Объединяя вышеназванные документы в одну группу по функционально-целевому назначению, необходимо отметить наличие особенностей, которые, собственно, и позволяют говорить о них как о разных, но взаимодополняющих видах источников – о стенограммах и о протоколах-журналах. Первое отличие определено способом фиксации информации о событии, обусловившим разницу в объеме. Стенограммы съездов насчитывают не один десяток страниц текста, протоколы и журналы – всего несколько. Стенограммы, дословно воспроизводя все выступления на съезде, давали предельно детализованную картину заседания. Меньшая подробность протоколов и журналов позволяла им за счет обобщения и систематизации информации осуществить ее сжатие и повысить информативную емкость текста на тот же объем, выделить самое существенное с точки зрения участников.
По этой причине текст протоколов и журналов более структурирован, чем текст стенограмм, сильнее обработан не только редакторски, но и в содержательном отношении. Ему соответствует формула «слушали – постановили» с вертикальным (слева – вопрос, справа – принятое решение) или горизонтальным (решение под вопросом) расположением текста и с более или менее подробной передачей мнений групп участников заседания. Как правило, протоколы-журналы съездов были более подробными, чем протоколы-журналы их исполнительных органов. Для протоколов характерны нумерация вопросов по порядку их рассмотрения на заседании и расположение их по степени убывания важности дела. Мелкие вопросы часто объединялись в группу «текущих дел». Анализ местоположения вопроса в документе может помочь исследователю понять значение для данных представительных организаций той или иной проблемы, ее роль в их истории и истории российской буржуазии.
Такие обязательные для формуляра протоколов-журналов элементы, как название и номер документа, дата, перечень участников, а иногда и вопросов повестки, свидетельствуют о достаточно высокой степени унификации этого вида делопроизводственной документации представительных организаций съездовского типа. Необходимо отметить устойчивость их формуляра и его соответствие общепринятым нормам делопроизводства. В силу того что стенограммы, протоколы, журналы вобрали в себя другую делопроизводственную документацию (доклады, записки, отношения), они могут быть полезны при реконструкции генеральной совокупности документов