Poner a disposición del personal la normativa relativa a sustancias de limpiado y lavado.
Explicar la información y simbología de las etiquetas de la ropa en cuanto a su composición, tratamiento y conservación.
Establecer unos criterios de clasificación de la ropa para su limpieza o lavado así como para su expedición posterior.
Hojas de lavandería para uso de clientes con la orden de servicio donde figuran los datos relativos a cliente, cantidad de ropa, servicio requerido, plazo de entrega y similares.
Albarán de entrega de la ropa con indicación de cliente, servicio realizado y posiblemente precio a cargar (este albarán puede ser la hoja que se recibe con la ropa solo que cumplimentado con los datos añadidos del trabajo realizado).
Albarán de entrega de la ropa de los departamentos donde se refleja el número de piezas de cada clase que se entregan en lavandería. Puede servir al mismo tiempo como vale de retirada de la misma cantidad de ropa limpia del almacén.
El etiquetado de ropa permite interpretar la técnica de lavado a emplear, permitiendo tanto al emisor como al receptor, conocer e intercambiar la acción o acciones a desarrollar.
Estas, junto a otras que puedan arbitrarse en algunos casos, son líneas de comunicación bidireccionales, que involucran a unos empleados como emisores y a otros como receptores de una información necesaria para ejercer de manera adecuada y segura la labor de recepción y expedición de ropa en la lavandería.
Comunicación unidireccional
Se trata de información dada por un emisor, no teniendo un retorno inmediato. Así, en el Departamento de Lavandería se asocia con la transmisión de información, facilitando a los integrantes del departamento o estamentos superiores: normativas, informes, consumos, existencias, etc.
Existencias, consumos y pedidos de productos para el lavado: el control de existencias de productos para el lavado y sus consumos constituye un canal de comunicación interna que sirve para asegurar el suministro de todos los materiales necesarios para el trabajo en lavandería, al mismo tiempo que sirve para proporcionar datos de costes relevantes para la gestión y viabilidad de la empresa. Esta línea de comunicación es unidireccional, forma parte de los cometidos que están asignados a la subgobernanta responsable de lavandería que es la emisora de la información, siendo receptores los niveles de dirección, administración y compras según los casos.
Informes de mantenimiento de la maquinaria: al igual que la anterior, es una línea de comunicación unidireccional mediante la que el personal de nivel operativo –emisor de información– comunica a los niveles superiores –receptor de información– la ejecución de las labores de mantenimiento de la maquinaria que se realizan regularmente de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas.
Normativa de seguridad e higiene aplicable: esta línea de comunicación se puede decir que es unidireccional, va desde los niveles directivos, que sería en este caso el emisor de información, hacia los niveles operativos, que sería el receptor, supone la puesta a disposición del personal de la normativa de seguridad e higiene que sea de aplicación, al mismo tiempo que se proporciona la formación correspondiente en esta materia.
Toda la comunicación correspondiente al que se ha denominado circuito estático constituye un canal de comunicación interna en tanto que hay emisores y receptores designados.
Son actuaciones incluidas en la organización de la empresa, se realizan con la regularidad que esté establecida para cada una (diario, semanal, ocasional, etc.), se plasma normalmente en documentación concreta consistente en impresos, partes, albaranes, plantillas y otras denominaciones que varían de una empresa a otra pero con un contenido y una finalidad similar en todos los casos, en definitiva, está sistematizada.
El circuito dinámico
Está referido a la comunicación que se produce en la realización efectiva y diaria del trabajo entre los empleados y entre la persona responsable del departamento y dichos empleados. Esta comunicación permite que el trabajo se haga de manera coordinada y técnicamente adecuada, evitando desajustes, pérdidas de tiempo o errores en la manipulación de ropa o maquinaria.
Aunque es un circuito de comunicación imprescindible para el buen funcionamiento de la lavandería, no está sujeto a una regulación estricta ni está plasmado en documentación alguna. Se trata simplemente de la organización del trabajo que el responsable del departamento ha de coordinar, controlando qué decir, cuándo decirlo, a quién decirlo y/o qué hacer, cuándo hacerlo y para o con quién hacerlo.
Algunos ejemplos de esto serían:
La lavandería del Complejo Rural Menorca, cuya clientela hasta el mes de mayo han sido generalmente parejas o personas de negocios que han utilizado las instalaciones básicamente para dormir y desayunar, está trabajando habitualmente con horario de jornada continua de 08:00 a 14:00 h. Al comenzar con la temporada alta el tipo de clientela ha cambiado y ahora se hospedan generalmente familias completas para pasar largas estancias allí.
Como gobernanta, observas que en la última semana la entrega de ropa limpia a los clientes se retrasa bastante, e incluso varios de ellos se han quejado de la tardanza. Por ello, decides ampliar y modificar el horario de lavandería a jornada partida de 09:00 a 13:00 h y de 15:00 a 18:00 h. Pero algunos de los empleados no están de acuerdo porque con ese horario se trabaja una hora más.
A partir de estos datos, traslada a los empleados de forma escrita las disfunciones que se han producido en el departamento y la modificación del horario que se va a llevar a cabo utilizando para ello los medios de comunicación más adecuados. Además, poniéndote en la piel de las empleadas, traslada a la gobernanta de forma escrita el desacuerdo con las nuevas modificaciones.
3. Relaciones con otros departamentos: pisos y taller de planchado y costura
En el día de hoy se ha llevado a cabo la convocatoria de una reunión entre los integrantes del Departamento de Lavandería del Complejo Rural Menorca, ya que pese a que la ropa de los clientes es lavada a primera hora, las prendas que requieren planchado o costura no son entregadas al cliente hasta última hora, causando retrasos en la entrega y como consecuencia reclamaciones por parte de la clientela.
Esta irregularidad se asocia con la falta de comunicación entre los diferentes departamentos, por lo que será uno de los principales puntos a exponer en la reunión.
La organización o división del Departamento de Lavandería dentro de un hotel, no tiene por qué ser general. Es decir, cada establecimiento realizará una división y organización acorde con sus necesidades y producción. Pero lo más común es que los procesos y tareas realizadas en cada uno de los departamentos, aunque no tengan