Zeitmanagement
Knappheit der Zeit
Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder Burn-out, dies alles sind Symptome der modernen Arbeitsgesellschaft. Es scheint paradox: Obwohl wir immer schneller reisen und kommunizieren können, immer mehr Dinge automatisiert, delegiert oder direkt nach Hause geliefert werden können, scheint die Zeit für viele Menschen immer knapper zu werden. Immer mehr Dinge sollen oder wollen geplant, erledigt oder unternommen werden. Ursache sind die beständig zunehmenden Möglichkeiten, seine Zeit zu verbringen, und die im harten Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt steigenden Anforderungen an jeden Arbeitnehmer. In diesem Umfeld alle Optionen wahrzunehmen, ist so gut wie unmöglich. Die richtige Zeiteinteilung ist deshalb eine wesentliche Voraussetzung für die persönliche Entfaltung, für erfolgreiches Arbeiten, Lernen und Leben, für weniger Stress und letztlich einen ausgewogenen und gesunden Lebensentwurf.
Typische Zeitfresser und Zeitfallen
Jeder hat 24 Stunden Zeit am Tag
In Ihrer fortschreitenden Karriere und mit der Übernahme zusätzlicher Lebensrollen scheinen Sie immer weniger Zeit zu haben. So trivial es klingt, sollten Sie sich jederzeit bewusst bleiben, dass für jeden Menschen der Tag 24 Stunden hat. Hilflose Aussagen wie „Ich habe keine Zeit“ sind so gesehen also falsch und zudem ein ungünstiger Ansatz. Eine richtige Herangehensweise besteht in der Einstellung „Dafür nehme ich mir keine Zeit“ oder „Andere Dinge haben eine höhere Priorität für mich als diese Angelegenheit“. Damit machen Sie sich und anderen klar, dass Sie sich sehr wohl Ihrer Zeitkapazitäten und deren Verwendung bewusst sind. Die Verwendung dieser Zeit kann dabei aus aktiver Entscheidung oder Fremdbestimmung heraus resultieren. Da Sie die Zahl der Stunden pro Tag schlecht anpassen können, gilt es also, erstens eine sinnvolle Priorisierung ihrer Aktivitäten vorzunehmen sowie zweitens mögliche Zeitfresser zu identifizieren und einzuschränken.
Es mag enttäuschend sein, aber Sie haben nicht zu wenig Zeit, sondern zu viele Aufgaben oder sich zu viel vorgenommen. Eine der wesentlichen Fähigkeiten im Rahmen des Zeitmanagements ist dabei so simpel wie effektiv: Sie müssen lernen „Nein“ zu sagen. Dieses „Nein“ zielt als Erstes auf typische Zeitfresser.
Kategorien von Zeitfressern
Die meisten Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich dabei in vier Kategorien unterteilen: Ihre persönliche Arbeitsweise oder Arbeitsmethodik, Störungen oder Ablenkung, persönliche Schwächen und schlechte Zusammenarbeit. Die Tabelle 4 nennt Beispiele aus der Arbeitswelt.
Tabelle 4: Typische Ursachen und Beispiele für ineffiziente Zeitnutzung
| Ursache | Beispiele |
| Arbeitsmethodik | Unklare Ziele |
| Zu viel auf einmal tun zu wollen | |
| Mangelnde Ordnung und Überblick | |
| Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem | |
| Störungen | Unangemeldete Besucher |
| Private Ablenkung Lärm | |
| Langwierige Besprechungen | |
| Eingehende Anrufe | |
| Persönliche Schwächen | |
| Unfähigkeit „Nein zu sagen“ | |
| Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin | |
| Hast, Nervosität | |
| Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung | |
| Zusammenarbeit | |
| Mangelhafte Information und Kommunikation | |
| Zu wenig Delegation | |
| Wartezeiten (bei Terminen) |
Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung
Fünf Schritte erfolgreichen Zeitmanagements
Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Techniken, von denen die wichtigsten weiter unten erläutert werden. Grundsätzlich basiert jede Verbesserung Ihres Zeitmanagements aber auf fünf wesentlichen Schritten:
▪1. Ziele definieren
▪2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten
▪3. Prioritäten setzen
▪4. Langfristige Planung
▪5. Wochen- und Tagesorganisation
1. Ziele definieren
Zielorientierte Zeitplanung
Zeitmanagement besteht zu einem Großteil aus der Planung von Aktivitäten. Eine solche Planung setzt Kenntnis darüber voraus, wie lange eine Aktivität dauert, wann sie anfängt und wann sie endet. Diese Zeitorientierung erfordert wiederum Messbarkeit, das heißt, Sie müssen in der Lage sein festzustellen, wann das gewünschte Ergebnis erreicht bzw. die Aktivität abgeschlossen ist. Dies erfordert eine konkrete Zielformulierung, die im Idealfall die im Abschnitt „Ziele richtig definieren“ (Kapitel 1.2.) detailliert analysierten Merkmale Schriftlichkeit, Realismus, Terminierung, Messbarkeit, positive und aktive Formulierung, Verantwortungszuweisung und Visualisierung aufweist. Rekapitulieren Sie noch einmal, wie zuträglich die richtige Zielformulierung für eine erfolgreiche Zeiteinteilung und effektives wie effizientes Arbeiten ist. Insbesondere die Terminierung von Aktivitäten, also das Zeitziel, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement.
2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten
Aufgabenanalyse
Der Anfang aller Zeitplanung liegt im Erfassen und Festhalten aller Aufgaben, Aktivitäten und Termine. Um diese Aktivitäten zu konkretisieren, notieren Sie sie auf einer Liste. Nutzen Sie dafür am besten den Computer, um die einzelnen Elemente später leichter ordnen zu können. Alternativ können Sie auch Karteikarten oder eine Pinnwand verwenden. Auch Mindmaps sind hilfreich, um die verschiedenen Aktivitäten zu sammeln und später zu organisieren. Zu Beginn sind Post-it-Klebezettel am Monitor vielleicht noch praktisch; früher oder später benötigen Sie jedoch einen Kalender. Dabei ist vorerst irrelevant, ob Sie dafür einen Time-Planer für die Tasche, einen PDA, Palm bzw. ein Smartphone oder eine Software am Computer verwenden.
Erfassen von Arbeitspaketen
Hilfreich kann im Rahmen der Ist-Aufnahme Ihrer Aktivitäten auch eine detaillierte Aufzeichnung aller Betätigungen im Laufe eines Tages oder einer Woche sein. Scheint es auch aufwendig, einmal eine Woche lang minutiös Tagebuch zu führen, so zeigt sich im Ergebnis doch, wie viele Tätigkeiten Sie zwischendurch und ungeplant im Laufe eines Tages durchführen.
Häufig wird Ihnen erst in diesem Moment bewusst, wie viel Zeit die normalerweise ungeplanten täglichen Routinearbeiten tatsächlich in Anspruch nehmen. Wichtige Methoden, um diese Arbeiten so effizient wie möglich zu erledigen, lesen Sie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.