● Jakie należności przysługują pracownikowi z tytułu podróży służbowej?
Zgodnie z nowym rozporządzeniem, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takich przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia ministra właściwego do spraw transportu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone bądź uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki takie obejmują: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej czy podróży zagranicznej.
Pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do tego rozliczenia pracownik winien załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeśli przedstawienie jakiegoś dokumentu nie jest możliwe, to pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży bądź ich wysokość.
● Podróż krajowa
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Pracodawca może też uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi od 1 marca 2013 r. 30 zł za dobę podróży (dotąd wynosiła 23 zł).
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta natomiast nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, gdy pracownik korzysta przysługującego mu zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem;
2) jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego mu bezpłatnego wyżywienia (np. w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
● śniadanie – 25% diety;
● obiad – 50% diety;
● kolacja – 25% diety.
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ów ryczałt za nocleg należy się, jeśli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje zaś za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego bądź czasowego pobytu.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, chyba że na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt ten nie należy się, jeśli pracownik nie ponosi żadnych kosztów dojazdów.
Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Przy nowej stawce diety (30 zł) – 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 6,00 zł, a ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety – 45 zł.
Na wniosek pracownika pracodawca powinien przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
● Podróż zagraniczna
Według nowych przepisów obowiązujących od początku marca 2013 r., czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania