La clasificación por temas es bastante utilizada en bibliotecas y librerías, en las cuales se ordenan los libros agrupándolos en diferentes departamentos según su temática: novela, volúmenes jurídicos, idiomas, etc.
4. Resumen
El archivo constituye la ordenación y clasificación de los distintos documentos existentes en una empresa u organización, es el “conjunto orgánico de documentos que una persona, sociedad o institución, produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.”
Así, archivar es el procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa de manera metódica.
El proceso implica la creación y mantenimiento de un archivo que conlleva un meticuloso proceso, compuesto por varias fases: identificación, valoración y organización. Esta última comprende los pasos de clasificación, ordenación, estampillado e instalación.
Los ficheros pueden ser organizados atendiendo a distintos criterios, como pueden ser el numérico, el alfanumérico, el cronológico, el geográfico o por asuntos y materias.
| Ejercicios de repaso y autoevaluación |
1. ¿Cuáles son las principales funciones del archivo?
2. A continuación se verá como Laura, secretaria de una empresa de limpieza, realiza el proceso de archivo de varias facturas que le han llegado por una serie de servicios contratados por la corporación para la que trabaja. Los pasos de archivo se exponen de manera desordenada. Indique en cada caso, de qué paso del proceso de archivo se trata.
3. Indique en qué archivo (activo, semiactivo o inactivo) colocaría los siguientes documentos.
a. Balances contables del año anterior.
b. El acta de reunión de socios ordinaria celebrada dos años atrás.
c. Fichas de datos de clientes.
4. Ordene las fichas de los siguientes clientes teniendo en cuenta el sistema de clasificación geográfico. Recuerde que también es necesario considerar el criterio alfabético.
5. Julián acaba de empezar a trabajar en un video club y tiene que ordenar los siguientes títulos. Ayúdele a hacerlo siguiendo el criterio temático, en este caso, géneros. La películas serían las siguientes:
a. E.T.
b. El bueno, el feo y el malo
c. Los puentes de Madison
d. Blade Runner
e. Saw
f. Sin perdón
g. Mejor imposible
h. Algo pasa con Mary
i. Mar adentro
j. Independence Day
k. Viernes 13
l. Bailando con Lobos
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