10. Determine qué canales de distribución debería utilizar según su visión de modelo de alojamiento rural.
11. ¿Qué amplitud cree que debería tener su canal de distribución?
4.4. Política de comunicación: organizar promociones, jornadas gastronómicas, concursos deportivos, etc., aprovechando las fiestas populares o festejos culturales y religiosos de interés
Todos los alojamientos necesitan comunicarse con su público para conseguir tres objetivos fundamentales:
1 Que sea conocido.
2 Que sea valorado.
3 Que sea aceptado.
La comunicación ha de realizarse tanto de cara al exterior (clientes, proveedores, intermediarios, instituciones públicas, prescriptores, líderes de opinión, etc.) como al interior (empleados, accionistas, etc.) y, como todo proceso de comunicación, ha de ser un proceso bidireccional. No sirve solo emitir un determinado mensaje, se deberá también escuchar lo que dice el interlocutor.
Las tareas del proceso de comunicación se resumen en evaluar, testar y seleccionar las herramientas, soportes y mensajes que mejor ayuden a hacer llegar el mensaje al público objetivo.
Una de las maneras más económicas, accesibles y eficaces de gestionar la política de comunicación será aprovechar aquellos eventos que sucedan en el entorno geográfico de influencia en provecho propio o, en su ausencia, que sea la propia empresa o establecimiento quien genere el evento.
Como ya se debe saber a estas alturas, los eventos promocionales habrá que planificarlos, determinando:
1 Objetivos a perseguir: por y para qué se quiere organizar el evento.
2 Público objetivo: para quién se organizará el acontecimiento.
3 Presupuesto disponible: cuántos recursos, económicos y humanos, se pueden adjudicar al evento.
4 Necesidades puntuales: qué se necesitará, tanto a nivel material (equipamientos, soportes, espacios, etc.) como inmaterial (autorizaciones, permisos, seguros, etc.).
5 Duración: durante cuánto tiempo va a funcionar el evento. Podrá ser puntual (una carrera deportiva) o duradero (una semana gastronómica).
6 Lugar de celebración: dónde se va a celebrar el acontecimiento.
7 Programación del evento: cómo se desarrollarán los distintos actos del evento.
8 Equipo de organización: quiénes serán los responsables de la planificación, ejecución y posterior gestión de resultados del evento.
9 Partenariado, colaboradores y patrocinadores: cuáles serán las empresas, entidades y particulares que colaborarán con la empresa ejerciendo de partners, colaborando en la organización o bien patrocinando el acontecimiento.
Ejemplo de evento con colaboradores, patrocinadores y partners
Los grandes eventos locales y comarcales, como son fiestas populares, festejos culturales, religiosos, etc., suelen traer consigo una afluencia masiva de gente, lo cual se traduce en plenas ocupaciones de los habitualmente escasos alojamientos rurales de la zona. Por eso no será necesario realizar ningún tipo de promoción específica que incite a la venta durante esas fechas. Lo que sí se deberá es aprovechar ese flujo masivo de clientes potenciales para promocionar el alojamiento en esas otras fechas en las que se sabe positivamente que la ocupación será media o baja. Muchos de ellos es la primera vez que vienen al destino y, si la experiencia les ha sido gratificante, seguramente quieran volver a visitarlo con más tiempo y tranquilidad.
Las acciones que se podrán emprender aprovechando la celebración de un acontecimiento multitudinario pueden ser del tipo:
1 Publicidad en los folletos, carteles y demás material impreso oficial del evento.
2 Patrocinio de cuñas publicitarias de radio, televisión o los speechs o pequeñas cuñas publicitarias que puedan hacer los presentadores del evento en directo.
3 Punto de información en el lugar de celebración del acontecimiento, como pueden ser stands, mesas de atención, punto de venta directo, etc. Allí se podrán entregar muestras de producto (en este caso, algún amenity con el nombre y logotipo, alguna degustación gastronómica del restaurante, etc.), vales descuento, promociones especiales, etc.
4 Acciones dirigidas a colectivos específicos. En el supuesto de la celebración en la comarca de un canicross (o carrera con perros), se podrá ofrecer alojamiento y comida gratis a los perros que acompañen a sus amos en próximas visitas o hacerles notar que en el alojamiento se admiten perros.
5 Acciones conjuntas con otras empresas que proporcionen dimensión, diversidad y visibilidad durante el evento.
6 Sorteos de noches gratis, comidas, paquetes turísticos, etc., entre los asistentes al evento.
7 En el caso de eventos deportivos, patrocinio de trofeos, premios para los vencedores, descuentos y condiciones especiales para participantes, etc.
8 En el caso de eventos religiosos, promociones especiales y descuentos para determinadas cofradías, hermandades, etc.
Aplicación práctica
Usted es aficionado a la bicicleta de montaña y conoce varios clubs de MTB a los que le será fácil llegar. La mejor época para la bicicleta es en invierno y principio de la primavera, antes de que el calor apriete, hecho que coincide con la época de menor afluencia a su alojamiento, por lo que ha decidido organizar una competición de mountain bike para fomentar su afición y, de paso, poder ocupar y promocionar su alojamiento en temporada baja. ¿Cómo organizaría el evento para que le ayudara a promocionar su establecimiento?
SOLUCIÓN
En primer lugar, habrá que determinar los costes que ocasionará la celebración del evento para ver si se pueden asumir desde el punto de vista económico y si va a ser económicamente rentable. Se determinarán no solo los costes de ejecución, sino también los de planificación y organización. No olvidar que habrá que pedir autorizaciones y permisos a distintas entidades, lo cual también puede acarrear ciertos costes y algún que otro quebradero de cabeza. También se deberá disponer de seguros de accidentes y de responsabilidad civil para poder realizar la actividad y eso conllevará un gasto añadido. Una vez calculados los costes, se determinará qué colaboradores, patrocinadores y partners podrán asumir todos o al menos una parte de ellos. Las entidades públicas suelen colaborar ayudando en la organización (ambulancias, médicos, protección civil, voluntarios, tráfico, etc.) o bien imprimiendo folletos y cartelería ya que no financian actividades privadas. Por otro lado, las empresas privadas podrán abonar distintas cantidades en función del espacio publicitario que ocupen en la prueba y así, desde el cartel de la competición hasta el arco de meta, pasando por podios, trofeos, camisetas conmemorativas de la prueba, stands, entrega de material promocional, etc., cualquier elemento es susceptible de generar ingresos para la organización del evento. Existen ciertas facetas que se podrán “partenariar”, como puede ser el cronometraje de la prueba, lo que nos ahorrará sin duda una importante partida de gastos. Ya con todo previsto, se incluirá la prueba en la web del establecimiento, la cual publicitaremos en todas las comunicaciones. Será obligatorio entrar en la web del alojamiento para conocer las normas de la carrera y poder realizar la inscripción, hecho que será aprovechado para publicitar el establecimiento con la posibilidad de ofrecer descuentos especiales para participantes y acompañantes.
5. Resumen
La