«С глаз долой – из сердца вон»?
Не открою Америки заявлением о том, что «бардак» на рабочем столе («физическом» и «компьютерном») в смысле гор бумаг и файлов – источник серьезных потерь. Но сейчас НЕ будет стандартной проповеди о добродетелях порядка, экономии времени на поиск и т.д. – думаю, что каждый из вас много раз слышал и читал разные ее вариации.
Вместо этого хотелось бы обратить внимание вот на что. Одна из причин «бардака» на рабочем столе – подсознательный страх.
Вроде ж есть шкафы, папки и прочие места для хранения документов. Что мешает убрать документ со стола в соответствующий ему ящик? Да, часто это тупо лень. Но во многих случаях по этому документу нужно сделать какие-то действия. И мы подсознательно боимся, что, убрав документ из поля зрения, мы просто о нем забудем. «С глаз долой – из сердца вон», как говорится.
Но потом «прилетает» еще один документ, потом еще один… И в результате у некоторых на столах под горой бумаг можно найти документы чуть ли не двухгодичной давности! (не преувеличиваю, сам видел).
В моей практике «промывания мозгов» сотрудникам по поводу порядка на столе часто помогает следующая аргументация.
1. Если бы хранение важного документа «в поле зрения» помогало вам отработать этот документ, он бы не лежал там неделями или месяцами. Соответственно – нет разницы, лежит он в шкафу или на столе.
2. Когда документ «похоронен» под кучей других документов, вы его не видите. Соответственно – свою задачу «напоминалки» он не выполняет. Опять же получается, что разницы между шкафом и столом нет.
3. Даже если документ реально находится в поле зрения, со временем чувствительность к визуальным стимулам снижается. Этакий эффект «рекламной слепоты», когда наше сознание ограничивает восприятие каких-то элементов. Проще говоря, через какое-то время документ перестает выполнять функцию «напоминалки» просто потому, что к его присутствию вы просто привыкаете, и он уже не является раздражителем.
Ок, скажете вы. А какие тогда у нас альтернативы?
На самом деле, не забыть помогает только грамотно организованная система планирования и учета задач. Даже такая примитивная, как список задач в блокноте.
Ну а что касается хранения – лично я сторонник систем на базе частоты использования. Условно говоря, все документы делим на:
– «рабочие» – доступ к которым нужен ежедневно;
– «справочные» – которые используются не чаще раза в неделю;
– «архивные» – которые теоретически могут понадобиться когда-нибудь, хз когда.
Архивные вообще убираем куда подальше, хоть в подвал. Справочные можно держать где-то в шкафу, даже в другой комнате. А рабочие также делим на группы по частоте использования. Причем чем чаще используем, тем ближе к рабочему месту их нужно хранить. Чтобы не тратить время на «муду» лишних телодвижений.
Пара