Si la motivación alcanza la intensidad adecuada, Eduardo procede a encodificar su mensaje, es decir, colocará el mensaje que estaba en «bits» en sus neuronas dentro de un conjunto de signos o símbolos (código). Se debe encodificar en un código conocido y compartido por ambos interlocutores, un lenguaje que ambos comprendan. Si Eduardo utilizase palabras muy técnicas que Marieta no conoce, el mensaje sería ininteligible para ella; es decir, él mismo estaría provocando que ella no capte su mensaje. Por ello, se recomienda que al encodificar conceptos técnicos o propios de una especialidad profesional, se tenga cuidado si cabe la posibilidad de que su receptor no los conozca ni entienda. Querer sonar muy culto y utilizar palabras rebuscadas, en otro idioma o del vocabulario profesional son errores de encodificación, porque puede ocurrir que el receptor no las conozca, que no las entienda y, por lo tanto, que el proceso de comunicación sea fallido.
Una vez que ha colocado el mensaje en el código escogido, este debe transportarse, es decir, viajar hasta el receptor. Ese viaje requiere un medio de transporte, un vehículo que se denomina canal. El transporte puede realizarse mediante el ruido que se realiza con el aparato fonador (garganta, laringe, pulmones y cavidad bucal) en conversaciones cara a cara. Otros canales podrían ser un mensaje instantáneo (por ejemplo, una comunicación vía WhatsApp o Messenger), un correo electrónico, una llamada telefónica, un mensaje en la grabadora o una videollamada. No todos los canales son igualmente efectivos al realizar el transporte del mensaje.
Asimismo, en el ambiente empresarial, las formas son importantes. Salir de su oficina, caminar hasta la oficina de Marieta, consultarle con un tono informal si puede entrar a conversar, sentarse frente al escritorio de ella y llevar a cabo una conversación amigable antes de contarle la idea; todo ello puede hacer una gran diferencia. Los canales tienen diferente nivel de riqueza, es decir, una capacidad distinta de transportar el mensaje. Hay canales que son más ricos que otros, porque permiten: a) la presencia de los interlocutores, que es energía; b) la retroalimentación inmediata y simul-tánea durante el proceso; c) la posibilidad de utilizar la palabra y otros recursos como la entonación, las pausas, los silencios, los gestos, la mirada. Los de mayor riqueza son más sencillos para el emisor y garantizan un nivel más alto de exactitud en la comprensión del mensaje por parte del receptor. Esta es la razón por la cual se debieran preferir para comu-nicarse, pero no siempre es posible hacerlo.
Veamos los canales más utilizados en el mundo empresarial en orden de riqueza:
Cara a cara. Es el de mayor riqueza, porque tiene todos los recursos disponibles, excepto la posibilidad de dejar registro. Como dice el dicho: a las palabras se las lleva el viento. Las comunicaciones cara a cara son más efectivas porque cuentan con la presencia, la entonación, los gestos, las pausas, entre otros recursos. La alta efectividad es producto de la posibilidad de medir cuánto me han comprendido, y de retroalimentar en el momento, sobre la marcha: verifico si el receptor me ha entendido a través de los mensajes que me envía (lenguaje verbal y corporal) y puedo reforzar el mensaje ampliando la idea, poniendo ejemplos, preguntando su opinión.
Videollamada. Este es un nuevo canal del que disponemos gracias al avance de la tecnología. Si no es posible tener la conversación cara a cara, realizar la videollamada desde el celular o una videoconferencia (por Skype o similar) serán excelentes alternativas.
Teléfono. En este canal, ambos interlocutores están en simultáneo compartiendo el proceso de comunicación, lo que permite la retroalimentación inmediata. Además, los recursos asociados a la voz como la entonación, la velocidad al hablar, las pausas, los silencios, entre otros aspectos, contribuyen a la comprensión.
Mensaje en la grabadora. Dejar un mensaje en la grabadora es un buen recurso cuando no es posible hablar con la persona. Eres tú dando el mensaje. Son tuyos el tono, la amabilidad, las palabras escogidas, la entonación, la velocidad al hablar, entre otros aspectos, los que favorecerán la transmisión del mensaje.
