В Департаменте консульской службы МИД России, уполномоченном на совершение действий по удостоверению документов, осуществляется консульская легализация и российских документов, представляющая собой засвидетельствование подлинности подписи должностных лиц и печати ведомства, выдавшего документы.
После легализации в Департаменте консульской службы МИД России документы должны быть легализованы в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они будут использованы.
В отношении легализации в Российской Федерации иностранных документов действуют общие правила, предусмотренные ст. 55 Консульского устава СССР, и специальные правила апостилляции. И в том, и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык.
В основном граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства обращаются к консулу (нотариусу) с просьбой о совершении нотариального действия от своего имени. Указанная просьба подается иностранцем или лицом без гражданства в общем порядке и в той же форме, которая установлена для российских граждан.
Департамент консульской службы и дипломатические агентства МИД России легализуют документы и акты, исходящие от иностранных организаций и учреждений, легализованные иностранными дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями в РФ, в порядке, устанавливаемом Министерством иностранных дел РФ. Если документ или акт, исходящий от организаций или учреждений иностранного государства, не может быть легализован в установленном порядке, Департамент консульской службы МИД России вправе сделать на документе или акте особую отметку о том, что не имеет возражений к принятию официальными учреждениями РФ к своему рассмотрению настоящего документа.
В этом случае по совокупности обстоятельств дела признание юридической силы за такими документами и актами лежит всецело на органах, их принимающих.
Департамент консульской службы МИД России должен иметь образцы подписей и печатей должностных лиц, выполняющих обязанности по легализации документов и актов в иностранных дипломатических представительствах.
Департамент консульской службы МИД России легализует также документы и акты, исходящие от организаций и учреждений России и предназначенные для предъявления за границей.
Согласно Закону СССР 1991 г. «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, выезжающие из Российской Федерации за границу, имеют право вывозить или пересылать в международных почтовых отправлениях принадлежащие им подлинники и засвидетельствованные государственными нотариальными конторами копии личных документов