Слабее в делопроизводственной документации государственных учреждений отражено формирование исполнительных органов съездов. Так, в деле по ходатайству съезда железозаводчиков об учреждении постоянного бюро присутствует циркуляр Горного департамента членам съезда, предписывающий им сообщить департаменту имена 12 лиц, которых желательно видеть избранными в бюро, а также ответы на него[195]. Дело сохранило также черновик справки о полученных каждым избираемым в бюро голосах и отпуск извещения Горного департамента о лицах, получивших наибольшее число голосов.
Информация о созыве и проведении съездов в фондах государственных учреждений отразилась главным образом в переписке по таким вопросам, как разрешение на созыв съезда, сроки его проведения, программа, постановления съездов и прежде всего их ходатайства. При этом чем ниже ранг съезда, тем обильнее переписка. Для общероссийских съездов сохранились ходатайства о созыве съездов с указанием вопросов программы и времени проведения, запросы ведомства, ведавшего этим съездом, в другие министерства и их отзывы, представление ведомства «своему» министру, уведомления центральным и местным государственным органам. Для регионально-отраслевых и местных съездов, ходатайствовавших непосредственно перед местными органами власти, документация дополняется перепиской этих органов друг с другом. Например, переписка по созыву съездов золотопромышленников включает рапорты окружных инженеров горным управлениям, ходатайства начальников этих управлений перед Горным департаментом о разрешении съездов, мнения департамента и его представления министру[196]. В фондах государственных учреждений сохранились составлявшиеся чиновниками в процессе подготовки решения справки и другие документы «для служебного пользования»: о законах по данному предмету, о «мнениях» Горного департамента и др.
Важную для понимания социальной природы съездов информацию зафиксировала внутри– и межведомственная переписка, касающаяся назначения представителей ведомств на съезды: запросы от подразделения, занимавшегося вопросом, в другие подразделения и министерства, имевшие право по положению о съезде посылать своих представителей на съезды, их уведомления о командируемых представителях.
В архивах государственных учреждений оседала информация, собиравшаяся с целью предотвратить выход деятельности съездов за рамки, установленные положениями о них и законодательными установлениями по административной части. Поэтому в делах по созыву съездов в большом количестве и в разных видах сохранились программы съездов: проекты, составленные представительными организациями; проекты, отразившие внесенные