Мемлекеттердің сыртқы саясатының мақсаттары мен міндеттерін жүзеге асыруда нота, меморандум, мәлімдеме, ресми хаттар арқылы дипломатиялық хат алмасу – дипломатиялық қызметтің негізгі түрлерінің бірі.
Мемлекеттердің дипломатиялық қызметінің басқадай түрлеріне:
– халықаралық конгрестерге, мәслихаттарға, мәжілістерге қатысуы, яғни мемлекет өкілдерінің әрқилы деңгейлеріндегі жүйелі кездесулері;
– халықаралық қатынастардың әртүрлі мәселелеріне байланысты көпжақты немесе екіжақты халықаралық шарттар мен келісімдерді дайындау мен жасасу;
– мемлекеттің шетелдегі дипломатиялық өкілділігінің қабылдаушы елдің дипломатиялық мекемесімен күнделікті саяси және басқадай да келіссөздер жүргізуі;
– мемлекет өкілдерінің жалпы саяси және аймақтық халықаралық ұйымдардың қызметіне қатысуы;
– баспасөзде қандайда бір сыртқы саяси мәселеге қатысты үкіметтің саяси ұстанымын қарастыру, ресми хабарлама жариялау, халықаралық актілер мен құжаттарды ресми тұрғыда басып шығару жатады.
Дипломатиялық қызмет жазба жұмысымен өте тығыз байланысты. Дипломатиялық хат алмасу арқылы мемлекеттердің дипломатиялық қарым-қатынастары жүзеге асады. Дипломаттар өздерінің жұмыс уақытының басым мөлшерін өз Үкіметі мен Сыртқы істер министрлігі арасында ресми хат алмасуға арнайды: саяси хаттар, шартты белгімен жазылатын жеделхаттар, әртүрлі нұсқадағы анықтамалар, ұсыныстар, сұхбат жазбаларын, келіссөздер мен баспасөз мәслихаттарына арналған мәлімдеме жобаларын, жадынамалық жазбаларын, келісімдер мен шарттардың жобаларын және т.б. дайындайды, сондайақ шетелдік дипломатиялық өкілдіктер мен министрліктер арасындағы дипломатиялық құжаттарды: ноталар, мәлімдемелер, декларациялар, жеке жолдамалар, меморандумдар, коммюникелер, басқа да ресми құжаттарды жобалайды. Осы құжаттарды дайындау барысында дипломатиялық тілге ерекше көңіл бөлінеді.
Дипломатияда дипломатиялық тіл екі түрлі түсінікті білдіру үшін қолданылатын ұғым. Біріншіден, бұл ресми дипломатиялық қатынастар жүргізілетін және халықаралық келісімшарттар жасалынатын тіл. Екіншіден, бұл жалпы қабылданған дипломатиялық сөздікті құрайтын дипломатия саласындағы белгілі бір түсінікті дәл бейнелейтін терминдер мен сөз орамдарының жиынтығы. Мысалы: агреман, атташе, альтернат, денонсациялау, пакт, ратификациялау сияқты терминдер дипломатия саласына тән терминдер.
Қазіргі кезде ресми дипломатиялық қатынастар жүргізілетін және халықаралық шарттар