Sie sind in einem größeren Holzbaubetrieb beschäftigt. Dieser Betrieb ist ein alteingesessener, gutgehender Holzbaubetrieb, der vor 32 Jahren als handwerklicher Einzelbetrieb gegründet worden ist und noch immer in dieser Rechtsform geführt wird. Der Betriebsinhaber, selber Schreinermeister, leitet den Betrieb nach wie vor. Der Holzbaubetrieb hat seine Angebotsschwerpunkte in den Bereichen Zimmerei sowie Fassadenerneuerung und Wärmedämmung. In diesem Handwerksbetrieb sind Sie als Zimmerermeister schwerpunktmäßig für die Betriebsleitung verantwortlich. Neben Ihnen sind noch 4 weitere Meister, 35 Facharbeiter sowie 6 Gesellen beschäftigt. Darüber hinaus arbeiten im Büro 2 Kräfte für die Auftragsabwicklung und das Bestellwesen, davon eine nur halbtags. Die kaufmännischen Themen wie Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen sowie die gesamte Buchhaltung wird von einer angestellten Bilanzbuchhalterin erledigt. Sie wird durch eine externe Steuerberaterin bei der Erstellung des Jahresabschlusses und in der Kommunikation gegenüber dem Finanzamt unterstützt.
Die wirtschaftliche Lage ist insgesamt gut. Der Betrieb war in der Lage, seinen Umsatz im letzten Geschäftsjahr nachhaltig zu steigern. Dies macht sich auch in einer leichten Steigerung des Gewinns bemerkbar. Der Betriebsinhaber und Sie gehen davon aus, dass diese positive Entwicklung weiter anhält.
Der Betriebsinhaber ist schon älter. Um ihn zu entlasten, hat er Ihnen immer mehr Aufgaben auch aus der Unternehmensleitung übergeben mit der Absicht, dass Sie, wenn Sie in die verschiedenen kaufmännischen und rechtlichen Themen eingearbeitet sind, ihn sukzessive ersetzen können. Langfristiges Ziel ist es, dass Sie die Gesamtleitung des Betriebs übernehmen.
Nachdem der Betriebsinhaber Sie im letzten Jahr in den Personalbereich eingeführt hatte, hat er im Zielvereinbarungsgespräch für das aktuelle Jahr mit Ihnen festgelegt, dass Sie in die Bereiche Buchhaltung, Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Schritt für Schritt eingearbeitet werden. Dazu begleiten Sie die Leiterin der Buchhaltung bei allen wesentlichen Aktivitäten.
Der erste Schritt besteht nun darin, dass Sie die Routinen der Finanzbuchhaltung kennenlernen. Dazu werden Sie für die nächsten Wochen alle Tätigkeiten der Buchhaltung begleiten, damit Sie die Führungsthemen im Rahmen der Buchführung des Betriebes kennen und die kaufmännischen Zusammenhänge verstehen.
1.1 Das betriebliche Rechnungswesen
Grundlage für jede Form von Auswertung, Analyse und Vergleichsrechnung – und damit auch für die Jahresabschlussanalyse – stellt das betriebliche Rechnungswesen dar. Unter dem betrieblichen Rechnungswesen werden alle Verfahren verstanden, deren Aufgabe es ist, alle im Unternehmen und zwischen der Umwelt (z. B. Kunden, Lieferanten) auftretenden (Geschäfts-)Vorfälle und Tatbestände mengenmäßig (Leistungsströme) und wertmäßig (Geldströme) zu erfassen, zu dokumentieren und zu überwachen. Auch werden alle Verfahren zur Aufbereitung und Analyse dieser Daten zum betrieblichen Rechnungswesen gerechnet.
Funktionen des Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen mit seinen Teilbereichen erfüllt verschiedene Funktionen:
• Dokumentationsfunktion: Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle werden systematisch erfasst. Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle nach Art und Zeitpunkt ihres Entstehens dient als Nachweis für eine in erster Linie externe Rechenschaftslegung.
• Informationsfunktion: Außenstehenden soll ein Einblick in die wirtschaftliche Situation des Unternehmens geben werden. Internen Entscheidern soll das betriebliche Rechnungswesen wichtige Informationen sowie Kennzahlen als Basis für unternehmerische Entscheidungen liefern.
