen in der Regel anderen Themen gewidmet ist – vorausgesetzt der neue Stadt- oder Gemeinderat vertritt nicht völlig unterschiedliche politische Ansichten zum Feuerwehrbedarfsplan, die eine erneute Überarbeitung des SOLL-Konzepts erforderlich machen.
Bild 18: Beispielhafter Zeitplan und Ablauf eines Bedarfsplanprojekts
Problematisch bei einem langen Bedarfsplanprozess ist die Aktualität der Datengrundlage, die zum Zeitpunkt des politischen Beschlusses häufig älter als zwei Jahre ist. Eine Datenaufnahme und -analyse stellt jedoch immer nur eine Momentaufnahme der vorherrschenden IST-Situation dar, die sich bereits innerhalb weniger Wochen bereits geändert haben kann (z. B. bei der Alarmverfügbarkeit ehrenamtlicher Kräfte durch schnelllebige Arbeitsmarktentwicklungen). Zu einem gegebenen Zeitpunkt im Bedarfsplanprozess ist sich daher notwendigerweise für einen Datenstand zu entscheiden. Die Datenbasis ist ohnehin möglichst so repräsentativ zu wählen, dass sie robust gegen zeitliche Besonderheiten und Sondereffekte sind.
3.11 Überörtliche Planung und interkommunale Zusammenarbeit
Um den abwehrenden Brandschutz und die Hilfeleistung flächendeckend effektiv und effizient sicherzustellen, ist insbesondere in den peripheren, ländlich geprägten Räumen Deutschlands eine gemeindeübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich. Die Gemeindeordnungen bzw. Kommunalverfassungen der Länder sowie die entsprechenden Gesetze über die interkommunale Zusammenarbeitregeln im Einzelnen die Formen und Voraussetzungen interkommunaler Zusammenarbeit. So können beispielsweise in Nordrhein-Westfalen Gemeinden und Gemeindeverbände gemäß Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) Aufgaben, zu deren Wahrnehmung sie berechtigt oder verpflichtet sind, nach den Vorschriften des Gesetzes gemeinsam wahrnehmen, u. a. indem öffentlich-rechtliche Vereinbarungen geschlossen werden (§ 1 Abs. 1 und 2 GkG NRW). Hierdurch wird explizit auch eine gemeindeübergreifende Zusammenarbeit bei der Sicherstellung des abwehrenden Brandschutzes und der Hilfeleistung ermöglicht.
Zum Maß der Eigenverantwortlichkeit und Inanspruchnahme überörtlicher Hilfe führt das OVG Nordrhein-Westfalen am 16. Mai 2013 (Az.: 9 A 198/11) aus, »dass die gemeindlichen Feuerwehren in der Lage sein müssen, die Gefahren zu bekämpfen, die unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse erfahrungsgemäß auftreten können. Hieraus ergibt sich aber nicht, dass jede bei dieser Gefahrenbekämpfung möglicherweise anfallende Tätigkeit durch eigenes Personal der gemeindlichen Feuerwehr mit eigenen Mitteln erbracht werden muss. Bei genauer Betrachtung geht die Regelung […] angesichts der Vorgabe ›den örtlichen Verhältnissen entsprechend‹ vielmehr davon aus, dass die örtliche Feuerwehr nicht in der Lage sein muss (und kann), auf jede denkbare Gefahr mit eigenen Mitteln zu reagieren.«
Eine gemeindeübergreifende Zusammenarbeit in allgemeinen kommunalen Angelegenheiten sowie auch speziell im Feuerwehrbereich kann unterschiedliche Formen und Stufen annehmen, vgl. Bild 19.
Bild 19: Formen und Stufen der gemeindeübergreifenden Zusammenarbeit
Zunächst ist jede Gemeinde selbst für die Sicherstellung des örtlichen Brandschutzes und der örtlichen Hilfeleistung zuständig (vgl. a) in Kapitel 4.6.1). In einigen Bundesländern haben sich Gemeinden zu Gemeindeverbänden (oder Ämtern) zusammengeschlossen, von denen auch eine gemeinsame Feuerwehr betrieben werden kann.
