На одном предприятии, когда, будучи еще совсем молодым и неопытным менеджером по качеству, я пришла описывать процесс Главного механика, знаете, что он сделал? Торжественно вручил мне толстенную книгу «ТОиР на производстве» и сказал, что уделит время только после того, как я прочитаю… Я не восприняла это как шутку и правда прочитала, и к следующим встречам готовилась уже по-другому, перечитывала не стандарт, а документацию, касающуюся деятельности процессов в реальности, на текущем предприятии, чтобы говорить со всеми «на одном языке», пусть и с «большим акцентом».
Ошибка седьмая: Документы – самое важное, если не будет всех необходимых документов мы «завалим» сертификационный аудит
Аудит будет и в самом деле «завален» перед органом по сертификации, но при условии, что не будет никаких свидетельств того, что процессы, обозначенные в стандартах, никак не реализуются в деятельности компании. Иначе говоря, отсутствие обязательной процедуры – несоответствие критическое, а вот отсутствие измерения процессов – безобразие в глазах аудиторов форменное…
Документы играют роль, особенно записи, которые выступают свидетельством, но куда больше аудиторов заботит вовлеченность персонала и понимание того, что люди и правда осознают смысл того, во что их вовлекают. Особенно для международных органов по сертификации. Неправильно говорить, что документы – это все. Документы – важная составляющая, но самое важное в системе менеджмента качества это движение к улучшениям. Начало, которым кладет вовсе не новая процедура, а новая идеология.
Коммуникации – Ваше все, при наличии недопонимании и отсутствия важных документов (которые определённые департаменты затягивают в разработке) решаются на совещаниях, либо посредством Отчетов Генеральному директору/Представителю Руководства по качеству. Ваша задача не говорить о важности документации, а ставить четкие сроки для их разработки и осуществлять своевременный контроль.
Донести до людей, что если их фамилия оказалась в графе «ответственный», то это несет за собой обязательства – безусловно стоит, а вот говорить только о документах – нет. Улучшения – это планируемые мероприятия, это свидетельства, это результаты, а документы лишь возможность ими управлять. Если у Вас получится сместить акценты с документации на деятельность, сотрудники компании никогда не станут считать, что СМК – это лишь бумаги. Но ценность наличия свидетельств – безусловна, а их могут предоставить только записи и нормативные документы.
Небольшие примеры из практики, чего могут коснуться органы по сертификации и какие значительные несоответствия обычно находят в документации (главная разница между значительным и незначительным несоответствием в том, что первое оказывает своим наличием влияние на развитие системы