Особую роль в хищении произведений искусства на оккупированных территориях играл Альфред Розенберг, который с 1934 года был «уполномоченным фюрера по контролю за общим духовным и мировоззренческим воспитанием НСДАП», а в январе 1940 года возглавил еще и Центральный исследовательский институт по вопросам национал-социалистической идеологии и воспитания. После этого он же создал Оперативный штаб рейхсляйтера Розенберга – рабочую группу, в чью основную задачу входило отыскивать в библиотеках и архивах оккупированной Западной Европы, а затем балканских стран и Греции письменные памятники, представлявшие ценность для Германии, а в канцеляриях высших церковных органов и в масонских ложах – документы антинемецкого содержания; материалы такого рода подлежали конфискации по распоряжению штаба161. Во главе подотчетных ему подразделений и специализированных штабов по профилям «музыка», «изобразительное искусство», «доисторический период» и «библиотеки» стоял Герхард Утикаль, централизованно руководивший ими из Оперативного штаба рейхсляйтера в Берлине.
Вскоре после образования «Восточного министерства» Утикаль получил задание проводить операции на оккупированной территории Советского Союза. Соответственно там при гражданской администрации, в рейхскомиссариатах, были созданы три Главные рабочие группы – «Остланд», «Центр» и «Украина», каждая со своим руководителем162. Им подчинялись рабочие группы, чьи бюро числились при районных и окружных комиссариатах и обычно назывались по имени местности. В районах, подчинявшихся военной администрации, тоже действовали представительства этих служб. Их названия, как правило, отражали сферу их деятельности: «Специальный штаб по изобразительному искусству», «Специальный штаб по музыке» и т. д. Эти штабы помимо прочего должны были просматривать и отбирать для отправки в рейх документы советских учреждений культуры163. В районе группы армий «Север» работой Оперативного штаба рейхсляйтера Розенберга руководила Главная рабочая группа «Остланд» со штаб-квартирой