– Понять в чем проблема и устранить.
– Управление изменениями – стратегия, включающая в себя формальные процессы и процедуры для интеграции и управления изменениями в проекте, помогающая руководителю проектов отслеживать и контролировать изменения в рамках проекта, появляющиеся на протяжении его жизненного цикла. Стратегия состоит из прогнозирования, планирования, осуществления, контроля и регулирования изменений.
Управление изменениями связано со всеми процессами и функциями в проекте, рассмотренными ранее. При реализации проект может подвергаться различным изменениям: область применения, время, стоимость, качество, риски, контракты и поставки, человеческие ресурсы, коммуникации, а также процессы управления проектом на всех фазах его жизненного цикла.
Давайте рассмотрим правильную процедуру управления изменениям в проекте.
Рисунок 2 – Правильная процедура управления изменениями
Опишу шаги в схеме:
– Запрос на изменение. Инициатор (не обязательно только заказчик) высказывает требование, выходящее за рамки проекта, и является изменением текущего функционала или добавлением нового. Не забывайте, что это только запрос, а не призыв к действию, который нужно сразу исполнять.
– Запись в реестре изменений. Все запросы на изменение нужно занести в специальный документ «Реестр заявок на изменение» (или просто «Реестр изменений»). В нем нужно зафиксировать запрос, дату поступления, состояние заявки, статус, сроки реализации, комментарий и поле для подписи клиента (при наличии физического контакта с запросившим изменение).
– Анализ изменения. На этом этапе нужно понять, как предлагаемое изменение может повлиять на проект. Также на этом этапе проводится оценка последствий, что будет, если принять изменение или отказаться, как повлияет на стоимость и время разработки.
– Обсуждение с заказчиком. Часто одна из сторон настаивает на внесении изменения в проект, а другая противится этому по разным причинам. Поэтому нужно провести обсуждение, в результате которого прийти к обоюдному решению о реализации или отклонению изменения. Не забудьте получить подтверждение не только в словесной форме, а еще и письменно с указанием того, что согласовываете. Может получится так, что заказчик начнет говорить, что его не так поняли и сделали не то, договорились о другом, были устные договоренности и так далее, что для исполнителей станет большой проблемой и финансовыми потерями.
– Решение. По результатам обсуждения предлагаемого изменения должно быть принято одно из трех решений:
– принять в работу,
– отклонить,
– отложить (временно).
– Отложено. Если задачу отложили (на этапе «Решение»), она попадает в блок/статус «Отложено» это временное состояние,