3.3 Ein fester Arbeitsplan hat Vorteile für alle
Antonia Näf ist verantwortlich für die Arbeitsplanung ihres Teams. Seit sie mit Karin Leutwyler die Leitung der Tagesstrukturen Untersiggenthal übernommen hat, hat sich viel verändert. Als die Tagesstrukturen noch als Verein organisiert waren, waren mit Ausnahme der Leitung alle Mitarbeitenden im Stundenlohn angestellt. Die kleinen Pensen waren aufgeteilt auf mehrere Tage, und der Arbeitsplan wurde bedarfsmässig angepasst. Der Leitungs- und Trägerschaftswechsel hat zu deutlichen Verbesserungen geführt. Die Trägerschaft verlangte eine Änderung der Anstellungsverhältnisse weg vom Stundenlohn hin zu Festanstellungen mit einem regulären Monatseinkommen.
«Wir versuchen, für unsere Mitarbeitenden optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Wir haben einen fixen Arbeitsplan, den wir einmal pro Jahr zusammenstellen und der grundsätzlich für die Mitarbeitenden über das Schuljahr gleich bleibt. Dabei gehen wir so gut wie möglich auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ein, um die Arbeitszeit auf ihre private Situation abzustimmen. Mitarbeitende mit Kindern im Schulalter werden bei der Planung prioritär behandelt. Wir Leitungspersonen können uns erlauben, ab und an früher in den Feierabend zu gehen. In der Betreuung ist dies mit einem grösseren Planungsaufwand verbunden. Deshalb soll der Arbeitsplan so stimmig wie möglich sein. Dies wird vom Team sehr geschätzt.»
Die Vorteile, die sich aus dem festen Arbeitsplan ergeben, sind für Antonia Näf einerseits seitens der Mitarbeitenden und andererseits aufseiten der Kinder spürbar. Die Mitarbeitenden können sich ihres Lohnes sicher sein. Bei Anstellungen im Stundenlohn kommt es vor, dass Mitarbeitende unnötig länger in Tagesstrukturen bleiben, damit mehr Arbeitsstunden aufgeschrieben werden können und ein höheres monatliches Einkommen dadurch resultiert. Den Kindern und dem Team geben konstante und längere Diensteinsätze mehr Orientierung und Struktur.
«Ich finde es für die Teamstimmung sehr wichtig, dass alle Mitarbeitenden fest angestellt sind. Ich kann nicht nachvollziehen, warum nicht an Festanstellungen festgehalten wird, wenn mit Jahresarbeitszeiten die Anstellungsprozente berechnet werden können. Während des Schuljahrs kann es zu kleinen Anpassungen der Arbeitspensen kommen. Unter Berücksichtigung des Betreuungsschlüssels besteht diesbezüglich Handlungsspielraum.»
Da die Kinderzahlen über die letzten Jahre relativ konstant geblieben sind, gab es bei den Arbeitspensen nur kleine Anpassungen. Der Arbeitsplan gibt Auskunft über die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeitenden, die Anzahl betreuter Kinder und über den Betreuungsschlüssel der verschiedenen Module. In einer Excel-Tabelle wird der Betreuungsschlüssel automatisch eingefärbt, in Abhängigkeit von der Kind-Erziehenden-Relation. Sind bei einer relativ hohe Anzahl anwesender Kinder zu wenig Betreuerinnen und Betreuer einem Dienst zugeteilt, erhält das Excel-Feld des Betreuungsschlüssels eine Signalfarbe, um das ungünstige Verhältnis zu verdeutlichen. Wenn eine Betreuungsperson ausfällt, hat dies direkte Auswirkungen auf den Betreuungsschlüssel. Die erforderlichen Massnahmen können unmittelbar getroffen werden. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestpausen sind im Arbeitsplan festgehalten und fix eingeplant. So werden diese Pausenzeiten auch wirklich eingehalten. Die Mitarbeitenden in den Tagesstrukturen verbringen ihre Pausen oft zu Hause, da sie mehrheitlich in der Nähe wohnen.
Weil die Mitarbeitenden in der Ferienbetreuung weniger Stunden arbeiten als während der Schulwochen, wird mit Jahresarbeitszeiten gerechnet. In der Excel-Tabelle zur Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten während der Schulwochen und der Ferienbetreuung sowie die Ferien vorgängig festgehalten. Dadurch wird ersichtlich, ob die Ist- und die Soll-Arbeitszeiten übereinstimmen, wodurch die Jahresplanung erleichtert wird. Die Mitarbeitenden können untereinander Arbeitseinsätze tauschen. Die eigene Zeitabrechnung müssen sie selbst im Blick behalten. Dazu gibt es im Zeiterfassungstool eine Spalte für den aktuellen Stundensaldo und eine für den Stundensaldo per Ende des Schuljahres. Diese Excel-Tools haben die Leiterinnen und die Trägerschaft gemeinsam entwickelt.
