Regelmäßiger Termin für feste Aktivitäten
Eine typische Technik, dem vorzubeugen, ist das Einrichten eines so genannten „Jour fixe“. Dieser aus dem Französischen kommende „feste Tag“ ist eine Vereinbarung mit sich selbst oder zwischen verschiedenen Leuten, sich zu einem regelmäßigen Termin für eine regelmäßig feste Aktivität zu treffen. Auf niedrigster Ebene handelt es sich dabei um den „Stammtisch“, bei dem sich an einem bestimmten Tag der Woche Freunde zum Bier in einem Lokal verabreden. Auf höchster Ebene handelt es sich um einen Serientermin, zu dem in einem Unternehmen die Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats zusammenkommen, um über aktuelle Belange zu diskutieren. Machen Sie sich das „Jour fixe“-Prinzip persönlich zunutze. Vereinbaren Sie mit Freunden einen festen Termin, zudem Sie sich zu sportlichen oder kulturellen Aktivitäten treffen. Einigen Sie sich mit potenziellen Unternehmenspartnern auf einen festen Tag in der Woche, um Ihren Fortschritt durch regelmäßige Diskussionen und Arbeitstermine voranzutreiben.
Etablieren Sie vielleicht einen „Jour fixe“ im Rahmen einer Lerngruppe für Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Gerade dieses Beispiel zeigt den Vorteil der „Jour fixe“-Technik: Wer seine grundlegende Bildung im Rahmen eines Schulabschlusses, einer Berufsausbildung und/oder eines Studiums absolviert hat, erfährt in der Regel einen starken Einbruch seiner aktiven Weiterbildung. Auch wenn der Wille vorhanden ist, eine bestimmte Sprache zu lernen oder sich in einem fachlichen Spezialgebiet zu vertiefen, fehlt der Druck regelmäßiger Prüfungen. Der gute Wille zum Lernen und Weiterbilden ist da, ebenso die Erkenntnis, wie wichtig die kontinuierliche Weiterbildung ist. Doch, wo der Druck fehlt und eine Flut dringender Dinge den Alltag zu diktieren scheint, geht so mancher gute Wille unter. Richten Sie einen „Jour fixe“ mit anderen ein, ist das vereinbarte Zeitfenster in Ihrer persönlichen Zeitplanung erstens gesperrt. Zweitens fungiert die Vereinbarung mit anderen als Hemmschwelle und mentale Barriere, den wichtigen Termin bei „besonders dringenden“ Aktivitäten doch zu verschieben oder ausfallen zu lassen. Wenn alle sich auf den Termin einstellen und sich anderer Dinge entledigen oder diese umorganisieren, möchten Sie sicher ungern für den Ausfall der Lerngruppe verantwortlich sein.
Feste Termine
Die „Jour fixe“-Technik hat nebenbei noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie über lange Zeit einen festen Termin für eine bestimmte Aktivität reserviert haben, können sich auch Ihre Mitmenschen wie Familienmitglieder, Freunde und Arbeitskollegen darauf einstellen. Es ist für alle Ihre Bezugspersonen verlässlich und klar, dass Sie an einem bestimmten Abend früher die Arbeitsstelle verlassen, später nach Hause kommen oder an einem bestimmten Tag der Woche grundsätzlich keine Zeit für andere Aktivitäten haben. Diese Berechenbarkeit im positiven Sinne erleichtert das Zusammenleben in Familie und Freundeskreis. Gleichzeitig ist sie auch eine direkte Erleichterung für die Beteiligten: Wenn Sie zum Beispiel einen festen Abend im Monat mit Ihrer Tante, Oma, Ihren Eltern, Ihren Kindern oder Ihrem Neffen verbringen wollen, um gemeinsam zu kochen und zu plaudern, brauchen Sie nicht jedes Mal Termine abzustimmen. Sofern keine Ausnahmen wie Urlaub oder Krankheit vorliegen, ist für alle Beteiligten der Termin gegeben. Sie müssen nicht jedes Mal rückfragen und bestätigen, ob es bei dem Termin bleibt. Stattdessen vereinbaren Sie durch den „Jour fixe“, dass der Termin standardmäßig stattfindet und nur gegebenenfalls abgesagt wird.
Kurzmitteilungen
Wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden
Ob Manager oder Sachbearbeiter – ein Großteil der täglichen Arbeitszeit konzentriert sich auf Kommunikation und Korrespondenz. Getreu dem Grundsatz, wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden, gilt es an dieser Stelle anzusetzen, um durch effizientere Vorgehensweisen und Techniken Zeit zu sparen. Nutzen Sie gerade für den innerbetrieblichen Austausch von Informationen, Dokumenten und Anfragen Kurzmitteilungen. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, besondere Schnellantwort- und Memo-Blöcke für Kurznachrichten zu verwenden. Nutzen Sie beispielsweise die kleinen gelben Klebezettel, um auf Dokumenten einen Vermerk zu machen, bevor Sie sie weiterreichen.
