Manche Entscheidungen können auch gänzlich außerhalb des Feuerwehrbedarfsplans gelöst werden. Ergibt sich beispielsweise aus der Bedarfsplanung die Notwendigkeit für einen neuen Feuerwehrstandort, reicht diese Feststellung im Feuerwehrbedarfsplan in einigen Fällen bereits aus, damit mit dessen Verabschiedung im Rat der Stadt oder Gemeinde der politische Wille zum Neubau des Standorts gesichert ist. Gegebenenfalls ist im Bedarfsplan ein geografischer Bereich einzugrenzen, in dem der neue Standort idealerweise liegen sollte. Die konkrete Grundstücksuche kann separat im Nachgang an den Bedarfsplanprozess durch eine Projektgruppe, die Verwaltung oder einen externen Sachverständigen ermittelt werden.
3.5 Zuständigkeiten bei der Feuerwehrbedarfsplanung
Die Zuständigkeit für die Aufstellung und Fortschreibung eines Feuerwehrbedarfsplans liegt bei der Gemeinde als Träger der Feuerwehr. So gilt beispielsweise in Nordrhein-Westfalen:
»Die Gemeinden haben unter Beteiligung ihrer Feuerwehr Brandschutzbedarfspläne und Pläne für den Einsatz der öffentlichen Feuerwehr aufzustellen, umzusetzen und spätestens alle fünf Jahre fortzuschreiben.« (§ 3 Abs. 3 BHKG)
Dass die Feuerwehr zu beteiligen ist, bedeutet gleichsam, dass sie nicht selbst die Aufstellung und Fortschreibung durchzuführen hat, ihr diese Aufgabe jedoch – unter Berücksichtigung der hiermit verbundenen Arbeitsbelastung, insbesondere im Ehrenamt – übertragen werden kann. Damit steht vielmehr die Gemeindeverwaltung in der Pflicht, für die Feuerwehrbedarfsplanung Sorge zu tragen.
Aus den Feuerwehrgesetzen der Länder geht nicht konkret hervor, ob der Feuerwehrbedarfsplan einer Gemeinde auch eines Ratsbeschlusses bedarf. Die Zuständigkeit des Rates ergibt sich jedoch aus den Gemeindeordnungen bzw. Kommunalverfassungen der Länder. So ist beispielsweise der Rat in Nordrhein-Westfalen gemäß § 41 Abs. 1 Satz 1 GO für alle Angelegenheiten der Gemeindeverwaltung zuständig, soweit die GO nichts anderes bestimmt. Hierunter fällt auch die Festlegung strategischer Ziele unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen und damit auch die Feuerwehrbedarfsplanung. Auch Schütte (2000) hebt hervor, dass wegen der grundsätzlichen Bedeutung des Feuerwehrbedarfsplans für die Sicherheitsarchitektur in der Gemeinde dieser durch Ratsbeschluss festzustellen ist.
Der Rechtscharakter eines Feuerwehrbedarfsplans ist in der Literatur und in der Rechtsprechung nicht abschließend geklärt. Er hat in jedem Fall unmittelbar nur eine verwaltungsinterne Rechtswirkung, Dritte können keine Ansprüche erheben. Der Feuerwehrbedarfsplan stellt jedoch nicht etwa nur eine unverbindliche Absichtserklärung des Rates der Stadt oder Gemeinde dar, sondern erfährt mit seinem politischen Beschluss eine Selbstbindungspflicht (ähnlich der Wirkung eines Bebauungsplans). Die im Bedarfsplan beschlossenen Maßnahmen sind also – wie andere Ratsbeschlüsse auch – durch den Bürgermeister, die Verwaltung und die Feuerwehr umzusetzen (vgl. z. B. § 62 Abs. 2 Satz 1 GO NRW).
Auch an dieser Stelle wird die Relevanz der Regelungstiefe eines Feuerwehrbedarfsplans deutlich (vgl. Kapitel 3.2). Der Bedarfsplan darf nicht so detailtief ausgeführt sein, dass der Leiter der Feuerwehr seinen Dienstbetrieb nicht umorganisieren kann, da es sonst formell jedes Mal eine Änderung des Feuerwehrbedarfsplans bedürfte.
3.6 Akteure, Beteiligte und Interessenvertreter (Stakeholder)
Neben der originären Zuständigkeit der Gemeinde für die Aufstellung und Fortschreibung des Feuerwehrbedarfsplans gibt es noch eine Reihe anderer Akteure, Beteiligter und Interessentenvertreter (Stakeholder), die am Prozess und Ergebnis der Bedarfsplanung Interesse haben (vgl. Bild 15).
Bild 15: Beteiligte und Interessenträger bei der Feuerwehrbedarfsplanung
Die wesentlichen Akteure sind am Prozess der Bedarfsplanung aktiv beteiligt und bilden entweder die Projektleitung, die Arbeitsgruppe oder die Lenkungsgruppe.
