2 El conocimiento explícito de los puestos de trabajo existentes en la entidad.
El puesto de trabajo es la intercepción entre la empresa y los trabajadores que la conforman. Cuando una persona es contratada por una organización, su puesto de trabajo marca y determina sus responsabilidades, sus funciones, sus tareas y condiciones laborales.
Nota
Hoy por hoy, el puesto de trabajo es, sin lugar a dudas, la vinculación más determinante entre la empresa y el empleado, en consecuencia, un análisis de puestos bien elaborado se hace imprescindible, porque la ocupación de dichos puestos debe tener en cuenta las categorías profesionales y las condiciones laborales y económicas.
El análisis del puesto de trabajo es el proceso metódico que ayuda a conseguir la información referente a todos los componentes del puesto, mediante el estudio, la investigación y, por supuesto, la observación.
En la actualidad, los métodos de análisis que se utilizan son los siguientes:
1 Observación directa: se realiza mientras el empleado ejecuta sus funciones y tareas, el hecho de ser observado puede tener connotaciones negativas en el resultado, pero también es una forma ideal para recabar datos sistemáticos y homogéneos de toda la plantilla.
2 Entrevistas: es un encuentro directo entre trabajador y un especialista cualificado, con el objetivo de reunir la información necesaria para el análisis. Es un método que elimina posibles interferencias y mediante el cual se reúne una gran cantidad de datos útiles.
3 Informes y cuestionarios: se basan en registros administrativos bien estructurados, que deben ser sencillos de leer y comprender. De la seriedad con que se tome el empleado estos métodos, dependerá la calidad de la información recabada.
4 Medición de funciones y actividades diarias: tratan de delimitar diariamente las actividades y funciones realizadas, con el fin de conocer la dificultad y el tiempo invertido en realizarlas.
5 Métodos mixtos: son métodos híbridos que mezclan los anteriormente descritos, hacen que el análisis sea más completo, puesto que se poseen varias vías de obtención de información.
El conocimiento amplio de los puestos de trabajo a través de estas técnicas será fundamental para que los responsables de recursos humanos puedan trabajar de manera eficiente y eficaz, premisa que ayudará a que la entidad, en términos globales, obtenga mejores resultados.
Aplicación práctica
Manuel es el supervisor de una empresa de logística. Últimamente, observa que los operarios están teniendo accidentes de trabajo y que las bajas por estrés laboral y lesiones se han disparado. Las condiciones de trabajo son duras y las jornadas se hacen largas en el área de producción. Es necesario obtener información para ayudar a estos trabajadores a que su trabajo sea menos repetitivo, y no sufran accidentes ni estrés laboral.
Comente a Manuel dos formas efectivas de obtener información sobre sus operarios, y así poder mejorar sus respectivos puestos de trabajo.
SOLUCIÓN
Para mejorar las condiciones laborales, Manuel deberá, en primer lugar, recurrir al método de observación directa para erradicar lo antes posible las causas de los accidentes de trabajo.
En segundo lugar, puede elegir cualquiera de los restantes métodos; no obstante, si la confianza entre el responsable y los operarios es alta, lo lógico sería una entrevista individualiza con cada uno de los trabajadores, esto le reportaría información directa y de gran valor, que ayudará a Manuel a mejorar la situación laboral. Seguramente esta atención disminuirá el alto estrés de la plantilla y los accidentes de trabajo.
3.2. Descripción del puesto de trabajo
La siguiente fase que se activa inmediatamente después de que los puestos de trabajo hayan sido analizados, es la descripción del puesto de trabajo, que consiste en una descripción minuciosa y rigurosa de toda la información, para sacarle la mayor utilidad posible.
Una descripción de puestos de trabajo fruto de un buen análisis tendrá la siguiente relación de contenidos:
| ¿QUÉ HACEN LOS TRABAJADORES? |
| ¿POR QUÉ LO HACEN? |
| ¿CÓMO Y CON QUÉ LO HACEN? |
| ¿DÓNDE Y CÚANDO LO HACEN? |
| ¿QUÉ IMPLICACIONES TIENE LO QUE HACEN? |
| ¿CÓMO SE RELACIONAN TODOS LOS PUESTOS ENTRE SÍ? |
3.3. Planificación de plantillas
La planificación de plantillas requiere una serie de estudios de un profundo calado organizacional sobre las necesidades del proyecto, también requiere centrarse en otra serie de factores, como son el económico o el social, en pro de conseguir un equipo eficiente.
Importante
Sin una óptima planificación se pueden cometer grandes errores, que pueden aumentar los gastos o disminuir la productividad.
En la siguiente tabla se detallan cinco puntos fundamentales que servirán para realizar una correcta planificación de la plantilla.
| PUNTOS FUERTES PARA UNA PLANIFICACIÓN ÓPTIMA | |
| TRAZAR UNA ESTRATEGIA | Antes de comenzar, es necesaria una línea de actuación en ámbitos como la administración, distribución, comercialización, producción, etc., definir el negocio en sí mismo. |
| TENER CLARA LA CULTURA ORGANIZACIONAL | Toda persona que se incluya en el proyecto, en menor o mayor medida, debe poseer los hábitos, costumbres, actitudes y valores de la entidad. |
| DESCRIBIR PREVIAMENTE LOS PUESTOS A CUBRIR | Lo primero es describir correctamente la actividad que deberá gestionarse en cada uno de los puestos a desarrollar. |
| CONOCER Y ANALIZAR LA COMPETENCIA | Hay que ofrecer unas condiciones y unas retribuciones, marcando diferencias positivas con la competencia, con el debido conocimiento de los competidores se afinará mejor en las contrataciones. |
| PREVENCIÓN DEL ABSENTISMO | Tener una plantilla con el número suficiente de efectivos, y sensibilizarla del impacto negativo de faltar al centro de trabajo. |
| REALIZAR RATIOS DE ROTACIÓN | Tener en cuenta, por la edad, características y situaciones personales, las próximas jubilaciones o bajas posibles. |
Toda planificación se organiza en una serie de etapas, puesto que es un proceso importante y debe realizarse mediante una metodología concreta:
1 Análisis interno: esta primera etapa consiste en el estudio de la entidad, con la finalidad de identificar las áreas de actividad empresarial, sus diferentes funciones, las distintas categorías profesionales, los niveles de formación y capacitación de cada empleado y, por último, las relaciones formales e informales de la empresa. En esta fase, conviene realizar:Identificación de áreas de actividad y funciones.Elaboración de un organigrama previo.Confección de un inventario del personal y valoración previa de los puestos de trabajo.
2 Evaluación de la organización del trabajo: en la segunda etapa, el objetivo es descubrir los puntos fuertes y las debilidades como organización, para poder potenciarlos o atajarlas de forma prioritaria. Teniendo en cuenta estas premisas, se intentará elevar la eficacia, aumentar los grados de autonomía en los grupos internos de la empresa, mejorar el ambiente de trabajo y obtener