• описать клиента: не только «техническую» часть (размер компании, доля рынка, производственная технология, число филиалов…), но и «психологическую» (характер руководителей, их предпочтения, взгляды, особенности речи, используемую терминологию);
• рассказать об ожиданиях клиента, о том, что должно измениться в компании-клиенте и что именно будет сделано в виде фактического результата проекта;
• описать методологию, предложенную клиенту (очень часто в компаниях нет единой методологии выполнения работ, а каждый продвигает что-то свое – но проект есть проект, выполняться будет так, как продали);
• настроить команду проекта на выполнение работы и достижение результатов, внушить им уверенность в успехе, в их знаниях и навыках;
• обменяться мнениями, задать вопросы;
• распределить задачи, установить сроки и условиться о коммуникациях.
Проводить совещание возможно по-разному:
• в формальном или неформальном стиле,
• в офисе или за его пределами,
• с использованием презентаций, четких схем и графиков или ограничится устными объяснениями,
• сухо, сжато или эмоционально.
Форму проведения выбирать Вам, исходя из Ваших предпочтений по руководству коллективом и особенностями конкретного клиента и предстоящих задач.
Установочное совещание с заказчиком проекта
#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации
Все Ваши договоренности с Заказчиком отражены в Договоре, Техническом задании и других документах, которые были подготовлены перед началом проекта (например: план-график интервью или график командировок, запрос на информацию и др.).
И всё же в начале проекта, в самый первый Ваш визит, встретиться с заказчиком (как минимум в лице Куратора проекта) и еще раз:
• проговорить все вопросы взаимодействия (обмена информацией, документацией),
• представить команду проекта (скорее всего клиент в ходе переговоров встречался только со старшими сотрудниками),
• обсудить особенности проведения встреч с лицами, находящимися в списках интервью
• уточнить последние изменения в графиках руководителей компании (отпуска, командировки, совещания),
• познакомится с представителями заказчика, которые будут сопровождать консультантов в ходе проекта,
• …и решить еще многие другие технические вопросы.
Не забудьте составить перечень вопросов, которые обязательно необходимо утрясти до начала проекта. Установочное совещание с заказчиком часто скоротечно, а выделить другое время для повторных встреч бывает затруднительно.
Самое же главное