Координация действий: Своевременная передача информации между членами команды и другими заинтересованными сторонами обеспечивает эффективное выполнение задач и синхронизацию действий.
Решение проблем и конфликтов: Быстрая и прозрачная коммуникация помогает в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
Обеспечение прозрачности: Открытая коммуникация способствует прозрачности и повышению доверия между участниками проекта.
Основные аспекты управления коммуникациями
1. Разработка коммуникационного плана
Коммуникационный план описывает, как и когда будет происходить обмен информацией в рамках проекта. Это помогает систематизировать процесс и обеспечить последовательность в коммуникациях.
Содержание плана:
Цели коммуникации: Определение целей, которые необходимо достичь с помощью коммуникаций.
Каналы и методы: Выбор способов и инструментов коммуникации (электронная почта, собрания, отчеты, платформы для управления проектами и т. д.).
Частота и график: Установление частоты и времени коммуникаций, например, еженедельные собрания или ежемесячные отчеты.
Ответственные лица: Назначение лиц, ответственных за коммуникацию и передачу информации.
Типы информации: Определение типов информации, которые будут передаваться (отчеты о прогрессе, обновления по задачам, изменения в планах и т. д.).
Пример: Для проекта по строительству нового отеля план может включать еженедельные встречи для обсуждения хода работ, ежемесячные отчеты для инвесторов и регулярное обновление статуса через платформу управления проектами.
2. Идентификация заинтересованных сторон
Определение всех заинтересованных сторон и понимание их информационных потребностей и ожиданий.
Ключевые заинтересованные стороны:
Команда проекта: Включает проектных менеджеров, подрядчиков, дизайнеров и т. д.
Инвесторы и владельцы: Те, кто финансирует проект и заинтересован в его успехе.
Клиенты и гости: Конечные пользователи, которые могут быть косвенно вовлечены в проект.
Регуляторы и местные органы власти: Они могут требовать соблюдения стандартов и норм.
Пример: Инвесторы могут требовать регулярных финансовых отчетов, в то время как команда проекта нуждается в оперативной информации о ходе выполнения задач и решении возникающих проблем.
3. Обеспечение эффективных коммуникаций
Использование подходящих методов и инструментов для обеспечения эффективного обмена информацией.
Инструменты и методы:
Электронная почта: Для официальных сообщений и документации.
Собрания: Регулярные и внеплановые встречи для обсуждения