Los documentos más relevantes de este tipo que se pueden mencionar son los siguientes.
Hojas de firmas o control de presencia
Es un documento imprescindible para el control de presencia del personal. Se puede llevar en hojas de papel donde cada uno firma a la llegada y a la salida del trabajo, mediante sistemas magnéticos con tarjetas o informatizados.
Impreso-hoja de lavandería
Se encuentra en las habitaciones, a disposición de los clientes. Es el impreso que el cliente rellena con sus datos reflejando en él la ropa que entrega y los servicios requeridos. Este impreso puede presentarse en forma de hoja de papel autocalcable para que se obtengan dos copias (una se devuelve al cliente con la ropa, cumplimentada por lavandería y la otra se la queda como justificante para adjuntar al diario), contiene los tipos de prendas más frecuentes, los servicios de limpieza que habitualmente se prestan así como los precios. Puede contener también un apartado de observaciones que lo usa, bien el cliente para poner alguna particularidad, bien lavandería si tiene que devolver una prenda por mal estado o situación delicada que aconsejan no tocarla.
Diario de recogida de ropa de clientes
En los establecimientos que disponen del servicio de mozo valet, donde tanto la camarera de pisos como el propio cliente llaman a la lavandería para pasar la petición de servicio de este departamento, existe en lavandería un impreso donde anotar las llamadas indicando la hora de la petición, quién pasa el aviso y hora de entrega del trabajo terminado. Este impreso sirve de base para organizar los recorridos por las habitaciones del mozo valet.
Albaranes-recibo de los departamentos
Son documentos que lleva el empleado del departamento que entrega la ropa sucia en lavandería y retira la ropa limpia del almacén de ropa, van firmados por el responsable del departamento. Su funcionamiento es el siguiente: los empleados de los departamentos entregan la ropa sucia del día en lavandería, que tras su control y recuento, sella y certifica el número de prendas recibidas quedándose con una copia del albarán-recibo; el empleado retira del almacén de ropa la ropa limpia que muestra el albarán asociado (normalmente suele ser la misma cantidad que entrega sucia salvo que haya programada una cantidad de trabajo distinta para ese día), el almacén de ropa cuenta y entrega la ropa pedida, requiere la firma del empleado que la retira y se queda con una copia del albarán-recibo entregando la tercera copia al empleado del departamento que ha venido a hacer la gestión de la ropa. Este es un documento que, además de servir para el control de entrega de ropa sucia y retirada de ropa limpia cada día por los departamentos, ayuda a vigilar y mantener los stocks de ropa tanto en almacén como en los departamentos.
Albaranes-recibo para los uniformes del personal
Son documentos cuya finalidad y utilidad es la misma que los anteriores con la salvedad que son de uso exclusivo por los empleados y se refieren a los uniformes de trabajo que llevan a lavandería.
Partes de consumo de productos para el lavado y limpieza
Son documentos que rellena la persona responsable del departamento al finalizar cada día donde refleja toda la información concerniente al consumo diario de productos, en este documento se anota, al menos, lo siguiente:
Existencia de cada producto al iniciar el día de trabajo.
Existencia de cada producto al terminar el día de trabajo (esta se arrastra automáticamente como existencia inicial del día siguiente).
Consumo diario del producto (diferencia entre las dos existencias).
Hojas de pedido de productos
Son documentos que la persona responsable del departamento, con el visto bueno de la gobernanta como responsable última, utiliza para pasar pedidos de productos para el lavado y limpieza al responsable de almacén. En la hoja de pedido ha de figurar al menos lo siguiente:
Fecha del pedido.
Fecha tope para la que se necesita el producto.
Cantidad, tipo, marca y otras indicaciones necesarias.
Firma del responsable del departamento y visto bueno de la gobernanta.
Diario de bajas de material
Documento que se utiliza para reflejar las bajas de material o equipos del departamento debido a incidencias provocadas en el mismo. Se debe indicar los objetos que causan baja, la cantidad y la razón de la misma.
Como has podido comprobar, de forma general, la documentación de gestión operativa ayuda a los miembros del departamento en la ejecución y control de sus tareas.
Pero la documentación de gestión operativa se utiliza, además, con otra finalidad: justificar los procesos de control de la calidad.
Identifica, en cada caso, qué documentos se deberán utilizar para llevar el control de la actividad descrita:
1. Resumir toda la actividad de lavandería en una jornada de trabajo:
1 Parte de trabajo diario.
2 Hoja de control de firmas.
3 Diario de lavandería.
2. Anotar las llamadas de petición de recogida de ropa de clientes:
1 Diario de lavandería.
2 Albarán ropa departamentos.
3 Diario recogida ropa.
Durante la jornada laboral del Departamento de Lavandería del Complejo Rural Menorca se han llevado a cabo un buen número de tareas de lavado de ropa, tanto de clientes como del establecimiento.
Estos son los impresos de lavandería que se han recibido con las prendas de los clientes y los albaranes de ropa del establecimiento:
| Impreso-hoja de lavandería 1 | Impreso-hoja de lavandería 2 | |
| https://redirectoronline.com/mf07070106 | https://redirectoronline.com/mf07070107 |