Una tabla está formada a su vez por:
Campos. Elemento que compone un registro.
Registros. Campos relacionados entre sí.EjemploCampo. La ficha de un alumno: nombre, apellidos, ciudad, etc.Registro. Datos personales de un alumno, datos personales de otro, etc.
Una base de datos de Access puede estar formada por cientos de tablas, quedando el límite de registros que pueden contener limitado casi exclusivamente por el espacio disponible en su equipo.
5.2 Vistas o consultas
Suponga que usa una base de datos compleja para gestionar una compañía de distribución de bebidas. Por cuestiones laborales tiene que comprobar qué clientes de la provincia de Barcelona han pagado más de 3000 euros en los últimos diez meses. La realización de esta búsqueda puede ser difícil si la cantidad de datos es muy grande o la relación entre las tablas es compleja.
Access 2007, posee la herramienta consultas mediante la cual usted puede localizar la información que desee, que coincida con unos criterios de búsqueda especificados.
Además puede guardar la consulta y volver a ejecutarla en cualquier momento desde la sección Consultas del Panel de Exploración.
5.3 Formularios
Un formulario es un objeto de Access 2007 diseñado para introducir, visualizar y modificar los datos de las tablas.
Seguro que alguna vez ha visto el programa de gestión de una empresa como un videoclub. Al introducir sus datos para darse de alta, o la hora de anotar la película que usted retira, el comerciante no introduce sus datos en una tabla, sino que cuenta con una especie de pantalla con “huecos” en los que introduce los datos en cuestión. Esto es un formulario, que simplemente ayudará a la inserción, búsqueda o eliminación de los datos en las tablas que componen las bases de datos.
5.4 Informes o reports
Si desea presentar los datos de una base de datos, de forma total o parcial, echará mano de un Informe o Report.
Un informe es un objeto de Access 2007 que está diseñado para dar formato, imprimir y resumir los datos contenidos en una o varias tablas.
Los informes le permiten pues mostrar los registros contenidos en las tablas que componen la base de datos de forma atractiva a fin de mostrar la información en pantalla o imprimirla.
6. Distintas formas de creación de una base de datos
La creación de una estructura de una base de datos no es muy compleja para un usuario medio. Sin embargo Access 2007 cuenta con la posibilidad de usar una serie de plantillas de bases de datos comunes que puede que se adapten a sus necesidades.
Si lo que desea es iniciar la creación de una base de datos desde cero, ya se vieron anteriormente los pasos a seguir. Éstos pasaban por arrancar la aplicación y pulsar el botón Base de datos en blanco.
Sin embargo como anteriormente se ha comentado, puede observar la parte central de la ventana Access le ofrece la posibilidad de hacer uso de las Plantillas destacadas en línea, que no son más que un grupo destacado de plantillas de Access de uso frecuente de las que puede hacer uso editándolas incluso para su uso personalizado.
Estas plantillas online se encuentran agrupadas en categorías: Activos, Contactos, Problemas, Eventos, Proyectos de marketing, Proyectos, Canalización de ventas, Tareas, Facultad y Alumnos.
Observe que en el panel izquierdo de la pantalla también encuentra acceso a estas mismas plantillas o a las plantillas de uso local, como por ejemplo las creadas por usted.
Una vez seleccionada la plantilla que desea, basta con poner un nombre adecuado a la nueva base de datos para poder comenzar a usarla.
7. Apertura de una base de datos
Abrir una base de datos es una tarea que tendrá que repetir en numerosas ocasiones, ya que es muy probable que tenga que realizar modificaciones y también que imprimir. Si ha creado una base de datos puede abrirla usando indistintamente cualquiera de los siguientes métodos:
Desde el botón Office:
Pulse el botón Office y a continuación elija la opción Abrir.El programa mostrará una ventana en la que debe elegir la carpeta en la que se encuentra ubicado el fichero base de datos. Una vez localizado haga clic en Abrir.
Desde la opción Documentos Recientes del botón Office:
Pulse el botón Office y elija la opción Documentos Recientes.Esta opción recoge accesos directos a las últimas bases de datos abiertas en Access 2007. Si recientemente ha abierto la base de datos en cuestión, aparecerá un acceso directo dentro de este apartado. Haga clic en el nombre correspondiente y se abrirá la base de datos en cuestión.
Desde la ventana de Introducción del programa:
Habrá observado que al acceder al programa aparece una ventana de introducción con el siguiente aspecto.En la parte derecha esta ventana observará un apartado con el nombre Abrir base de datos reciente. Seleccione una de las recogidas en esta ventana o pulse el botón Más... para llevar a cabo una búsqueda del archivo de base de datos que desee abrir.Podrá comprobar cómo al pulsar el botón Más... aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe buscar en su árbol de carpetas la ubicación del archivo. Una vez localizado, haga clic en su nombre y pulse Abrir.
Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos:
La última opción para abrir una base de datos consiste en localizar la ubicación del archivo de base de datos en su árbol de carpetas de su disco duro y hacer doble clic sobre él.El programa se ejecutará y abrirá la base de datos seleccionada directamente.
Recuerde
La base de datos puede abrirse de las siguientes maneras:
Desde el botón Office.
Desde la opción Documentos recientes de Office.
Desde la ventana Introducción al programa.
Haciendo doble clic en el Archivo de base de datos.
8. Guardado de una base de datos
Una vez haya abierta una base de datos, debe guardarla a fin de poder disponer de ella en cualquier momento.
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