Следует отметить, что в сложившейся практике термин «аналоговый документ» как в отношении традиционных документов, так и в отношении аудиовизуальных документов (фото-, кино-, видео-, фото-документов, в том числе и на унифицированных кассетах с магнитной лентой), а также термины «электронный документ», «электронный аналоговый документ» в отношении аудиовизуальных документов на унифицированных кассетах с магнитной лентой не нашли широкого применения и практически не употребляются, а под термином «электронный документ», как правило, понимается и декларируется электронный цифровой документ. Учитывая сложившуюся практику, а также тот факт, что аналоговые электронные документы интенсивно вытесняются электронными цифровыми документами и перспектива их долгосрочного развития малопривлекательна, в принципе, можно будет под термином «электронный документ» понимать электронно-цифровую форму представления документируемой информации. При этом электронные аналоговые документы, если возникает такая необходимость, всегда можно отделить, применяя термин «электронный аналоговый документ».
Приведенный анализ нормативных употреблений, касающихся форм представления и использования электронно-цифровой документированной информации в действующем законодательстве РФ, а также практика электронного делопроизводства и организации документооборота показывает, что в правоотношениях всегда используется именно файловая форма ее представления. Определение термина «электронный документ» и форм его выражения через дефиницию «файл» как первичную форму его представления и производных его форм позволит минимизировать употребления иных многочисленных дефиниций (часто не совсем точных), касающихся фактически одного и того же предмета и объекта права. Это в свою очередь позволит упорядочить, систематизировать и гармонизировать действующее законодательство, однозначно истолковывать его нормы и использовать их в публично-правовых и гражданско-правовых отношениях, в правоприменительной практике.
Использование файла как основной формы представления электронного документа, а также конкретных материальных форм представления записей файлов документа средствами и приемами юридической техники позволит точнее формулировать нормы законодательства. Это в свою очередь поможет снять множество правовых проблем правоприменительной практики, противоречий, пробелов и коллизий, связанных с использованием электронного документа в правовом обороте как письменной формы в узком (классическом) понимании.
Анализ действующего законодательства РФ в части формулировок определений дефиниций «документ» и «электронный документ», употреблений письменной формы и форм отображения, воспроизведения, передачи и получения документов,