Бухгалтерия – определение порядка документооборота и контроль его соблюдения.
Юристы – подготовка типовых форм договоров, актов и тому подобное, подготовка и согласование протоколов разногласий к договорам. Претензионная работа. Споры, судебные разбирательства.
Маркетинг в части продвижения продукции, разработки стандартов представления продукции, привлечения потенциальных клиентов/генерация лидов. Прочий функционал рекламы и торгового маркетинга.
Сервис – монтаж/сборка/установка для определенных товаров.
Пример. Юристы. Долго, например месяц, готовим договор к подписанию = откладываем продажи. Товар, не проданный сегодня – не будет продан никогда. Например, причина долгой подготовки: отсутствие шаблона договора. Поэтому берем какой-то вариант из открытых источников и начинаем согласовывать с клиентом каждый пункт – на это могут уйти дни, а то и месяцы. Если есть стандартный договор, но клиента не устраивают некоторые условия, касающиеся как бизнеса, так и юридических аспектов, то это тоже может стать причиной задержки. Продавец может в ходе переговоров снять возражения, относящиеся к бизнес части сделки, например количество дней отсрочки или пропорций лимита кредита и объемов поставок. Но в части юридических аспектов, часто бывает трудно обойтись без согласования позиций юристами поставщика и покупателя.
Если подразделения договорятся между собой о порядке взаимодействия, о требованиях, о форме взаимодействия, о сроках отработки запросов, опишут и отладят документооборот, то все будет происходить в понятные сроки с ожидаемым результатом. Иными словами, необходимо ответить на вопросы: кто и за что отвечает? Кто и как делает? В какие сроки? Каким должен быть результат?
В итоге, клиенты будут довольны. А что может быть лучше довольного клиента? Только новый клиент, который пришел к вам по рекомендации первого, довольного клиента.
В ходе аудита необходимо выявить «узкие» места. А затем найти способ устранить препятствия.
Блок 11. Правила, регламенты, инструкции.
Вопросы.
1. Какие регламентирующие деятельность компании и подразделений документы существуют?
2. Насколько они актуальны?
3. Исполняются ли существующие регламенты?
4. Каков уровень дисциплины?
5. Как контролируется дисциплина?
6. Какие санкции существуют за несоблюдение регламентов и инструкций?
7. Существует ли дублирование функций разными подразделениями или сотрудниками внутри подразделений?
8. Существуют ли потерянные задачи?
Источники информации и инструменты:
1. Книга продаж.
2. Коммерческая политика. Иногда это отдельный документ, иногда часть книги продаж.
3. Регламенты, инструкции, описывающие деятельность отдела продаж