Частота
Обновление перечня ИТ-ресурсов и их владельцев: при кадровых изменениях, вводе или выводе из эксплуатации ИТ-ресурсов.
Участники
ИТ-служба – ведет перечень ИТ-ресурсов и их владельцев.
Топ-менеджмент —1 – берет на себя роль владельцев ИТ-ресурсов.
ГЛАВА 2. ЗАТРАТЫ И ЗАКУПКИ
Часто ИТ-затраты внезапны, а их структура непрозрачна. Чтобы сделать бюджет на ИТ предсказуемым, определитесь, на что тратить, и рассчитайте, сколько средств заложить. Для этого при планировании бюджета учтите прямые и косвенные расходы, заложите риски и распределите ИТ-затраты по подразделениям компании.
4. Учет совокупной стоимости владения (TCO)
ИТ-служба требует внезапных и больших трат, а у руководства складывается ощущение, что компания переплачивает за отдельные решения.
Часто ИТ-затраты выше, чем предполагается изначально:
– Купленное оборудование требует много денег на сервис и расходные материалы.
– Поддержка и лицензии на программное обеспечение оплачиваются ежегодно, а не всего один раз.
– Внедрение ИТ-системы отнимает много внутренних ресурсов, которые можно было бы использовать для других задач.
АЛГОРИТМ
При старте проектов или планировании закупок рассчитывайте и закладывайте в бюджет достаточное количество средств. Или отказывайтесь вовсе, если ожидаемые затраты слишком велики.
Шаг 1. Рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO)
При планировании бюджета на проект или закупку рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO, Total Cost of Ownership). TCO – это сумма прямых и косвенных затрат, связанных с проектом или закупкой, за фиксированный период. TCO рассчитывается на период от одного года до пяти лет.
Запросите у подрядчика коммерческое предложение с расчетом TCO – так вы получите базовое значение. Добавьте к этому значению затраты, которые не учел подрядчик. Используйте шпаргалку по типам затрат:
– Закупка оборудования.
– Лицензионные платежи.
– Разработка и консалтинг от внешних подрядчиков.
– Интеграция ИТ-систем в ваш ИТ-ландшафт.
– Установка и настройка оборудования и ИТ-систем.
– Поддержка, сервис и ремонты.
– Затраты на миграцию данных.
– Обучение.
– Наем новых сотрудников.
– Аренда.
– Расходные материалы.
– Другие платежи внешним подрядчикам.
– Затраты на вывод из эксплуатации действующих ИТ-систем.
Для переменных затрат рассчитайте предполагаемую сумму. Например, при внедрении ИТ-системы заложим 100 часов дополнительной разработки или консалтинга от подрядчика. При стоимости 1 тыс. руб. в час получаем 100 тыс. руб.
Продвинутые компании при расчете TCO дополнительно учитывают непрямые затраты, такие как:
– время работы собственных сотрудников. Например,