Aparecerán diferentes opciones a elegir.
8.1 Opciones para guardar una base de datos
Tal y como se ha visto en la imagen interior, al pulsar la opción Guardar como existen dos alternativas para guardar la base de datos:
Para almacenar objetos individuales que componen la base de datos
En esta primera alternativa se encuentran las siguientes opciones:
Guardar objeto como. Puede guardar un objeto particular de una base de datos, como por ejemplo una tabla como un elemento individual.
PDF o XPS. Le permite guardar un objeto particular de una base de datos como un documento PDF (acrónimo del inglés Portable Document Format, formato de documento portátil), que es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems especialmente ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información necesaria para la presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación o XPS, formato de documentos similar al PDF creado por Microsoft.
Para almacenar la base de datos completa
La base de datos puede ser almacenada como:
Base de datos de Access 2007.
Base de datos de Access 2002-2003.
Base de datos de Access 2000.
Seleccione la opción deseada en virtud de sus necesidades de compatibilidad. Recuerde que si guarda la base de datos como fichero Access 2007, no será posible abrirla con versiones anteriores. Al revés no ocurre esto. Access 2007 abre todos los documentos con formato anterior a la versión 2007. Sin embargo, puede que al guardar la base en formatos anteriores pierda alguna funcionalidad añadida que solo se la podrá dar el nuevo formato de archivo de 2007.
Si no ha guardado todavía la base de datos, le recomendamos que elija la opción Base de datos de Access 2007.
Al hacerlo el programa le ofrecerá una ventana en la que debe seleccionar el nombre y la ubicación del archivo base de datos.
Seleccione el nombre y la ubicación en su árbol de carpetas y pulse Guardar.
La próxima vez que abra esta base de datos y quiera guardar los cambios que en ella haya hecho, no es necesario llevar a cabo todo este procedimiento. Basta con pulsar Guardar para que el programa sobrescriba el fichero con el mismo nombre inicial en la misma ubicación.
9. Cierre de una base de datos
Para cerrar una base de datos puede usar varios métodos:
Si lo que desea es cerrar la base de datos en uso y cerrar además el programa:
También puede hacer clic en el botón Cerrar de la aplicación de la ventana de trabajo de la base de datos.
Nota
Encontrará las opciones de Minimizar, Restaurar y Cerrar en la barra de Título.
Si por el contrario lo que desea es cerrar la base de datos, y dejar de forma rápida Access 2007:
10. Copia de seguridad de una base de datos
Una copia de seguridad le ayudará a proteger su base de datos frente a problemas del sistema o a problemas internos de Access 2007 como pueden ser los derivados del comando Deshacer.
Una vez hecha, será fácil restaurar la base completa u objetos particulares que componen la estructura interna de una base. Recuerde que si lo que desea es automatizar la creación de copias de seguridad de archivos de base de datos puede utilizar un programa que las realice automáticamente, sin embargo Access 2007 contiene una opción para llevarlas a cabo de una forma manual.
Antes de explicar el procedimiento es fundamental decir con qué frecuencia va a llevar a cabo estas copias de seguridad:
En el caso en que la base de datos sea una base de datos de archivo, o que se utiliza como referencia: debe realizar una copia de seguridad cada vez que cambien lo datos.
Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente: debe realizar una copia de seguridad programada.
Si la base de datos de trabajo no contiene datos sino que utiliza tablas vinculadas: debe realizar una copia de seguridad siempre que cambie su diseño.
Tenga presente que al realizar una copia de seguridad de una base de datos, Access 2007 guarda y cierra todos los objetos abiertos en la vista Diseño, compacta y repara la base de datos y guarda una copia de seguridad del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que usted especifique. Posteriormente, Access reabre los objetos que ha cerrado automáticamente.
10.1 Cómo realizar una copia de seguridad
Para llevar a cabo una copia de seguridad, abra la base de datos en cuestión. Haga clic en el botón Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Realizar una copia de seguridad de esta base de datos.
Comprobará que la aplicación solicita que especifique la ubicación más adecuada para llevar a cabo esta copia de seguridad en su árbol de carpetas.
Una vez encuentre dónde desea llevar a cabo la copia de seguridad, elija un nombre adecuado para el archivo (por defecto el programa ya le ofrece uno) y haga clic en Guardar.
11. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos
Si por alguna causa ha sufrido un incidente con su base de datos de trabajo y ha realizado una copia de seguridad anteriormente, siguiendo los pasos del apartado anterior, puede restaurar esta copia de la base a fin de volver a un estado anterior de su archivo.
Debe saber que puede restaurar la base de datos completa o bien simplemente llevar a cabo la restauración de una parte de la base como alguna tabla, alguna consulta...
Al llevar a cabo la restauración de una base de datos completa, debe reemplazar manualmente el archivo dañado de base de datos.
Si no posee el archivo de base de datos original porque, por ejemplo ha sido borrado, sitúe el archivo copia de seguridad en la ubicación original de la base de datos.
Importante
Si otras bases de datos o programas están relacionadas con vínculos a objetos de la base a restaurar,