1 Datos del comprador.
2 Datos del vendedor.
3 Número de pedido (que facilita el registro del pedido y el seguimiento del mismo).
4 Fecha de realización del pedido.
5 Dirección de entrega de la mercancía.
6 Artículos y cantidades solicitadas de cada uno de ellos.
7 Condiciones y forma de pago.
8 Opcionalmente puede incluir:Forma en la que se ha realizado el pedido (telefónicamente, por correo, etc.)Precios unitarios de los artículos o subtotal del pedido.Confirmación del vendedor acerca de los datos del pedido (principalmente cantidades y precios).
El pedido puede realizarse por diversas vías:
1 Telefónicamente: aunque es aconsejable que la solicitud quede respal-dada por algún documento escrito.
2 Mediante correo: ya sea correo ordinario o electrónico, en el que se recoja una carta comercial en la que se soliciten los artículos que se desean adquirir.
3 Por impreso: documento estándar realizado por el cliente o el vendedor relleno únicamente con los datos necesarios para iniciar la compraventa y que ya han sido descritos anteriormente. El impreso, una ver relleno, puede ser remitido por diversos medios: fax, correo electrónico, etc.
4 A través de representantes del vendedor, si el trabajo consiste en visitar compradores para vender sus productos: en los casos en los que el pedido se hace así, el comercial es el encargado de rellenar el impreso de pedido en calidad representante de la empresa vendedora.
En cualquier caso, el pedido será remitido al departamento contable para que el albarán y la factura asociados a dicho pedido sean realizados.
Nota
Pedido, albarán y factura serán, por tanto, tres documentos vinculados; pero no necesariamente un pedido irá asociado a un único albarán y a una única factura, sino que un mismo pedido puede generar varios albaranes y cada albarán generar a su vez varias facturas, como se verá más adelante.
Modelo de pedido
Actividades
5. Copiar el modelo de ficha de pedido de la figura anterior y completarlo con datos de una empresa real o ficticia y con un pedido de materias o artículos que pudieran demandar de otra empresa, indicando todos los apartados.
En lo que respecta a los impresos de pedidos, cualquier empresa puede utilizar uno de los siguiente modelos:
1 Modelo de Carta Pedido.
2 Impreso de Pedido a rellenar por la empresa que recibirá la mercancía.
3 Impreso de Pedido cumplimentado por un comercial de la empresa vendedora.
4.2. Albarán
Una vez que la empresa vendedora ha recibido y aceptado el pedido, esta se compromete a entregar los artículos solicitados antes de la fecha de entrega acordada.
Acompañando a la mercancía debe ir el albarán o la nota de entrega, que es un documento en el que se acepta y se confirma que la entrega ha sido realizada correctamente.
Nota
En caso contrario, el cliente puede optar por devolver el envío o rectificar los posibles errores en el albarán.
De la misma forma que ocurre con los pedidos, no hay normas concretas para realizar el albarán; aunque debe incluir unos datos fundamentales para que tenga validez:
1 Datos del vendedor.
2 Datos del comprador.
3 Número de albarán (generalmente relacionado con el número de pedido para su identificación).
4 Número del pedido vinculado.
5 Fecha de entrega.
6 Dirección de entrega.
7 Bultos entregados.
8 Remitente del envío.
9 Descripción de los materiales enviados.
Una vez que el albarán es firmado por el cliente, es devuelto al proveedor de la mercancía, excepto una copia que será archivada por la empresa compradora.
La firma validará la emisión de la factura y servirá de prueba si surgieran desacuerdos entre comprador y vendedor en cuanto a las mercancías suministradas o los pagos realizados.
Las copias del albarán firmadas y devueltas son entregadas al departamento de ventas.
Nota
El albarán servirá de patrón para la creación de la factura, ya que en él se reflejan los productos que realmente han sido entregados a los clientes.
Modelo de albarán
4.3. Factura
La factura es un documento legal emitido por el vendedor que acredita la compraventa de artículos o la prestación de un servicio.
Nota
Su entrega al comprador es obligatoria y el vendedor debe quedarse con una copia que acredite que la operación ha tenido lugar.
Aunque para su realización no existe un formato determinado, sí debe cumplir con los requisitos mínimos exigidos por ley y que inciden en la información que la factura recoge:
1 Datos identificativos y fiscales de la empresa vendedora (incluyendo NIF o CIF).
2 Datos identificativos y fiscales del comprador y número de cliente si dispusiese del mismo (incluyendo NIF o CIF).
3 Número/referencia de la factura (todas las facturas emitidas por una empresa deben ser correlativas), referencia de albarán y pedido asociados.
4 Fecha y lugar de emisión de la factura.
5 Descripción de la compraventa realizada (cantidad, descripción, precio unitario e importe total).
6 Base imponible.
7 Impuesto aplicable y tipo impositivo.
8 Importe total de la factura, que incluirá los gastos adicionales y los descuentos que deriven de la operación. Nota: Para la validez de la factura es fundamental que quede recogida la moneda de valoración utilizada en el documento.
9 Descuento aplicado si se hubiera realizado una compraventa con algún tipo de descuento.
Junto con estos datos es importante conocer y registrar en la factura conceptos como descuentos e impuestos, ya que estos harán que el importe total se modifique.
Modelo de factura