Электронному документу, как и традиционному бумажному документу, может быть придан соответствующий юридический статус при выполнении следующих условий: гарантии неизменности содержания информации, зафиксированной на соответствующем носителе; оформлении текста (содержания) документа в соответствии с установленными законом или стандартом требованиями; установлении в документе необходимых реквизитов, перечень которых определен законом или стандартом.
В традиционном документе основным защитным элементом для документа в целом и определяющим степень защищенности является его материальный носитель. В электронном документе материальный носитель выполняет только функцию хранения, а защитную функцию выполнить и обеспечить уже не в состоянии. Но выделение и использование файла как уникального статического объекта и носителя электронного документа позволяет обеспечить необходимую степень защиты и гарантию неизменности содержания информации. Это происходит без привязки к осязаемому материальному носителю посредством и за счет применения специального программного обеспечения, специальных технических процедур и увязанной с ними юридической процедуры установления электронной цифровой подписи.
Следует подчеркнуть, что юридическая сила электронного документа определяется не столько технической процедурой применения для его защиты специальных средств и подтверждения подлинности, сколько признанием ее всеми участниками взаимоотношений в организованной системе, имеющей четко определенные функции и сферу применения. И в этом случае применение таких средств защиты будет уже составляющей юридической процедуры оформления юридически значимого электронного документа. Таким образом, юридическую силу электронному документу придает именно процедура установления электронной цифровой подписи, прежде всего как юридическая составляющая, а потом уже техническая, хотя важность технических аспектов защиты не подвергается сомнению.
Правовой режим применения электронной подписи в России впервые легально определил ГК РФ. Так, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, допускается использование при совершении сделок (и составлении соответствующего документа – курсив наш) факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Ранее действовавший Закон об информатизации в ст. 5 закреплял это положение и определял, что «юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем (т. е. электронного документа), может подтверждаться электронной