Die niedrigste Stufe gemeindeübergreifender Unterstützung ist die in allen Feuerwehrgesetzen der Länder vorgesehene nachbarschaftliche Hilfe im Einsatzfall (auch: Überlandhilfe nach § 26 FwG BW, gegenseitige Hilfe nach § 39 BHKG, Nachbarschaftshilfe nach § 2 Abs. 3 BrSchG LSA). Die Inanspruchnahme der Nachbarschaftshilfe beschränkt sich jedoch auf Einzelfälle und kommt spontan bei konkreten Einsatzlagen zum Tragen. Mit der Nachbarschaftshilfe im Einzelfall wird daher kein grundsätzliches Bedarfsdefizit einer Kommune ausgeglichen.
Geht eine nachbarschaftliche Hilfe regelhaft über den Einzelfall hinaus, ist die eingangs beschriebene »klassische« interkommunale Zusammenarbeit anzustreben, bei der in der Regel eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung unter den beteiligten Kommunen geschlossen wird. Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit können Versorgungslücken von Nachbargemeinden planerisch abgedeckt werden (z. B. eingeschränkte Tageseinsatzbereitschaft, Vorhaltung von Spezialgerät, gemeinsame Beschaffungen von Fahrzeug- und Gerätetechnik).27 Die bloße »nachbarschaftliche Hilfe« reicht hierzu jedoch nicht aus. Hier bedarf es einer ausdrücklichen Regelung und verbindliche Absprachen zwischen den Kommunen, die ohnehin auch in eine gemeindeübergreifende Alarm- und Ausrückeordnung (AAO) umgesetzt werden muss.
Im Saarland ist sogar gesetzlich ausdrücklich vorgesehen, dass die Planungsausschüsse auf Landkreisebene bzw. für das Gebiet des Regionalverbandes Saarbrücken prüfen, ob die Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit ausgeschöpft sind (vgl. § 3 Abs. 2 SBKG).
In einigen Bundesländern existieren »Feuerwehren mit besonderen Aufgaben« (zum Beispiel in Mecklenburg-Vorpommern gemäß § 9 Abs. 1 BrSchG) oder Stützpunkt- bzw. Schwerpunktfeuerwehren (zum Beispiel in Niedersachsen gemäß FwVO), die aufgrund ihrer Ausstattung die Brandbekämpfung und Hilfeleistung auch überörtlich gewährleisten können. Die vorteilziehenden Gemeinden haben sich an der Finanzierung der Ausstattung zu beteiligen. Die Einstufung als »Feuerwehr mit besonderen Aufgaben« nimmt gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 3 BrSchG der Landkreis vor.
Die Zuständigkeit für den überörtlichen Brandschutz und die überörtliche Hilfeleistung obliegt gemäß den Feuerwehrgesetzen der Länder den Landkreisen (vgl. b) in Kapitel 4.6.1). Demnach hält der Kreis Einheiten, Einrichtungen und Fahrzeug- und Gerätetechnik vor, deren Vorhaltung für die kreisangehörigen Gemeinden entweder zu teuer und unwirtschaftlich wäre oder bei denen sich auf Kreisebene ein nicht unerheblicher Rationalisierungseffekt ergibt. Eine Koordinierung der über den eigenen kommunalen Bedarf hinausgehenden Ressourcen auf Kreisebene erfüllt den Grundsatz der Gefahrenabwehrplanung nach einheitlichen Maßstäben (vgl. Planungsgrundsätze in Kapitel 4.2). Selbst wenn gesetzlich keine Kreisfeuerwehr im engeren Sinne zulässig ist, sind durchaus kreisweite und regionale Feuerwehrbedarfsplanung denkbar. Eine intensive Koordinierung der überörtlichen Planungen durch die nächsthöhere Verwaltungsebene