Сведения о судьбе фондов съездов, сохранившиеся крайне фрагментарно и неполно, чаще всего не позволяют даже установить, когда и как фонд попал в архив. Так, историческая справка к описи фонда совета СГПЮР сообщает, что фонд с 1930 г. хранился в ГА Харьковской области, но документов о том, откуда и как он поступил в архив, не сохранилось. Составитель справки предполагает, что фонд оставался в помещении совета СГПЮР после бегства в 1919 г. руководителей организации в Ростов-на-Дону что им пользовались работники Высшего совета народного хозяйства УССР, занимавшего здание совета Съездов. Последнее предположение, по его мнению, подтверждает сдача в августе 1938 г. в архив некоторых документов из фонда совета СГПЮР, обнаруженных в объединении «Сталь» при упорядочении его архива. Правдоподобно выглядит также предположение составителя справки о вывозе основной части фонда работниками совета в 1919 г. и ее гибели. В статье С. М. Семеновой и Г. С. Хомяковой сообщается, что дела совета СГПУр, переписка с ним правлений акционерных обществ были обнаружены в апреле 1925 г. во дворе дома 20 по Галерной улице среди материалов акционерных обществ[140]. Неизвестно, когда и как фонд совета СМП попал в ЦГИА ГрССР в Тбилиси, откуда в 1960-е гг. был возвращен в Кутаиси в связи с организационной перестройкой архивов республики.
Состояние, в котором фонды попали в архивы, сделало необходимой их научно-техническую обработку произведенную в послевоенные десятилетия. При обработке по возможности сохранялась структура фонда, соответствовавшая структуре организации. Так, описанный по структурному принципу фонд СППТ имеет следующие разделы: канцелярия, промышленный, торговый, транспортный, статистический, юридический отделы, финансово-экономическая комиссия, отдел труда, ЦВПК, справочное бюро, бюро по делам русских за границей, редакция журнала «Промышленность и торговля», ссудо-сберегательная касса, бухгалтерия, описи. Каждой структурной единице совета СМП (канцелярия, бухгалтерия, технический отдел, статистическое бюро, лечебный и учебный отделы, агент совета СМП по делам о вознаграждении пострадавших от несчастных случаев на рудниках рабочих) соответствует отдельная