Присылавшиеся членами съездов документы распадаются на две подгруппы по такому признаку, как инициатор контакта. По требованию исполнительных органов были присланы и осели в архивах съездов документы, содержащие необходимые им статистические и справочно-информационные сведения: отчеты съездов, акционерных обществ, правлений предприятий, доклады общим собраниям, каталоги, извещения, отношения, а также отзывы на предположения съездов. По собственной инициативе члены организации обращались к съезду и исполнительным органам с предложениями и просьбами, оформленными в виде докладов, докладных записок, записок и ходатайств[144]. В надежде получить поддержку организации члены съездов присылали копии своих ходатайств и записок, адресованных государственным учреждениям. Для обсуждения вопросов, возбуждавшихся членами организации, вызывавших их интерес, съезды прибегали к тиражированию записок членов съездов. Аккумулируемая фондами съездов документация членов, отражающая их позиции по наиболее важным вопросам, позволяет исследователям изучать отношения представительных организаций более и менее высокого ранга, например общеимперских СППТ и отраслевых съездов, ПСКЗПП и местных съездов.
Таблица № 5. Структура аппарата советов съездов (по материалам фондов)
Организация делопроизводства. Документы первых двух групп хранились в архивах съездов компактно, материалы третьей были рассеяны по делам различных отделов, канцелярии. Местоположение документов главным образом определялось структурой аппарата совета съездов (табл. № 5), вытекало из организации делопроизводства съездов. Делопроизводство, определяемое Варадиновым как общий порядок производства дел по данным законами формам и установившимся образцам деловых бумаг[145], было сосредоточено в канцелярии и отделах, возглавлявшихся управляющим делами и заведующими отделами. Совет осуществлял общий контроль за ведением дел и отчитывался перед съездом. В обязанности канцелярии входили ведение протоколов съездов и советов, составление от их имени различных бумаг (докладов, записок, отчетов о деятельности), сношение с учреждениями и лицами по вопросам «представительного свойства»[146], подготовка различных изданий. Благодаря этому канцелярия выступала в роли координатора деятельности исполнительных органов, была звеном, обеспечивавшим движение информации, направляла ее потоки – в совет и отделы и от них. На отделы возлагалось выполнение распоряжений совета по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам, предварительная