Обычно структура документа разделена на разделы, которые копируют вышеперечисленные семь пунктов.
Во всех ли компаниях нужна должностная инструкция? Конечно же, нет. Небольшие фирмы могут обойтись без излишнего формализма, но когда масштаб предприятия переваливает за 30–50 человек, должностная инструкция вкупе с другими регламентирующими документами начинает реально работать. Но даже если вы работаете без оформленной должностной инструкции, вы, как руководитель, всё равно должны выполнять управленческие функции, связанные с вышеперечисленными разделами.
Составление должностной инструкции, по-хорошему, должно быть сделано ещё до подбора персонала. Если на момент подбора она есть – отлично, ну а если нет, то это подходящий момент для того, чтобы её написать.
Кто должен писать должностную инструкцию? Вы, как руководитель отдела, ваш шеф или специалист кадровой службы? Для меня этот вопрос абсолютно понятен – составлять этот документ должны именно вы, помогать с методикой составления, наверное, должна кадровая служба, а проверять качество составления и конкретику – ваш шеф. Если это дело поручить кадровой службе, её специалисты, не зная специфики вашей работы, скорее всего, составят формальный, никому не нужный документ.
Такой же результат будет, если должностную инструкцию вы будете писать сами, но под нажимом вашего начальства и директора по персоналу, без внутренней убежденности в необходимости этой работы.
Таких должностных инструкций сегодня тысячи тонн, они лежат и пылятся на дальних полках в шкафах и тумбочках огромного количества офисов.
Никогда не занимайтесь пустым делом, не плодите ненужные бумаги. Если вы всё-таки создаете этот документ, то делайте его хорошо – так, чтобы вы и ваши подчинённые могли эффективно его использовать при вводе сотрудников в должность, разборе случаев нарушения технологии и прочих случающихся инцидентах.
Необязательно всё содержание писать самому. Если у вас среди работников есть толковые специалисты, то большинство абзацев этого документа могут написать они, особенно это касается раздела «Функции». Если вы решили поручить им эту работу, то обязательно посмотрите, как они это делают, не дожидаясь, когда они опишут всё.
Рис. 17. «Продвинутый» сотрудник пишет свою должностную инструкцию под руководством шефа
Уточняйте ваши требования к стилю написания, степени детализации, стремясь, чтобы документ получился предельно ясным для понимания. Это на самом деле очень важно. Трудночитаемый документ мало чем поможет сотруднику освоить его работу. Это касается не только должностной инструкции, но также других документов, которые вы будете разрабатывать для подчинённых.
Приведу пример выдержки из одного регламента, написанного главным бухгалтером для своих подчинённых (это реальный пример из жизни).
Выдержка из должностной инструкции помощника бухгалтера
СТРОГО соблюдаются при раскладке ПД (первичных документов)