Mensajería instantánea. En la actualidad, hay diversas aplicaciones (apps) de mensajería inmediata, como WhatsApp o Messenger. Su masiva aceptación y utilización se explica por la facilidad de tener el canal disponible en el teléfono celular, el poder enviarlo y saber si fue recibido en tiempo real, la opción de ser contestado en el momento o posteriormente. Sin embargo, debe tenerse cuidado en que es un canal de poca riqueza.
La capacidad de un mensaje por WhatsApp de contener la idea tal cual tú quisiste transmitirla, considerando el contexto y los antecedentes (que debieran ser conocidos y tomados en consideración al leer el mensaje), no es alta. Muchos problemas organizacionales se producen debido a las fallas de comunicación en la mensajería instantánea, porque se deja mucho margen para asumir (que conoce antecedentes, que está en el mismo estado anímico que yo, que tiene un interés igual al mío, etc.). Es un canal muy práctico, pero no lo utilices si el mensaje es muy importante, complejo, no rutinario o si podría provocar alta emocionalidad negativa.
Correo electrónico. Es el canal más utilizado en las empresas. Un correo electrónico puede ser adecuado para coordinar actividades rutinarias, porque al ser en cierta medida conocidas, serán fáciles de comprender. Ten en cuenta que no es un buen canal para transmitir mensajes complejos, que se alejen de lo convencional o lo esperado, ni cuando el mensaje puede provocar una reacción emocional negativa en el destinatario. Si tus comunicaciones se realizan con personas que se encuentran distantes, recuerda que tienes las opciones del teléfono y la videoconferencia como alternativas.
Documentos como memorandos, actas, informes, proyectos y manuales. Estos documentos son canales escritos, preparados con finalidades específicas, que no requieren un intercambio de información inmediato. En otras palabras, el proceso de comunicación del que forman parte puede durar horas, días, semanas y hasta meses. Se generan por la necesidad de transmitir información y dejan un registro como prueba. Es recomendable tener cuidado de prepararlos en forma muy prolija; se debe asegurar que el contenido del mensaje y su presentación contribuyen a la gestión y la toma de decisiones acertadas.
Desde el punto de vista comunicativo, el primer objetivo de un emisor es que el receptor entienda su mensaje, es decir, que lo decodifique e interprete correctamente. La intención del emisor es colocar en la mente del receptor una idea lo más similar posible a la suya. La decodificación es el subproceso que realiza el receptor en su mente para extraer el mensaje del código. Si el receptor comprende bien el código, podrá extraer el mensaje del ruido o del documento, pero si no lo conoce, podrá haber escuchado los ruidos, pero no los podrá decodificar. Es algo similar a lo que ocurre cuando escuchamos hablar a un extranjero en un idioma que desconocemos. Escuchamos los ruidos, pero no nos dicen nada. Si Eduardo logra encodificar correctamente su mensaje, habrá mayores posibilidades de que Marieta lo decodifique acertadamente.
Una vez que el receptor decodifica, debe realizar un subproceso muy relacionado que es la interpretación. En nuestra opinión, decodificar e interpretar no son lo mismo. La interpretación de un mensaje implica procesarlo relacionándolo con información previa, patrones mentales, pensamientos o ideas, actitudes, emociones, creencias, motivaciones y objetivos propios.
Puede darse el caso de que dos receptores escuchen el mismo mensaje, lo decodifiquen correctamente, pero lo interpreten de manera diferente. Por ejemplo, cuando dos trabajadores reciben la misma instrucción: «Necesito que distribuyas este documento a todo el equipo», uno puede ir de inmediato a escanearlo y distribuirlo, mientras que el otro puede optar por hacerlo al día siguiente cuando tenga tiempo, porque dedujo que no era urgente; uno puede distribuirlo con un mensaje explicativo, el otro simplemente enviarlo sin explicación alguna.
El efecto de la interpretación adecuada por parte del receptor depende de factores concretos y objetivos, como la estructura jerárquica, las políticas de la empresa, la infraestructura tecnológica, pero también de factores subjetivos difíciles