Sofern möglich, vereinbaren Sie mit häufigen Interaktionspartnern, bei Kurznachrichten über E-Mail nur die Betreffzeile zu nutzen. Dadurch muss der Empfänger die Mail nicht erst öffnen, sondern erhält ausreichend Informationen bereits beim puren Einsehen seiner Mailbox. Als Sender ersparen Sie sich gleichzeitig die scheinbar zwingenden Formalien einer E-Mail wie „Guten Tag Frau Moritz“, „Anbei die von Ihnen .. .“,„Mit freundlichen Grüßen“ sowie Ihre Signatur. Vereinbaren Sie ein Schlusszeichen bzw. Erkennungszeichen in der Betreffzeile, anhand derer die Mail als Kurzinfo identifiziert werden kann. Gängige Vorschläge sind, dem Betreff ein Kürzel wie „nfm“ (no further message), „thx“ (thanks) oder „eom“ (end of message) zu hinzuzufügen.
Für den privaten Bereich empfehlen sich die verbreiteten SMS-Kurzmitteilungen (short message service). Überprüfen Sie jedoch kritisch, ob in vielen Fällen ein kurzer Anruf nicht zeitsparender ist, als mehrere SMS mit Phasenverzug zur Abstimmung eines Termins zu versenden.
Prinzip der kleinen Schritte
Jede noch so große Reise beginnt mit dem ersten Schritt.
Nutzen von Wartezeiten
Setzen Sie bei allen Aktivitäten und Zielen auf das Prinzip der kleinen Schritte. Statt Dinge permanent aufzuschieben, nutzen Sie Gelegenheiten, um Dinge zwischendurch zu erledigen. Dies darf nicht dazu verkommen, dass Sie sich in unzählige Aktivitäten zerstreuen. Es ist jedoch sinnvoll, bei Wartezeiten zwischen zwei Aufgaben oder Terminen sowie in leistungsschwachen Zeiten wie nach dem Mittagessen aufgelaufene Arbeiten schrittweise abzuarbeiten. Viele Dinge verschieben wir mit dem Gedanken, uns dafür einmal einen ganzen Tag zu nehmen, um diese dann in einem Kraftakt abzuarbeiten. Typische Aktivitäten dafür sind „Keller aufräumen und entrümpeln“, „den Stapel der Zeitschriften sichten“ oder „die ganzen E-Mails endlich einmal beantworten“.
Je weiter Sie Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden sie
Nach dem Grundsatz des Zusammenfassens und „en-bloc“-Abarbeitens scheint ein solches Vorgehen sinnvoll. In der Praxis führt dieses Verhalten jedoch zu einem typischen Problem: Je weiter Sie solche Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden diese Aufgaben. Der Keller wird immer unordentlicher und überfüllter, der Stapel mit den Zeitschriften wächst und wächst, und die Liste der zu beantwortenden E-Mails wird immer länger. Damit baut sich Schritt für Schritt eine immer größere psychologische Hürde auf, die Sie immer mehr davon abhält, das Problem in Angriff zu nehmen. Hätten Sie vor einigen Wochen damit begonnen, die Aufgabe zu lösen, wäre sie vielleicht in zwei, drei Stunden erledigt gewesen; inzwischen hat sich jedoch so viel angesammelt, dass Sie dafür mehrere Stunden brauchen werden.
Lassen Sie den Berg von Arbeit nicht anwachsen, sondern verfolgen Sie das Prinzip der kleinen Schritte. Wann immer sich die Gelegenheit bietet, arbeiten Sie einen kleinen Teil dieses Berges ab. Nehmen Sie jedes Mal, wenn Sie im Keller sind, ein oder zwei Teile mit zum Mülleimer. Lesen und entsorgen Sie jeden Abend vor dem Einschlafen eine Zeitschrift von dem großen Stapel. Und beantworten Sie nach jedem Mittagessen ein oder zwei E-Mails, bevor Sie sich der nächsten Aufgabe zuwenden. Kurz nach dem Essen sind Sie sowieso aufgrund des vollen Magens zu keiner Höchstleistung in der Lage. Jeder kleine Schritt bringt Ihnen jedoch ein kleines Erfolgserlebnis und langfristig eine Lösung des ursprünglichen Problems.
Statt sich einen ganzen Tag für ein großes „Projekt“ voller aufgeschobener Aktivitäten reservieren zu müssen, haben Sie die Dinge Schritt für Schritt nebenbei erledigt. Dadurch haben Sie vielleicht effektiv gemessen keine Zeit gespart. Ihre Arbeitsweise ist jedoch durch eine gewisse Ausgeglichenheit und Homogenität gekennzeichnet.