Я использую красивые картонные короба и бумажные конверты разных форматов. Ещё у меня для процесса поисков есть невероятный любимый сундук. Мне его подарили, как раз тогда, когда документы начали множиться и не вмещаться в мои короба. Но это уже тема для вашего будущего творчества, сейчас просто прокладываю туда тропинку.
Желательно хранить документы в развёрнутом виде, чтобы беречь сгибы, это самое слабое место документа.
Клей – это враг документов, потому ничего не клеем. Не используем магнитные альбомы для хранения. Бумага к бумаге. Никаких скрепок, оставляющих вмятины и ржавчину.
Фотографии, напомню, лучше подписать простым карандашом, не ручкой.
Оригиналы основных документов мы храним отдельно, так как они нами будут часто использоваться для подтверждения родства. Потому эту папочку в дальний ящик не убираем.
Во-первых, переводим все документы в электронный вид.
А те материалы, которые у вас только в электронном виде, наоборот, распечатываем, чтобы всегда было два формата. Так надежнее. Ни бумажный вариант хранения не защищен на 100%, ни электронный.
Во-вторых, дублируем электронные копии минимум в два электронных хранилища. Например, на жесткий диск и в облачное хранилище. И раз в месяц, квартал или год, в зависимости от интенсивности ваших поисков, обновляем и синхронизируем три точки хранения информации: бумажный и два электронных.
Далее заводим папки с файлами или скоросшиватели и электронные папки на компьютере.
Либо четыре, либо восемь: по числу бабушек и дедушек, либо прабабушек и прадедушек. Зависит от того, с какого объема информации вы стартуете.
Оригиналы, напоминаю, храним отдельно.
В эти папки так же будет попадать весь процесс вашего поиска: написание биографий, поиски на сайтах, в организациях, музеях, архивах, библиотеках. Записи интервью, краеведческая информация, семейные легенды, все наброски для будущих книг, планы поисков и уже совершенные действия, запросы так же отправляйте туда. Все это сразу дублируем: нашли что-то в электронном виде – распечатали, занесли в файл, нашли в бумажном виде – отсканировали, положили в электронную папку.
Два экземпляра, думаю, понятно зачем. Никто не застрахован от утери информации. Чем больше дублей, тем сохраннее. Самое ценное кладём на жесткий диск и в облако. Это ваше время, а иногда полностью невосполнимая информация. Бережём её.
Семейный архив должен быть организован так, чтобы любой человек смог взять его и понять, где и что хранится и что к чему или к кому относится. Это будет актуально, если ваши дети и внуки решат к вам присоединиться. Когда огромный объём поисковых процессов по разным фамильным веткам перестанет умещаться в голове, то систему в поисках оцените и вы сами.
Организовывая семейный архив, помните, что он создаётся не только для хранения, а так же с целью его постоянного