◊ Коммуникация – ключевая особенность организаций. Поменяйте правила коммуникации, и вы заметите, как незапланированные улучшения начнут происходить в других сферах – отношении сотрудников к работе, дисциплине, внимании к деталям и способности приоритизировать.
Избавьтесь от мусора
ВОПРОСЫ, КОТОРЫЕ НЕ ОСТАНУТСЯ БЕЗ ОТВЕТА
• КАК СДЕЛАТЬ СООБЩЕНИЕ НА 30 % КОРОЧЕ БЕЗ ПОТЕРИ КАЧЕСТВА?
• ПОЧЕМУ «ЛИШНИЕ» СЛОВА НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЮТ СООБЩЕНИЯ, НО И ОБЕСЦЕНИВАЮТ ИХ?
• КАКИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ УСТАНОВКИ МЕШАЮТ НАМ ПИСАТЬ КОРОТКО И ЯСНО?
• ПОЧЕМУ ТЕЛЕГРАФНЫЙ СТИЛЬ – ЭТО КРУТО?
• ЧТО ТАКОЕ «КЛАТТЕР» И КАК С НИМ БОРОТЬСЯ?
Этот отчет своими размерами защищает себя от риска быть прочитанным.
Ничего лишнего, только вода.
Несколько лет назад я участвовал в проекте внедрения бюджетного управления в крупном энергетическом холдинге. Мы проводили анализ текущего процесса и беседовали с людьми об их роли в бюджетном процессе. Я обсуждал очередной отчет с коллегами из финансового департамента:
– Вы расшифровку дебиторской задолженности делаете?
– Делаем.
– Отправляете в материнскую компанию?
– Да.
– Как часто?
– Каждый месяц.
Внезапно мой собеседник начинает широко улыбаться. На мой вопросительный взгляд он отвечает:
– Дело в том, что год назад мы поставили пароль на этот файл. Пока никто не спросил…
Не секрет, что в компаниях генерируются сотни бесполезных отчетов, которые никому давно не интересны. Бюрократия – суровая реальность крупных организаций. Но качество и размер подобных отчетов часто сами провоцируют такое к ним отношение.
Не последнюю роль в раздувании объема документов играет информационный мусор – попросту информация, не добавляющая ценности. Если не следить за информационными «сорняками», они бурно разрастаются в плодородной почве ваших презентаций, писем и отчетов. По разным оценкам, на «сорняки» приходится около 30 % контента, который создается в компаниях.
30 % – слишком абстрактная цифра, чтобы вызывать какие-либо эмоции. Много это или мало? Представьте себе типичного менеджера, который в среднем обрабатывает 600 страниц информации в месяц. Из этих шестисот 200 столь же информативны, как книга на незнакомом языке. И тем не менее руководители ежедневно тратят свое время на чтение подобной «литературы».
В ТЕМУ
Эту книгу лучше использовать не только как «учебник», но и как «задачник». Я рекомендую все разбираемые примеры сначала прорабатывать самим, пытаться найти ответ самостоятельно, и только затем смотреть на предлагаемое решение. Так вы лучше усвоите материал, и пользы от книги будет больше.
Что такое информационный мусор, проще всего объяснить на примере. Взгляните на предложение