La comunicación es un proceso de transmisión de información, ideas, pensamientos, deseos, afectos. Si el mensaje no se transmitió como esperaba o, a pesar de mis esfuerzos, no fue comprendido como yo deseaba, entonces no me comuniqué con efectividad. Hacerlo significa que el grado de fidelidad o correspondencia entre lo que yo tengo en mi mente y lo que se reproduce en la mente de mi receptor es muy alta; se parecen muchísimo. Cuanto más se parezcan ambos contenidos, mayor será la efectividad. ¿Cuánto margen de error toleras? Si quisiste comunicar algo y te entendieron el 80%, ¡quiere decir que el 20% de tu mensaje se perdió! ¿Y si te entendieron solo el 50%?, entonces quiere decir que te entendieron solo la mitad y la otra mitad la completaron con sus propios pensamientos: asumieron que te entendieron. ¿Te das cuenta de que el objetivo que debes lograr consiste en alcanzar el 100% de fidelidad?
Muchos factores influyen en que el 100% no se alcance. Estos se relacionan con a) los factores del contexto, b) las características y habilidades comunicativas de los interlocutores, c) las actitudes frente al tema y al interlocutor (inclusive hacia el área de la organización), d) la similitud o diferencia en el nivel sociocultural, entre otros factores. Más adelante ampliaremos este tema cuando tratemos sobre las barreras de comunicación y cómo salvarlas.
Además de la transmisión del mensaje, al comunicarnos estamos estableciendo una interrelación con la otra persona. Estamos influyéndonos mutuamente. En un plano más profundo que la mera transmisión de información, la comunicación establece conexiones interpersonales que pueden favorecer o deteriorar la relación o vínculo interpersonal con los demás. Todos hemos vivido en carne propia o sido testigos de cómo se puede afectar negativamente una relación en la pareja, familia o amigos por una frase expresada con palabras no apropiadas, en tono inadecuado o fuera de contexto.
Una frase cuyo contenido no fue comprendido como esperábamos y se interpretó de una forma distinta a la que era nuestra intención puede provocar un malentendido o una discusión o herir los sentimientos de las personas que amamos. En el plano laboral, una comunicación inadecuada puede provocar actitudes de rechazo o barreras innecesarias en nuestra interrelación con compañeros de trabajo, superiores, colaboradores o subordinados, clientes o proveedores.
Los buenos hábitos de comunicación pueden ayudarnos a construir relaciones de trabajo satisfactorias, que nos faciliten las coordinaciones y el acceso a información, nos ayuden a ganar la confianza de los demás y, por ende, sumen a favor del logro de nuestras metas profesionales. Por el contrario, los malos hábitos o las carencias en la comunicación pueden provocar que nuestras propuestas sean rechazadas por no ser comprendidas ni valoradas en su justa medida, o que inclusive ni siquiera nos atrevamos a presentar nuestras ideas por temor a quedar en ridículo. Buena parte del éxito profesional depende de qué tan buenos comunicadores seamos.
La comunicación es una herramienta de trabajo y para fortalecer nuestras competencias comunicativas debemos entender qué es, cómo funciona y desarrollar habilidades en el manejo de sus diversos aspectos.
Hay muchos modos de definir la comunicación. En líneas generales, se entiende por comunicación al proceso de transmitir información entre dos individuos o entes. Nos comunicamos cuando compartimos nuestros pensamientos, ideas, proyectos, sentimientos o afectos. Es un proceso porque tiene etapas o fases. Desde el instante en que sentimos la necesidad de comunicarnos hasta que verificamos que la comunicación se realizó, suceden varios hechos en nuestra mente y en la mente de la otra persona.
Entender cómo sucede el proceso de comunicar nos ayudará a ser más eficientes, porque identificaremos sus elementos y subprocesos, y comprenderemos por qué algunas veces fallamos al comunicarnos. Comencemos por presentar sus elementos.
