Viel Freude dabei wünscht Ihnen
Werner Tiki Küstenmacher
Intro: Wie Sie dieses Buch am besten nutzen
Mit diesem Buch möchte ich Ihnen mehr Effektivität und Lebensqualität im beruflichen Alltag ermöglichen. Führungskräfte, die in den vergangenen Jahren an meinen vielen Seminaren zur Produktivität mit iPad & Co. teilgenommen haben, klagen oft über eine hohe Arbeitsbelastung. Die ständige Erreichbarkeit über neue, digitale Kommunikationswege scheint das Problem auf den ersten Blick zu verschärfen. Doch Technologie kann immer nur so gut sein wie der Kopf, der sie nutzt. Die Lösung lautet deshalb „Smart Working“ – nicht noch härter arbeiten, sondern die richtigen Dinge richtig tun und neue Technologien so einsetzen, dass die Arbeit wie von selbst läuft. Dazu müssen Sie als Nutzer möglichst genau wissen, was Sie von der Technik wollen.
Auf den folgenden Seiten geht es deshalb zwar um neue Technologien, aber nicht nur darum. Sie haben am meisten von diesem Buch, wenn Sie sich auf eine ganzheitliche Betrachtungsweise einlassen und hin und wieder auch bereit sind, Ihre heutigen Gewohnheiten in Frage zu stellen. Sie werden sogar sehen: Nicht immer ist die beste Lösung digital, manchmal kann auch Papier richtig sein. Eines der besten Beispiele halten Sie in Händen: das Buch! Auf der anderen Seite nutzen viele Manager die heutigen technischen Möglichkeiten nur zu einem Bruchteil. Sie besitzen zwar sicherlich ein Handy oder Tablet-PC, gehen aber damit um, als würden sie einen Porsche immer nur im ersten Gang bewegen.
Ich möchte, dass Sie mit neuen Technologien auf die Überholspur kommen! Als langjähriger Geschäftsführer im Mittelstand und heutiger Unternehmer weiß ich, wo uns Managern im Alltag der Schuh drückt. Deshalb gehe ich in den folgenden 14 Kapiteln immer von unseren typischen Problemen aus. Anschließend beschreibe ich Lösungsmöglichkeiten und stelle smarte Technologien vor – jedoch ohne unnötig ins technische Detail zu gehen. Wichtig sind mir der Überblick und die Lösungsansätze. Überall im Buch finden Sie Links zu Anbietern und Experten, bei denen Sie sich bei Interesse näher informieren können.
Das Buch besteht aus Kapiteln, die Sie entweder fortlaufend oder in beliebiger Reihenfolge lesen können. Fangen Sie ruhig mit dem Thema an, das Sie am meisten interessiert. Begleitend zum Buch habe ich für Sie unter der Webadresse www.jekelpartner.de/digitalworking ein kostenloses 14-Wochen-Programm für Smart Working zusammengestellt. Hier finden Sie noch mehr Tipps, Links und Downloads für Ihre Produktivität. Ich habe überall darauf geachtet, dass Nutzer unterschiedlicher Hard- und Software gleich gute Tipps und Empfehlungen bekommen. Sie werden also von diesem Buch unabhängig davon profitieren, ob Sie Microsoft oder Apple bevorzugen, mit iPhone und iPad arbeiten oder auf Android-Endgeräte eingeschworen sind.
Meine Software-Tipps dienen ohnehin mehr als Beispiele. Entscheidend sind die Lösungsansätze, die ich Ihnen präsentiere. Ab und zu finden Sie im Buch auch QR-Codes. Sie kennen diese quadratische Matrix aus schwarzen und weißen Punkten längst aus der Werbung. Scannen Sie diese Codes mit Ihrem Smartphone oder Tablet-Computer und Sie gelangen direkt zu weiterführenden Informationen über Lösungen und Produkte. Zudem verweist ein Index auf die entsprechende Webadresse – eine Zusammenstellung der Webadressen finden Sie im Anhang.
Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Durchstöbern meines Erfahrungsschatzes aus über 25 Jahren produktiven Umgangs mit neuen Technologien!
Ihr Digital Working-Experte
Thorsten Jekel
1 E-Mail-Flut bewältigen
Das Wichtigste im Überblick
„Mein Zeitmanagement habe ich im Griff, aber die E-Mails killen mich.“ Diesen Satz hörte ich kürzlich von Lothar J. Seiwert, dem Zeitmanagement-Experten Nr. 1 in Deutschland. Ich bin sicher, dass der Bestsellerautor seine E-Mails weitaus besser beherrscht als die meisten Internetnutzer. Er spricht lediglich aus, was viele Führungskräfte denken: Es ist einfach zu viel geworden mit den E-Mails. Durch das permanente Mailen wird die Kommunikation langsamer statt schneller. Einmal habe ich von einem Manager bei Google gehört, der 148.000 E-Mails in seinem Outlook-Posteingang hatte: gelesene, ungelesene, CCs, BCCs, Newsletter, Autoresponder-Nachrichten – alles. Was für ein Wahnsinn!
In diesem Kapitel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den E-Mail-Wahnsinn beenden. Das geht tatsächlich, selbst wenn Sie aktuell 50, 100 oder noch mehr E-Mails pro Tag erhalten. Allerdings müssen Sie dazu aktiv werden. Die Software-Industrie wird das Problem nicht für Sie lösen, trotz aller Fortschritte bei der Suchtechnologie. Und ich habe – leider – auch keinen Zaubercode, den Sie nur aus diesem Buch in Ihren Rechner kopieren müssten. Wenn Sie aber bereit sind, etwas Zeit zu investieren, um Ihre Strukturen zu optimieren, und dazu noch einige positive Gewohnheiten entwickeln, verspreche ich Ihnen, dass die Überlastung für Sie ein Ende haben wird. Mehr noch: dass Sie mit der E-Mail im Management-Alltag wieder Zeit sparen, statt sie zu vergeuden.
Alles eine Frage der Struktur
Im Papierzeitalter erkannte man das gut organisierte Büro an einem cleveren Ablagesystem – alles hatte seinen Platz. Wer immer fleißig ordnete, abheftete sowie die „Rundablage“ – den Papierkorb – fütterte, der behielt den Überblick. Jeden Abend war der Schreibtisch leer. Im digitalen Zeitalter ist das nicht wesentlich anders. Die Technik gibt Ihnen keine bestimmte Struktur vor, sondern Sie müssen Ihre eigene Struktur auf die Technik übertragen. Alle, die auf ihren Rechnern kein funktionierendes Ablagesystem installieren, werden immer den Eindruck haben, in E-Mails zu ertrinken. Sie werden auch selten auf Anhieb finden, wonach sie gerade suchen.
TIPP:
Nutzen Sie das kostenlose 14-Wochen-Programm für Smart Working. Infos unter www.jekelpartner.de/digitalworking
Ich halte überhaupt nichts von der Behauptung, dass immer intelligentere Suchinstrumente das Ordnen beziehungsweise Löschen von E-Mails auf absehbare Zeit überflüssig machen werden. Denn es werden ja nicht nur die Suchfunktionen immer besser, sondern auch die Datenmengen immer größer. Ein klassisches Katz-und-Maus-Spiel. Die Suchfunktion mag noch so „intelligent“ sein – wenn Sie 100.000 Nachrichten nach einem Dateianhang durchsuchen, der Ihnen vor Wochen von Ihrem Mitarbeiter gemailt worden ist, werden Sie mehr Suchtreffer erhalten, als Ihnen lieb ist.
Selbsttest: Wie gut haben Sie Ihre E-Mails im Griff?
Der folgende Test gibt Ihnen einen schnellen Überblick, wie gut Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit E-Mails bereits beherrschen. Zählen Sie einfach, bei wie vielen der folgenden zehn Aussagen