Ещё надо сказать несколько слов о наглядности и простоте. Все схемы должны быть «читабельными». Недаром в стандарте IDEF0 существует правило, по которому одна схема должна содержать не более 7 объектов (функций). Ниже приведен пример того, как не надо рисовать схемы.
Рис. 13. Как не надо рисовать схемы
Если на вашем предприятии уже утверждён определённый стандарт составления таких схем, то воспользуйтесь им, если же у вас такового нет, то вы можете использовать достаточно простой и наглядный стандарт, который, как мне кажется, очень удобен и прост и даёт наибольшую наглядность. В нём приняты следующие обозначения:
● прямоугольник — функция,
● большая стрелка с надписью внутри – событие,
● тонкая стрелка – документ,
● толстая стрелка – материальный поток (продукция, материалы, деньги и т. д.),
● штрихпунктирная стрелка – информация, команда,
● овал с толстой границей – материальное хранилище (материалов, товаров, денег и т. д.),
● овал с тонкой границей – хранилище документов (лоток, папка, архив),
● маленький эллипс – внешний контрагент, процесс.
Кроме того, все элементы схемы (прямоугольники функций, овалы хранилищ) можно раскрашивать в разные цвета, где каждый цвет будет соответствовать строго одной должности. Наглядность такой схемы сильно выигрывает, при этом на схеме бизнес-процесса очень точно отображён документооборот.
Для создания таких схем можно использовать распространённые программные продукты типа Microsoft Visio, в которых очень удобно рисовать и редактировать схемы бизнес-процессов.
Схема бизнес-процесса «Приёмка продукции на склад» будет выглядеть так:
Рис. 14. Схема бизнес-процесса в цветовом стандарте
Наличие актуальных схем технологического процесса намного облегчит вам вхождение в должность и поможет разобраться с документооборотом в подконтрольных подразделениях. Также такие схемы будут удобны для вас и ваших подчинённых при проведении изменений технологии работы.
Если у вас в управлении сложное хозяйство, где в работе задействовано много специалистов и подразделений, вам необходимо научиться создавать такие схемы и работать с ними.
Кроме построения реестров выполняемых функций и создания схем бизнес-процессов специалисты-технологи более подробно описывают каждую из этих функций (об этом мы поговорим в разделе «Детализация обязанностей»). На данном этапе для распределения обязанностей между подчинёнными руководителю достаточно иметь простой перечень функций и общее представление об их содержании.
2.2. Разработка организационной структуры
При выполнении этой функции руководитель должен ответить на следующие вопросы:
● На какие подразделения лучше разделить вверенное хозяйство?
● Сколько и какие должности будут входить