Ein solches „Erwartungsmanagement“ können Sie sogar durch die Art und Weise betreiben, wie Sie E-Mails formulieren. Wenn Sie auf „seitenlange“ E-Mails kurz und knapp antworten, vergeht den allermeisten Menschen die Lust, Ihnen in epischer Breite zu schreiben, und sie kommen schneller zum Punkt. Auch aussagekräftige Betreffzeilen, in denen wirklich steht, worum es geht – und nicht bloß „Termin“, „Projekt“ oder „Ihr Anruf“ –, wirken zumindest manchmal „ansteckend“. Schreiben Sie Ihre E-Mails an andere einfach so, wie Sie selbst E-Mails erhalten möchten. Möglicherweise werden Sie überrascht sein, welchen Resonanzeffekt Sie mit der Zeit erzielen.
Die wichtigste Routine: löschen, löschen, löschen
Berechenbare Standards steigern generell Ihre persönliche Effizienz. Je mehr sinnvolle Regeln und Routinen Sie sich schaffen, desto müheloser werden Sie das tägliche Mail-Aufkommen am Ende bewältigen. Die wichtigste aller Routinen lautet: löschen, löschen und nochmals löschen. Die meisten meiner Seminarteilnehmer löschen viel zu wenig, sodass ihr Posteingang und ihre Ordner ständig verstopft sind. Beginnen Sie jede Bearbeitungsphase Ihrer E-Mails damit, alles zu löschen, was sofort gelöscht werden kann. Dazu zählen uninteressante Werbe-Mails, Danksagungen, Grüße, Glückwünsche, kurz: alles, was sich schon dadurch erledigt, dass Sie es zur Kenntnis nehmen.
Schauen Sie dann nach E-Mails, die Sie innerhalb von zwei Minuten fallabschließend bearbeiten und danach löschen können. Beispiel: Sie beantworten eine Terminanfrage positiv, tragen den Termin in Ihren Kalender ein und löschen anschließend sowohl die Anfrage als auch Ihre Antwort aus dem Ordner „Gesendet“. Gelöscht gehört auch jede ältere Version einer „Unterhaltung“. Eine Unterhaltung besteht aus E-Mails, die mit derselben Betreffzeile hin- und hergeschickt wurden, wobei der ältere Text unten zitiert ist. Sie benötigen stets nur die aktuellste Version einer Unterhaltung, da der Rest ja als Zitat enthalten ist.
TIPP:
Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nie lesen. Seriöse Newsletter enthalten einen Link zum Abbestellen. Deaktivieren Sie auch automatische Benachrichtigungen von Xing, Facebook & Co.
Aber Achtung: Die aktuellste Version einer Unterhaltung ist immer diejenige, die Sie gerade selbst gesendet haben. Löschen Sie also die eingegangene Mail und legen Sie Ihre Antwort ab. Sobald Sie diese in einen Ordner verschieben, löschen Sie dort die ältere Version der Unterhaltung.
Diese E-Mails sollten Sie täglich löschen:
Alles ablegen – sofort und an die richtige Stelle
Intuitiv neigen die meisten Menschen dazu, empfangene E-Mails wichtiger einzustufen als gesendete. Schließlich heftet man in der Papierwelt die eingegangene Post ab und – logischerweise – nicht die versendete. Bei Ihren E-Mails enthält jede gesendete Mail jedoch die Ursprungs-Mail als Zitat. Das ist zumindest die Standardeinstellung der Mailprogramme. Deshalb können Sie sich beim Archivieren auf den Ordner „Gesendete Objekte“ konzentrieren und die meisten eingegangenen E-Mails löschen. Eingegangene E-Mails archivieren Sie nur dann, wenn Sie nicht darauf geantwortet haben. Dateianhänge speichern Sie an einem geeigneten Ort in Ihrer regulären Ordnerstruktur, bevor Sie die E-Mail löschen. Es sei denn, Sie benötigen den Anhang nie wieder. Dann gehört er selbstverständlich gelöscht.
TIPP:
Beenden Sie die „CC-Manie“! Verschicken Sie nur Kopien, wenn unbedingt nötig. Legen Sie erhaltene Kopien in einem Ordner „CC“ ab – oder löschen Sie diese sofort.
Das Ziel sämtlichen Löschens und Archivierens: Jeden Abend sind Ihre Ordner „Posteingang“ und „Gesendete Objekte“ leer. Sie haben nämlich jede E-Mail entweder ungelesen gelöscht, bearbeitet und anschließend gelöscht oder an den richtigen Ort verschoben. Und jetzt mal ehrlich: Das fühlt sich doch richtig gut an! Sie verlassen Ihr digitales Postamt blitzsauber aufgeräumt. Übrigens: Wartezeiten am Flughafen sowie Bahn- oder Taxifahrten eignen sich nicht nur, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, sondern auch, um alte und überflüssige Mails auszusortieren und zu löschen.
Den Überblick behalten und auf allen Geräten synchron sein
Was ist nun, wenn mit eingehenden E-Mails größere Aufgaben verbunden sind? Sie können dann nicht innerhalb von zwei Minuten alles erledigen und die Mail wieder löschen. Auch in diesem Fall lassen Sie die E-Mail nicht einfach im Posteingang liegen. Legen Sie einen To-do-Ordner für Aufgaben an, die Planung erfordern. Am besten richten Sie darin noch einmal Unterordner ein, und zwar absteigend nach Dringlichkeit. Also beispielsweise: „Heute“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Später“ und „Irgendwann“. Klar, dass Sie diese Ordner täglich sichten und bei Bedarf umsortieren. Was eine Woche später noch im Ordner „Nächste Woche“ liegt, gehört dann in „Diese Woche“ verschoben.
TIPP:
Firmenintern und an vertraute Kunden und Partner können Sie – nach Absprache! – „Morse-Mails“ schicken, die nur aus der Betreffzeile mit dem angehängten Kürzel „EOM“ (für „end of message“) bestehen. Sie lassen sich schnell erfassen und sofort wieder löschen.
Apropos Aufgaben: Ein amerikanisches Sprichwort lautet „Eat the Frog“. Das will heißen: Wer morgens nach dem Aufstehen als Erstes eine Kröte schluckt, hat das Schlimmste, was ihm an diesem Tag passieren konnte, schon hinter sich. Der Businessguru Brian Tracy leitet daraus die Regel ab: Beginne jeden Arbeitstag mit der schwierigsten und wichtigsten Aufgabe. Da Sie ja morgens keine neuen E-Mails abrufen, können Sie sich ungestört der unangenehmsten Aufgabe aus Ihrem To-do-Ordner widmen.
Ist E-Mail immer das richtige Medium?