2. La relación interdepartamental
Si en el contexto hostelero la relación interdepartamental es fundamental para el buen funcionamiento global de la empresa, en unos servicios que pueden llegar a ser tan complejos y variados, y en muchas ocasiones enormes en número de comensales que atender, este factor es más que importante.
Las relaciones entre los departamentos de una empresa de catering deben centrarse en llevar a cabo tres líneas fundamentales:
1 La presentación de nuevos desarrollos por parte de cualquier departamento, para su puesta a disposición al resto de la empresa.
2 El diseño y realización de cada evento concreto.
3 El uso de cada material, materia prima, espacio dentro de las instalaciones, etc., para coordinarlo con el resto de departamentos.
En el día a día de una empresa de catering, las reuniones para plantear servicios deben ser continuas, aunque establecidas con la lógica que marque la propia organización de los distintos eventos. Pero no solo deben ser reuniones al hilo de la preparación de servicios contratados, también debe haber reuniones periódicas para exponer nuevas vías de negocio, explicar nuevas adquisiciones de maquinaria o utensilios, presentar menús, etc.; todo ello para conseguir que cualquier departamento pueda, en el planteamiento de su trabajo, contar con las posibilidades que le brindan los nuevos desarrollos de sus compañeros, y que todos puedan aportar sus experiencias para seguir realizando un buen trabajo en el presente y futuro.
Usualmente, los trabajadores de una empresa hostelera gustan de poder ofrecer una muy amplia oferta de productos a sus clientes para no tener que atender demasiadas ‘peticiones extraordinarias’, que les rompería la mise en place, haciendo uso siempre de lo que se tiene preparado. En este contexto, los trabajadores tienen este campo mucho más abierto a aquello que el cliente desee, por lo que las preparaciones (sobre todo en el área de montaje) no siempre pueden llevarse a cabo con mucha antelación. Eso es algo a lo que deben estar preparados todos los departamentos, y que exige que entre ellos haya una comunicación muy fluida, fácil y sin trabas, con todos los elementos previamente pactados y dados a conocer.
Definición
Mise en place
Es un término francés que significa “puesta en su lugar”. Es la preparación previa a los servicios, en la que se coloca todo lo necesario en su lugar, de forma accesible y en cantidad suficiente.
2.1. Importancia de la comunicación interdepartamental
Una buena comunicación entre departamentos estará fundamentada en dar a conocer todos los requisitos a tener en consideración ante cualquier evento, estableciendo las tareas o funciones propias de cada departamento, para poder llevar a cabo con el mayor éxito posible cualquier propuesta. Así algunos de los motivos o causas a exponer en cualquier encuentro son:
1 Comunicación para saber con la mayor anticipación posible qué materiales deberán preparar, adquirir, reparar o modificar antes de las jornadas de montaje.
2 Comunicación para poder rectificar en algún momento de la preparación, al instante en que se produzca un cambio de parecer por parte del cliente (que los hay).
3 Comunicación para poder contratar el personal o las empresas externas necesarias para acometer todos los trabajos necesarios.
4 Y comunicación para coordinar todos los movimientos, y aprovechar las sinergias de todos los profesionales de cada una de las áreas y departamentos de la empresa.
Además de las reuniones ordinarias y extraordinarias que se pudieran planificar para llevar a buen término toda esta comunicación interdepartamental, habrá que establecer unos sistemas de memorándums, correos electrónicos u otros documentos, que se recibirán en tiempos pactados y por los profesionales asignados para esas tareas.
La comunicación es fundamental en todas las empresas.
Las empresas de grandes dimensiones, que necesitan una mayor departamentalización y cuyas plantillas están bastante dimensionadas, funcionan de forma algo más compleja, por lo que los distintos departamentos, áreas o sectores tienen pactados entre sí unos procedimientos en los que se especifica la forma de actuar, sobre todo en cuanto a las relaciones interdepartamentales se refiere. En estos procedimientos se especifica:
1 Los tiempos de respuesta para cada petición.
2 Las personas encargadas de recibir y enviar cada comunicado en cada departamento.
3 Las formas de proceder en cada tarea de cada área o profesional y las comunicaciones que generan o esperan.
4 Los formularios a utilizar para cada tipo de comunicado.
5 Las personas implicadas en cada tarea y el nivel de decisión que tiene cada una de ellas.
6 Los profesionales que vendrán a cubrir vacantes por bajas, vacaciones u otras contingencias.
7 La periodicidad de las reuniones ordinarias y las situaciones en las que se convocarán las extraordinarias, así como los cauces para dichas convocatorias y las personas implicadas.
Otra de las razones por lo que la coordinación es fundamental es la imagen que se da a los clientes. Una empresa poco coordinada es muy fácil de detectar por un posible cliente, y esto es algo muy negativo para darse a conocer. El cliente debe ver cómo se van cumpliendo los plazos pactados y que todos los profesionales con los que trate en cada fase estén perfectamente al corriente de lo tratado anteriormente, y dando siempre las mismas respuestas y alternativas. Es una cuestión de seriedad que no podría ser bien llevada de no existir coordinación entre los profesionales de cada departamento.
Importante
La coordinación es fundamental de cara al público ya que ofrece al cliente la confianza de que los trabajos se realizan en tiempo y forma correcta.
Recuerde
Todo aquello que un departamento pueda proponer, desarrollar o incluso inventar, como complemento a la oferta a clientes, suele tener repercusiones en el trabajo del resto de áreas de la empresa. Las reuniones periódicas tienen el objetivo de ir presentando todas estas nuevas líneas, máquinas, menús, ofertas o utensilios, que harán más atractivo el producto/servicio en el mercado, y para que todos los profesionales sepan cómo incluirlas en su trabajo diario.
Aplicación práctica
Una empresa de catering ofrece diferentes servicios tematizados por diferentes culturas, a través de distintos menús internacionales: comida árabe, comida mediterránea, comida mejicana, comida hindú o comida andaluza, con el consiguiente montaje en ambientes acordes con cada cultura. Sin embargo, durante la presentación de la oferta a un cliente este no encuentra su servicio ideal de entre los que se le presentan, y más bien le agradaría una mezcla de todos ellos. ¿Cuál sería la actitud correcta, tanto del personal del área comercial como del resto de jefes de equipo de todos los departamentos?
SOLUCIÓN