«Ich glaube, die guten Arbeitsbedingungen, die wir hier geschaffen haben, erlauben es den Mitarbeitenden, im Vorfeld ihre Arbeitseinsätze und Ferien wie auch Pikettdienste während der Ferienbetreuungen zu planen.»
Die Ferienbetreuung wird von den Mitarbeitenden geschätzt, da sie eine Abwechslung zum hektischen Alltag während der Schulwochen mit grossen Kindergruppen bietet. Antonia Näf meint dazu:
«Man hat dann auf einmal genügend Zeit, um sich um die einzelnen Kinder zu kümmern und ein Programm zusammenzustellen, das ihren Bedürfnissen entspricht […]
Während der Ferienbetreuungen schreiben die Mitarbeitenden ihren eigenen Arbeitsplan. Das wird geschätzt. Es gibt ein paar Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen. Vom Organisationsteam sollte immer jemand anwesend sein. Ansonsten besteht grosser Handlungsspielraum, und es gibt keine Vorgaben, bis wann der Arbeitsplan zu erstellen ist. Wenn die Kinderzahlen definitiv sind, kann es vorkommen, dass das Leitungsteam, die Springerin oder der Springer noch zusätzlich eingeteilt werden […]
Grundsätzlich besteht hinsichtlich der Arbeitsplanung viel Freiraum, wenn die Struktur und Rahmenbedingungen im Voraus präzise definiert werden. Ein funktionierendes Planungskonzept zu kreieren, ist zu Beginn mit grossem Aufwand verbunden. Danach müssen nur noch kleine Anpassungen vorgenommen werden. Das lohnt sich sowohl für mich als Co-Leiterin als auch für die Mitarbeitenden. Mit dem Erfahrungsschatz der vergangenen Jahre gelingt die rechtzeitige und adäquate Planung der Personaleinsätze aktuell sehr gut.»
3.4 Mittelbare Arbeitszeit: Vor- und Nachbereitung, Teamsitzungen, Austausch
In den Tagesstrukturen Untersiggenthal hat jede Person des Betreuungsteams 0,75 Stunden pro Woche für die Vor- und Nachbereitung zur Verfügung, unabhängig vom jeweiligen Arbeitspensum. Gemäss Antonia Näf reicht dieses Zeitfenster nicht immer aus, um alles zu erledigen, was es zu planen gibt.
Die Tagesarbeit organisiert das Betreuungsteam mit einem Plan, in dem sich jede Betreuungsperson für einen spezifischen Aufgabenbereich entscheiden kann. Die Person mit der Tageskontrollliste der Kinder hat dabei den Überblick. Es wird jedoch keine Tagesverantwortung definiert. Nach dem Mittag, wenn die meisten Kinder in der Schule sind, tauschen sich die Mitarbeitenden aus und planen die Aufgabenverteilung für den Nachmittag. Neben der alltäglichen Aufgabenverteilung hat jede Betreuungsperson einen festen Bildungsbereich, für den sie die Verantwortung trägt.
Die Teamsitzungen der Tagesstrukturen Untersiggenthal finden einmal monatlich statt und dauern rund zwei Stunden. Sie werden von den Co-Leiterinnen organisiert und vorbereitet. Die Betreuungspersonen erhalten eine Einladung mit der Traktandenliste. Gewisse Programmpunkte verlangen von den Mitarbeitenden eine kleine Vorbereitung. Die meisten Themen, die es zu diskutieren gibt, sind dem Team jedoch bekannt, da sie das daily business widerspiegeln. Es können auch eigene Anliegen eingebracht werden. Die Beschlüsse der Teamsitzungen werden in einem Protokoll festgehalten, und für Pendenzen wird eine Pendenzenliste geführt.
«Wir merken, dass nach drei Jahren die organisatorischen Abläufe generell aufgegleist und nur noch kleine Änderungen nötig sind. Jetzt können wir uns viel mehr auf pädagogische Themen fokussieren.»
3.5 Wünsche und Visionen für die schulergänzende Bildung und Betreuung
Die Co-Leiterin Antonia Näf wünscht sich für ihre Tagesstrukturen, dass sie grössere finanzielle Unterstützung, unter anderem von der Gemeinde, erhalten würde. Sie versteht die Tagesstrukturen als Standortvorteil für die Gemeinde. Mit diesem Betreuungsangebot haben beide Elternteile die Möglichkeit, arbeiten zu gehen, und erfahren Unterstützung in der Betreuung. Einen Unterstützungsbeitrag könnte die Gemeinde mit Mietreduktionen oder finanziellem Support der wenig beanspruchten Angebote leisten. So könnte kostendeckend gearbeitet werden, und schwach belegte Module müssten nicht durch stark belegte Module quersubventioniert werden. Zudem bestünde die Möglichkeit, die kinderfreie Zeit der Mitarbeitenden auszudehnen, zum Beispiel für die Vor- oder Nachbereitung.
«Was von den Mitarbeitenden oft gewünscht wird, ist mehr Zeit für Vor- und Nachbereitungsaufgaben oder für den gegenseitigen