Pensemos en que Eduardo, jefe del Departamento de Márketing, desea comunicar a Marieta, jefa del Departamento de Ventas, una idea que se le ha ocurrido para promover la venta de uno de los productos principales de la compañía. Aunque reconoce que la idea está en una fase bastante preliminar, desea compartirla con ella para conocer qué opina antes de continuar trabajando en la idea. Eduardo es el emisor por ser quien tiene la necesidad de comunicarse y quien iniciará el proceso. El receptor es Marieta.
El mensaje está originalmente en la mente de Eduardo, alojado en sus neuronas. Este mensaje debe ser exteriorizado para poder ser compartido; en otras palabras, Eduardo debe tener suficiente motivación para iniciar el proceso de exteriorización de sus pensamientos y, además, tomar algunas decisiones sobre el modo en que debe hacerle la consulta a Marieta.
Si opta por conversar con ella personalmente, utilizará el lenguaje oral como código (en el idioma compartido por ambos). El código se define como un sistema de signos organizados que son capaces de contener un mensaje. Así, existen códigos diversos, como el lenguaje oral, los números, algunos gestos, los colores, las señales viales, el sistema Braille, entre otros. Si conversan cara a cara, además de las palabras, se intercambiarán mensajes a través del código del lenguaje corporal, compuesto por las miradas y los gestos.
Para que el mensaje puesto en un determinado código se transporte hacia Marieta, necesita un medio o vehículo, y este elemento se conoce como canal. En este caso, la energía de su voz será el canal utilizado para transmitir el mensaje colocado en el código. Sin embargo, si optase por enviarle un correo electrónico, el canal sería ese medio. Más adelante te recomendaré cómo decidir el mejor canal para elevar las probabilidades de que el mensaje sea comprendido.
Para decidir correctamente cómo presentar su mensaje, Eduardo toma en cuenta también el contexto. Este elemento es fundamental para poder abordar la comunicación con Marieta de la mejor forma. El contexto es la situación que rodea el proceso de comunicación y comprende aspectos como el lugar dónde realizar la conversación, en qué momento del día, cuándo realizarla (de inmediato o la próxima semana, cuando haya tiempo), antecedentes sobre su relación interpersonal, los acontecimientos propios del ambiente de la compañía (el tema mismo, el producto, la producción, etcétera).
Eduardo desea obtener la mejor información sobre la opinión de Marieta con respecto a la idea, la más acuciosa, la que favorezca la decisión correcta por parte de la empresa. No se trata de que Eduardo «manipule» a Marieta para que ella piense que la idea es maravillosa cuando no lo es. Los valores, la misión de la empresa, las políticas, las metas u objetivos corporativos son también elementos del contexto y cumplen un rol en las decisiones de comunicación que debe tomar Eduardo.
Como hemos observado, para ser buenos comunicadores, necesitamos reconocer los elementos para utilizarlos del modo correcto y adecuado, y contribuir positivamente con el logro de los objetivos profesionales, del área y de la empresa. Resumiendo, los elementos básicos que intervienen en el proceso de comunicación son seis: el emisor, el receptor, el mensaje, el código, el canal y el contexto. Estos interactúan siempre en el proceso de comunicación. Ahora describiremos el proceso de comunicación en términos de sus subprocesos o fases.
Entendemos como subprocesos a aquellas fases o etapas por las cuales discurre la comunicación: a) motivación, b) encodificación, c) expresión, d) transporte, e) decodificación, f) interpretación y g) retroalimentación (feedback).
Eduardo debe tener una necesidad o motivación para comunicarse, creada a partir de haber percibido en la realidad algún estímulo, el cual despierta su interés en comunicarse. Si esta motivación no es suficientemente intensa, Eduardo podría decidir que es mejor no consultarle nada a Marieta y abandonar su idea (que por cierto es bastante buena). Mantener buenas relaciones interpersonales es un factor