Quelques mots enfin sur l’évolution des documents au travers de leur cycle de vie et la procédure à suivre pour la constitution des dossiers. Les documents sous forme électronique déposés sur le serveur ont dû (et devront, car il s’agit d’un processus de longue haleine) faire l’objet d’une réévaluation, afin de déterminer s’ils étaient des records et documentaient un processus (dans le but d’intégrer un dossier maître). Certains collaborateurs ont toutefois souhaité pouvoir coter et avoir accès à des «non-records», proches de leurs dossiers. La solution proposée a été celle de regrouper tous les documents actifs, utiles au déroulement d’affaires en cours, au même endroit, de même que certaines pièces relevant de la documentation (directives techniques, documents de travail, modèles, lois et règlementations). Une fois un dossier achevé, les documents qui le constituent peuvent être envoyés vers un autre serveur, un miroir du premier (reprenant le plan de classement), où devraient être déposés, à terme, tous les documents dont les durées administrative et légale sont révolues. Le serveur informatique est ainsi plus proche d’un outil de Document Management, le miroir étant le vrai support des seuls records, qui doivent y être versés une fois leur utilisation courante terminée. C’est ce dernier qui, le cas échéant, pourrait faire l’objet d’un versement sous forme électronique aux AEF.
Cette solution a l’avantage d’être simple et peu coûteuse.28 L’idéal, certes, eût été d’introduire une GED, avec des métadonnées et l’introduction de délais de conservation (versus autorisation d’élimination) automatisés. Or la Chancellerie planche actuellement, avec le Service de l’Informatique et des Télécommunications (SITEL), à la mise sur pied d’une GED.29 Il a paru judicieux d’anticiper cette arrivée sans aller trop loin, au risque de devoir ensuite revenir en arrière. Le plan de classement s’adaptera sans problème à une GED et permettra de gagner du temps.
En guise de bilan, disons qu’il a fallu trouver un juste milieu entre un plan de classement «idéal», calqué sur les seules activités du service, et un plan de classement «pragmatique», réalisé sur la base des habitudes de travail. Le résultat obtenu a (et aura) l’avantage d’avoir tenu compte de l’avis des collaborateurs et des pratiques existantes, ce qui devrait permettre une meilleure acceptation, sans pour autant réduire le rôle important que seront amenés à jouer les chefs de section en informant et formant les employés du service.
On comprendra aisément que la période d’implémentation est beaucoup plus longue qu’on ne pourrait le croire, ou devrait être particulièrement soignée et faire l’objet d’un processus continu.30 Il convient de ne pas oublier que les efforts fournis pour anticiper, contourner et résoudre les résistances face à la mise en place d’un système de Records Management ne sont jamais finis.31 Si certains, au lieu d’envisager un cycle de vie des documents, préfèrent le concept de continuum, on peut étendre cette idée à celui de l’audit, comme gage de contrôle qualité.
Image socioprofessionnelle et rôle des Archives de l’Etat
L’entrée en vigueur de la loi sur l’information étant très récente, seul l’avenir dira si elle aura pu jouer un rôle de tremplin, comme tel fut le cas au Québec, où la sortie du tandem législatif de la loi sur l’accès et de la loi sur les archives (1982–1983) a été décisive pour l’amélioration de l’image de la profession. Selon Carol Couture, leur introduction a transformé «profondément les us et coutumes solidement ancrés dans les administrations», car il s’est agi de garantir de nouveaux droits (tant d’accès que de protection des données), mais cela a aussi contribué à mettre en contact les archivistes (et records managers), dont la reconnaissance professionnelle était faible, avec la haute administration, qui fut enfin sensibilisée à leurs compétences et comprit que pour répondre à cette nouvelle mission, il fallait doter ces services des moyens indispensables pour répondre à la volonté du législateur.32 Les archivistes suisses, et en l’occurrence fribourgeois, sauront-ils devenir l’équivalent de leurs confrères québécois?
Sous nos latitudes, la responsabilité du manque de reconnaissance socioprofessionnelle n’est pas seulement individuelle, mais aussi institutionnelle. Actuellement, les AEF dépendent du Service de la culture, qui dépend lui-même de la Direction de l’instruction publique, de la culture et du sport: elles ne sont donc pas un service à part entière, alors qu’on s’attendrait à ce qu’elles reposent sur le plus haut niveau de décision.33 On imagine les problèmes d’une telle hiérarchie, notamment lorsqu’il s’agit de faire montre d’autorité. On est loin du voisin vaudois, qui a su faire sa place et où les Archives cantonales dépendent (situation en vigueur depuis le 1er janvier 2014) de la Chancellerie d’Etat. Dans ce canton, une démarche systématique pour introduire un calendrier de conservation des archives d’opération a été réalisée et imposée à l’ensemble des départements et services. En outre, côté fribourgeois, les AEF traînent derrière elles une longue tradition qui consistait, pour leurs directeurs successifs, à ne s’intéresser qu’à la recherche historique ou à la généalogie, au détriment de l’administration. Les différents services ont donc appris à s’en passer, la tendance étant de s’orienter (aujourd’hui encore) vers le Service du Personnel et d’Organisation (SPO), voire le SITEL. Le retard pris est-il à ce point catastrophique que la vapeur ne pourrait s’inverser? La direction actuelle des AEF appartient à une nouvelle génération d’archivistes, bien décidée à reprendre en main la mission aujourd’hui attendue des Archives d’Etat. Deux points demeurent néanmoins essentiels si l’on entend améliorer la situation.
Premièrement, la motivation des intervenants (archivistes, records managers, directeurs d’Archives, etc.) et leur formation doivent être sans faille. A ce niveau, la VSA-AAS joue un rôle certain, de même que les associations d’archivistes cantonaux. Il y a en effet un clivage important entre les différentes générations d’archivistes (qui ne concerne pas leur âge mais leur dernière mise à niveau) chez qui le Records Management demeure incompris. Il convient donc d’avoir une attitude professionnelle responsable, en se tenant informé et en participant à l’évolution de la discipline, la vie en autarcie des archivistes et records managers étant une période révolue.
Deuxièmement, l’adoption d’une loi sur les archives34 (incluant la gestion des documents et records de l’administration) devrait (doit!) permettre d’obtenir de nouveaux budgets pour engager du personnel qualifié et assurer ainsi un soutien professionnel à l’administration. Le récent exemple des Archives de l’Etat de Neuchâtel l’illustre bien, dans la mesure où l’adoption de la nouvelle loi sur l’archivage, entrée en vigueur le 1er janvier 2012, a été suivie de l’engagement d’un spécialiste en Records Management. A Genève, il existe un réseau de «préposés aux archives» de l’Administration municipale, qui sont des collaborateurs ayant, en sus de leurs tâches mentionnées dans leur cahier des charges, la responsabilité de la gestion des documents de leur service.35 Certes, Genève connaît une longue tradition réglementaire archivistique, la loi sur les archives publiques datant de 1925, mais il s’agit d’un modèle intéressant qui pourrait servir d’exemple ou de point de départ. Dans tous les cas, il semble déterminant que l’Etat inscrive à son agenda la mise sur pied d’une véritable politique publique de transparence de ses activités, qui dépasse la formulation d’une simple loi, dont il est illusoire de penser qu’une application correcte puisse s’effectuer sans