Во-вторых, сведения о фактах в письменном доказательстве исходят от лиц, не занимающих еще процессуального положения стороны, других лиц, участвующих в деле, эксперта. Это признак более частного характера, отграничивающий письменные доказательства от письменных объяснений лиц, участвующих в деле, заключений эксперта. В то же время письменные доказательства могут быть созданы лицами, участвующими в деле, для целей судебного разбирательства. Например, это может быть акт сверки платежей, составленный спорящими сторонами по поручению суда.
В-третьих, письменные доказательства чаще всего возникают до возбуждения арбитражного процесса, вне связи с ним. Но данная черта не всегда имеет место. К примеру, суд может предложить сторонам спора представить сверку взаимных платежей, которая имеет форму письменного документа, выполненного сторонами спора для исследования в судебном заседании.
В-четвертых, письменные доказательства должны существовать в такой форме, которая позволяет установить их достоверность. Закон выделяет цифровую и графическую запись, наиболее часто встречающиеся на практике, и допускает использование иных способов. Современный период перехода к электронным доказательствам привел к изменению действующего законодательства, допустившего получение письменных доказательств посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документов, подписанных электронной подписью.
В-пятых, на письменные доказательства распространяются все требования, которым в целом должны соответствовать доказательства.
Письменные доказательства принято классифицировать по ряду оснований.
По субъекту, от которого исходит документ, письменные доказательства принято подразделять на официальные и частные (неофициальные).
В арбитражном процессе особо часто исследуются официальные документы, что предопределено характером дел, разрешаемых в суде. Официальные документы обладают определенными признаками. Они исходят от органов государства, общественных организаций, должностных лиц и т. д., т. е. от тех, кто управомочен их издавать. Вследствие этого официальные документы должны обладать определенными реквизитами, соответствовать компетенции органа, их издавшего, либо требованиям, установленным законом для совершения тех или иных юридических действий. Официальные документы могут носить распорядительный характер. Это акты органов государства, не имеющие нормативного значения; акты предприятий, учреждений,