Projektleitung
Wie in jedem Projekt bedarf auch die Aufstellung oder Fortschreibung eines Feuerwehrbedarfsplans eine für den Prozess verantwortliche Projektleitung. Die Aufgabe des Projektleiters ist es, Zeitplan und Budget einzuhalten, Projekt- und Lenkungsgruppensitzungen zu terminieren, Arbeitspakete zu verteilen und für die notwendige Zuarbeit zu sorgen. Zudem fungiert er als zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten.
Der Projektleiter muss nicht automatisch auch der maßgebliche Entscheidungsträger sein, den es in Form einer Einzelperson ohnehin nur in seltenen Fällen gibt. In der Praxis fungiert in kleinen Kommunen der für die Feuerwehr zuständige Leiter oder Sachbearbeiter des Ordnungsamtes, dem die Feuerwehr in der Verwaltungsorganisation untergliedert ist, als Projektleiter. In großen Kommunen, in denen die Feuerwehr ein eigenes Amt mit hauptamtlichen Kräften darstellt, wird als Projektleiter häufig ein Mitarbeiter der Feuerwehr bestellt.
Wird die Bedarfsplanung von einem externen Beratungsunternehmen (vgl. Kapitel 3.8) begleitet oder komplett durchgeführt, stellen sowohl das Beratungsunternehmen als auch die Gemeinde jeweils einen gegenseitigen Ansprechpartner, durch die die Kommunikation und Datenaustausch kanalisiert werden. In der Regel übernehmen die Beratungsunternehmen die eigentliche Arbeitsleistung (Datenauswertung, Berichtslegung, Erstellen des Dokuments).
Arbeitsgruppe
Die eigentliche Arbeit erfolgt in der Arbeitsgruppe, die in der Regel aus Vertretern der Verwaltung, der Feuerwehr und gegebenenfalls externer Sachverständiger besteht. Je nach Größe der Feuerwehr und des Bedarfsplanprojekts können als ständige Projektgruppenmitglieder auch Vertreter der Personalabteilung, der Kämmerei, der städtischen Liegenschaften und des Personalrats sinnvoll sein. Wie in allen Projektgruppen gilt auch hier der Grundsatz: So viele Gruppenmitglieder wie nötig, so wenig wie möglich. Die Projektgruppe übernimmt die operative Projektsteuerung und -bearbeitung. Sie sorgt für die Entscheidungsvorbereitung für die Lenkungsgruppe.
Lenkungsgruppe
Die Lenkungs- oder auch Entscheidungsgruppe (auch Steuerungsgruppe oder Steering Committee) trägt die Gesamtverantwortung für den Prozess und Inhalt der Bedarfsplanung. Sie gibt die »Marschrichtung« und Rahmenbedingungen vor, innerhalb der sich die Feuerwehrbedarfsplanung bewegen soll. Sie fungiert als eine Art Aufsicht über die Arbeitsgruppe und kontrolliert deren Arbeitsergebnisse. Entscheidungen, die nicht innerhalb der Arbeitsgruppe getroffen werden können (zum Beispiel aufgrund eines fehlenden Konsenses unter den Arbeitsgruppenmitgliedern), werden zur Entscheidung an die Lenkungsgruppe gerichtet. Sie ist mit hochkarätigen Entscheidungsträgern besetzt, deren Zeitressourcen in der Regel »zu wertvoll« sind, um sie mit der Projektarbeit in der Arbeitsgruppe einzusetzen. Mitglieder sind – sofern sie nicht bereits Mitglieder der Arbeitsgruppe sind – die durch die Bedarfsplanung betroffenen Fachämter der Kämmerei, Liegenschaften, Personalangelegenheiten und Personalvertretung. Des Weiteren ist die Verwaltungsspitze erforderliches Lenkungsgruppenmitglied – in großen Kommunen in der Regel der zuständige Dezernent, in kleinen Kommunen auch der Bürgermeister direkt.
Neben der Entscheidungs- und Kompetenzebene unterscheidet sich die Lenkungs- von der Arbeitsgruppe auch dahingehend, dass die Lenkungsgruppe tendenziell stärker die gemeindlichen Interessen und Notwendigkeiten im kommunalen Gesamtkontext im Auge behält, während sich die Arbeitsgruppe inhaltlich innerhalb der fachspezifischen Belange der Feuerwehr bewegt.
Weitere Interessengruppen
Wie in Bild 16 exemplarisch dargestellt, gibt es bei der Feuerwehrbedarfsplanung noch weitere (zum Teil nur indirekt) betroffene Interessenträger, auf die an dieser Stelle nicht im Einzelnen eingegangen werden soll. Von der Kommunalverwaltung