20 июля представители смоленской интеллигенции были собраны в комендатуре, где немецкий комендант заявил им следующее: «Вы должны вместе со всеми оставшимися интеллигентными людьми работать по организации жизни оставшегося в Смоленске населения». Бургомистром (или начальником города) согласился стать В. Г. Меньшагин. Ему назначили двух помощников – профессора Б. В. Базилевского и приехавшего вместе с немцами Г. Я. Гандзюка.
В ведении Базилевского находились отдел просвещения (во главе его стоял профессор В. Е. Ефимов), отдел искусства (во главе – художник В. М. Мускатов), отдел городского врача (во главе – доцент К. Е. Ефимов), городского ветеринара (во главе – врач К. И. Семенов) и жилищный отдел (руководитель – профессор В. А. Меланьев).
Последний отдел на то время являлся самым важным для жителей Смоленска, так как в город постепенно возвращалось население из окрестных деревень и из разбомбленных в пути эвакуационных эшелонов. Все это население нуждалось в жилье. Ситуация осложнялась тем, что германское командование запрещало выдавать ордера на комнаты евреям, а также семьям коммунистов и советских работников. По требованию оккупантов сотрудники жилищного отдела в первую очередь «очищали» от русских граждан дома, в которых должны были разместиться немцы или немецкие учреждения.
Задачи смоленского отдела просвещения сводились к сбору сведений по запросам германского командования. Немецкие службы интересовало наличие в городе школ и вузов, регистрация находящихся в Смоленске работников образования и детей школьного возраста. С лета 1942 года в отделе началась работа по составлению учебных планов и программ для средних школ.
Отдел просвещения занимался и укомплектованием преподавателями открывающихся школ. Все учителя через бургомистра подлежали утверждению в немецкой комендатуре.
После начала функционирования школ в сентябре 1942 года немецкий отдел пропаганды в Смоленске создал новую штатную единицу «ответственный за русское просвещение». Им стал доктор Цигаст. Поскольку он не владел русским языком, никакого реального руководства школьным делом с его стороны, естественно, не осуществлялось. Единственно, на что обращала пристальное внимание немецкая сторона, – это оформление школ (наличие портретов Гитлера и нацистской символики в классах и уровень преподавания немецкого языка).
Задачи отдела искусств состояли в сохранении музейных фондов, не эвакуированных перед оставлением Смоленска Красной Армией: картины, вышивки, скульптура и посуда – все это требовало сохранения от