Но это не значит, что по окончании данного проекта с программистом придется расстаться, наоборот, его ни в коем случае нельзя отпускать! Потому что на этой стадии цифровизации компании необходим штатный специалист, который знает систему изнутри. Поэтому стоит перевести его на постоянную должность в бухгалтерию. Идеальный вариант – это когда в небольшой бухгалтерии работают только один бухгалтер и один программист. Первый планирует, что и как нужно автоматизировать, второй реализует это. И если у них все получается и они представляют собой по-настоящему слаженную команду, со временем система оказывается до такой степени автоматизированной, когда, например, даже годовые отчеты для налоговой формируются и отправляются самостоятельно, что этап информатизации всего кооператива можно считать законченным. И тогда наступает подходящий момент для обсуждения с этими специалистами вопроса об их частичной занятости.
Всю описанную выше работу по цифровизации реально провести буквально за один-два года, спустя которые можно будет лишь удивиться и порадоваться сумме, продолжающей накапливаться в фонде цифровизации. Ведь чем более раздутой была бухгалтерия, чем больше сотрудников в ней работало, тем сильнее будет расти фонд. Потому что все, кроме главного бухгалтера и одного программиста, подпадут под сокращение.
Остается только подвести итоги. Положение дел до цифровизации:
• Бумажная бухгалтерия.
• Сотрудники, которые занимаются ерундой: непрерывно пишут бумажки от руки, звонят клиентам, вручную проверяют поступления на счет в банке.
• Существенные траты на расходные материалы: бумага, чернила, орг. техника и т. п.
• Необходимость проведения большого количества персональных встреч с клиентами в офисе.
Что компания получит после проведения полной цифровизации:
• Фонд, который ежемесячно пополняется за счет зарплат уволенных сотрудников:
– ◦ заполнителей квитанций от руки;
– ◦ специалиста по телефонным переговорам с клиентами;
– ◦ специалиста по телефонным переговорам с банком по поводу установления фактов оплаты;
– ◦ и за счет отсутствия затрат на расходные материалы: бумагу, чернила, орг. технику и т. п.
• Полностью автоматизированную систему выставления счетов, которая будет работать, даже если уволить всех сотрудников, а именно сможет сама:
– ◦ выставлять счета;
– ◦ принимать оплату картой;
– ◦ проверять факт оплаты;
– ◦ отправлять отчеты в налоговую;
– ◦ предоставлять клиентам доступ к личному кабинету на сайте, благодаря чему те смогут внести текущие данные счетчиков энергии и воды, а также посмотреть задолженности, с целью учета и проведения автоматических расчетов.
• Сокращение численности сотрудников бухгалтерии до