W efektywnych organizacjach – niezależnie od branży, w której działają – rozumie się, kim jest klient i w odniesieniu do niego dokonuje się pomiarów efektywności.
Rysunek 1.1. Model HPO SCORES™
Osiągane w tych organizacjach wyjątkowe rezultaty są po części konsekwencją obsesyjnego myślenia o wynikach. O ich unikalności świadczy jednak sposób, w jaki traktuje się wyniki: patrzy się na nie z punktu widzenia klienta.
Systemy, struktury, procesy i wzorce zachowań w efektywnych organizacjach są zsynchronizowane w sposób, który wspiera wizję organizacji, jej strategiczne kierunki rozwoju i cele. Takie podejście ułatwia pracownikom wykonywanie zadań. Energetyzujące systemy i struktury stanowią fundament systemu szybkiego reagowania na pojawiające się przeszkody czy okazje. Sposobem na wykazanie, czy istniejące w organizacji systemy i struktury spełniają swą funkcję, jest przeanalizowanie ich wpływu na funkcjonowanie pracowników. Mogą one bowiem albo utrudniać im wykonywanie obowiązków, albo je ułatwiać.
Efektywne organizacje znamionuje podział władzy i procesów decyzyjnych w całej organizacji, nie tylko wśród jej zwierzchnictwa. Filarami funkcjonowania takich organizacji są: partycypacja, współdziałanie i praca zespołowa. Jeśli pracownicy czują się docenieni i szanowani za pracę dla firmy, kiedy mają dostęp do informacji ułatwiających podjemowanie decyzji i pozwala się im właśnie decydować o rzeczach wpływających na ich życie, wówczas mogą i będą funkcjonować jako pełnowartościowi uczestnicy procesu urzeczywistniania dążeń i wizji organizacji. W efektywnych organizacjach istnieje poczucie władzy osobistej i kolektywnej.
Jeśli przyjmiemy, że efektywna organizacja jest celem podróży, to wówczas przywództwo musi być silnikiem samochodu. Opisany powyżej model HPO SCORES™ definiuje cechy charakterystyczne efektywnych organizacji. Przywództwo jest siłą napędową, która wprawia w ruch organizacje w pożądanym kierunku.
Rola przywództwa formalnego w efektywnych organizacjach różni się diametralnie od firm funkcjonujących w tradycyjny sposób. W efektywnych organizacjach nie praktykuje się kultu wielkiego charyzmatycznego lidera, tylko skupia się na zbudowaniu wizjonerskiej organizacji, która będzie trwać po jego odejściu. Tym samym rola przywództwa ewoluuje z poziomu statusu przywilejów i władzy dla samej siebie w stronę bardziej złożonego, długofalowego procesu partycypacyjnego. Należy podkreślić, że po określeniu wizji liderzy powinni przyjąć postawę i sposób zachowania właściwy przywódcom służebnym.
W efektywnych organizacjach zachowania przywódcze wyzwalają u pracowników potrzebę współpracy i zaangażowania. Przywództwo, jako postawa, jest przyjmowane na każdym szczeblu organizacji. Liderzy najwyższego szczebla żyją zgodnie z przyjętym w organizacji systemem wartości. Ucieleśniają i zachęcają do przyjmowania postawy zadawania pytań i odkrywania. Zachowują się jak nauczyciele i jednocześnie jak wciąż żądni wiedzy uczniowie. Przywództwo wyraża się w ich postawie, charakteryzują się również stanowczością, zwłaszcza w kwestii podejmowania strategicznych biznesowych decyzji i tworzenia systemu wartości firmy. Skupiają energię pracowników na dążeniu do doskonałości.
Wyróżnikiem efektywnych organizacji jest to, że przywództwo nie jest tylko domeną formalnych liderów – pojawia się wszędzie. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, jednostki dysponujące odpowiednim know-how przejmują rolę przywódcy.
Kwestionariusz modelu efektywnej organizacji HPO SCORES
Poniższy kwestionariusz pomoże ustalić stan analizowanej organizacji. Jego podstawę stanowią niektóre z pytań zamieszczonych w badaniu profilu HPO SCORES™ (HPO SCORES Profile), tj. studium organizacji, które stworzono w ramach omówionego w tym rozdziale projektu badawczego8. Dodatkowo zamieszczono parę pytań dotyczących przywództwa.
Ustosunkuj się do podanych poniżej wypowiedzi przy użyciu skali od 1 do 7. Punktom skali odpowiadają następujące stwierdzenia:
1 – zdecydowanie się nie zgadzam
2 – nie zgadzam się
3 – częściowo się nie zgadzam
4 – ani się zgadzam, ani się nie zgadzam
5 – częściowo się zgadzam
6 – zgadzam się
7 – zdecydowanie się zgadzam
Szeroki przepływ informacji i otwartość komunikacyjna
___ 1. Pracownicy mają łatwy dostęp do informacji niezbędnych do efektywnego wykonania zadań.
___ 2. Plany i podejmowane decyzje są przekazywane w łatwy do zrozumienia sposób.
Czytelna porywająca wizja: cel i wartości
___ 1. Przywództwo w organizacji jest skupione wokół wspólnych wartości i wizji.
___ 2. Pracownicy organizacji są zaangażowani we wspólny cel i wartości.
Organizacja ucząca się
___ 1. Organizacja aktywnie wspiera pracowników w rozwijaniu nowych umiejętności i kompetencji.
___ 2. W organizacji systematycznie wprowadza się najnowsze sposoby działania jako standardy pracy.
Reżim wyników osiąganych w pracy z klientem
___ 1. Każdy pracownik w organizacji utrzymuje najwyższe standardy jakości i obsługi.
___ 2. Procesy są zaprojektowane w taki sposób, żeby ułatwić klientom skorzystanie z usług organizacji.
Energetyzujące systemy i struktury
___ 1. Systemy, struktury, formalne i nieformalne procedury są zintegrowane i zsynchronizowane.
___ 2. Systemy, struktury, formalne i nieformalne procedury ułatwiają pracownikom wykonywanie zadań.
Struktura władzy i zaangażowanie pracowników
___ 1. Pracownicy mają możliwość wpływania na decyzje, które ich dotyczą.
___ 2. Zespoły pracownicze są traktowane jako narzędzie do realizacji zadań i wpływania na podejmowane decyzje.
Przywództwo 9
___ 1. Przywódcy są zdania, że przywództwo to służenie innym, a nie bycie obsługiwanym.
___ 2. Przywódcy usuwają wszelkie utrudnienia, żeby umożliwić pracownikom koncentrację na pracy i klientach.
Z każdej części testu, jak też w dodatkowym pytaniu dotyczącym przywództwa można uzyskać maksymalnie 14 punktów. Należy osobno zsumować punkty za każdą część, żeby zobaczyć, jak kształtuje się wynik badanej organizacji w danej dziedzinie.
Liczba punktów: 12–14 = efektywna
Liczba punktów: 9–11 = przeciętna
Liczba