• Kontrollfunktion: Der Vergleich zwischen Soll- und Ist-Daten ermöglicht im Falle von Abweichungen eine Analyse sowie das Ergreifung von unternehmerischen Maßnahmen, vor allem, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
• Dispositionsfunktion: Das erhobene Zahlenmaterial wird als Grundlage für die unternehmerischen Planungen und Entscheidungen zur Verfügung gestellt.
Externes Rechnungswesen
Das Rechnungswesen wird in externes und internes Rechnungswesen unterteilt. Das externe Rechnungswesen wird vor allem im Handelsrecht und Steuerrecht geregelt und umfasst die Finanzbuchhaltung. Die Finanzbuchhaltung (auch Geschäftsbuchhaltung genannt) dient dazu, Unternehmensexternen unter Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ein realistisches Abbild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zu vermitteln. Dabei werden die Geschäftsvorfälle der Vergangenheit im Rahmen der gesamten Unternehmenstätigkeit dokumentiert, zur Rechenschaftslegung strukturiert und in der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammengefasst. Die Finanzbuchhaltung erfüllt so in erster Linie die Dokumentationsfunktion. Weitere Spezialrechnungen wie z. B. Bewegungsbilanz, Kapitalflussrechnung oder Eigenkapitalspiegel können aus der Finanzbuchhaltung abgeleitet werden.
Für die Finanzbuchhaltung geben gesetzliche Regeln vor,
• wer sie zu erstellen hat (Buchführungspflicht),
• wie sie zu erstellen ist (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Buchungsverfahren) und
• wer die Ergebnisse – mindestens – erhält (Adressaten).
Zu den Adressaten der Ergebnisse der Finanzbuchhaltung gehören u. a. die Finanzbehörden, Kapitalgeber (Eigentümer und Geschäftsbanken), Arbeitnehmer und Gewerkschaften, Kunden und Lieferanten sowie die Öffentlichkeit (v. a. bei Kapitalgesellschaften). Dabei haben die verschiedenen Adressaten unterschiedliche Informationsbedürfnisse, die sich auch in den unterschiedlichen Bewertungen und Interpretationen widerspiegeln.
| Adressaten | Informationsbedürfnis |
| Finanzbehörde | Ermittlung des gesetzeskonformen und periodengerechten Gewinns als Grundlage für die erfolgsabhängige Besteuerung. Ziel: Steueraufkommen |
| Anteilseigner und Aktionäre | Ermittlung des ausschüttbaren Gewinns, Darstellung der zukünftigen Ertragssituation. Ziel: möglichst hohe Ausschüttung |
| Geschäftsbanken | Finanzielle und wirtschaftliche Lage des Unternehmens, Fähigkeit des Unternehmens, seinen Tilgungs- und Zinsverpflichtungen nachkommen zu können. Ziel: möglichst niedrige Ausschüttung, Substanzerhaltung |
| Kunden und Lieferanten | Wirtschaftliche und finanzielle Lage und Entwicklung. Ziel: Stabilität der Geschäftsbeziehung |
| Arbeitnehmer und Gewerkschaften | Sicherheit der Arbeitsplätze und des Einkommens. Ziel: Beschäftigungssicherung |
Adressaten und Informationsbedürfnisse
Internes Rechnungswesen
Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen gibt es beim internen Rechnungswesen keine gesetzlichen Regelungen für die Erstellung. Beim internen Rechnungswesen stehen die Informationen für Entscheidungs-, Planungs- und Kontrollprozesse im Vordergrund. Die Unternehmenssteuerung orientiert sich an der internen, betriebsorientierten Darstellung und Bewertung der Geschäftsvorfälle, bei der nur der Teil des Leistungsprozesses berücksichtigt wird, der mit dem eigentlichen Betriebszweck im Zusammenhang steht. Zum internen Rechnungswesen zählen vor allem die Kosten- und Leistungsrechnung, aber auch Planungsrechnungen und Statistiken.
Das Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung (auch Betriebsbuchhaltung genannt) ist die