Диаграмма: Стоимость проекта
Ведение документации по проекту
Документация проекта – это набор документов, описывающих проект и регламентирующих деятельность в рамках проекта.
Проекты живут за счет быстрого обмена информации внутри проектной команды и внешними заинтересованными сторонами, поставщиками. Каждый участник проекта отвечает за предоставление или не предоставление информации.
Правило: «информация – это долг, который одни должны отдать, а другие потребовать».
Ход проектных работ должен постоянно документироваться, являясь внутренней информацией проекта. Информацию можно разделить на две части: Внутренняя и Внешняя.
Внутри команды информацией по проекту могут обладать почти все участники проекта, а во вне отдается только часть информации. Пример внутренней информации:
•Планы
•Статусы
•Протоколы совещаний
•Документация по дефектам, тестам
•Договоры с поставщиками
•Анализ рисков
Пример информации, которую можно отдать во вне:
•Матрица компетенций
•Журнал распределения обязанностей
•Статусы проекта
•График вех
•Заключительные отчеты
Проект документируется на протяжении всего жизненного цикла. При отсутствии регламентирующих правил работы с документами и по мере накопления документов в проекте информационная среда проекта может стать тормозом для выполнения проекта. Для разных типов проектов существует свой набор или пакет документов проекта. Например, документация проекта по строительству дома будет в себя включать: эскизный проект и технико-экономическое обоснование проекта строительства, рабочий проект, исходно-разрешительную документацию и др. В свою очередь, документация проекта по внедрению программного обеспечения должна содержать в себе описание автоматизируемых функций, описание постановки задач (комплекса задач), описание систем классификации и кодирования и др. ряд документов. Перечень пакета документов по управлению Проектом:
Устав проекта
•Описание содержания проекта
•Реестр заинтересованных сторон проекта
План управления проектом
Запрос на изменение в проекте
Лист согласования участия в проекте
Положение об управлении рисками
•План управления рисками
•Реестр рисков
Протокол совещания
Отчеты
•Отчет об исполнении работ по проекту
•Отчет о статусе проекта
•Отчет по завершению проекта
Ведение документации один из важнейших элементов любого проекта. Никто не любит писать документы… кроме тех, кто умеет. Используйте готовые шаблоны артефактов (текст, схемы, таблицы и презентации) и отчетных документов (deliverables). Но перед тем как начинать