Fragen
1 Ist es Ihnen wichtiger, mit jedem gut Freund zu sein, als eine Aufgabe richtig zu erledigen?
2 Arbeiten Sie gerne selbst fachlich mit oder managen Sie lieber andere bei ihrer fachlichen Arbeit?
3 Ist es Ihrer Meinung nach am besten, eine schwierige Aufgabe gleich selbst zu erledigen?
4 Mögen Sie lieber Aufgaben, die vorhersehbar sind, oder solche, die sich ständig ändern?
5 Verbringen Sie Ihre Zeit lieber damit, Ideen zu entwickeln, als diese Ideen anderen zu erklären?
6 Sind Sie gut im Umgang mit Krisen?
7 Arbeiten Sie lieber allein oder mit anderen?
8 Sind Sie der Meinung, dass Sie Leute, die versprochen haben, eine Aufgabe für Sie zu erledigen, nicht überwachen müssen?
9 Glauben Sie, dass sich jeder bei der Durchführung seiner Aufgaben selbst motivieren sollte?
10 Können Sie problemlos mit Kollegen auf allen Hierarchiestufen umgehen?
Antworten
1 Auch wenn es wichtig ist, gute Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, muss ein Projektmanager häufig Entscheidungen zum Wohle seines Projekts treffen, mit denen nicht jeder einverstanden sein mag.
2 Die meisten Projektmanager haben ihren Job bekommen, weil sie fachlich besonders geeignet waren. Wenn man aber zum Projektmanager gemacht wurde, besteht die Aufgabe darin, andere dazu zu motivieren, fachlich hochwertige Arbeit zu leisten, anstatt sie selbst zu erledigen.
3 Es ist wichtig, dass Sie an sich selbst glauben. Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht aber darin, andere so weit zu fördern, dass sie selbst die Aufgaben in hoher Qualität erledigen können.
4 Der Projektmanager versucht, unerwartete Probleme und Situationen zu reduzieren, indem er flexibel plant und die zeitliche Umsetzung überwacht. Wenn aber Probleme auftreten, muss der Projektmanager sich ihnen umgehend widmen, um ihre Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren.
5 Auch wenn es dem Projekt nutzen kann, neue Ideen zu entwickeln, so ist es die Hauptaufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass jeder sämtliche entwickelten Ideen richtig versteht.
6 Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, einen kühlen Kopf zu bewahren, die Situation richtig zu analysieren, die bestmöglichen Maßnahmen zu ergreifen und alle Projektmitarbeiter zu ermutigen, ihren Teil zur Problemlösung beizutragen.
7 Selbstbewusstsein und Eigenmotivation sind für einen Projektmanager wichtige Eigenschaften. Der Schlüssel zu seinem Erfolg ist aber, die Interaktion zwischen verschiedenen Fachleuten zu fördern und zu erleichtern.
8 Auch wenn Sie meinen, dass die Anerkennung der Arbeit anderer ein wichtiger Bestandteil professionellen Verhaltens ist, so ist es doch wichtig, dass der Projektmanager dafür sorgt, dass alle zielgerichtet arbeiten, und ihnen vorlebt, wie man kooperativ mit anderen zusammenarbeitet.
9 So sollte es zwar sein, aber der Projektmanager sollte sie ermutigen, ihre Motivation aus den Aufgaben und den damit zusammenhängenden Chancen zu schöpfen.
10 Der Projektmanager hat mit Menschen aller Hierarchiestufen zu tun, vom obersten Management bis zur Assistentenebene, die in seinem Projekt Aufgaben ausführen.
Kapitel 2
Der Beginn der Reise: Die Entwicklung eines Projekts
IN DIESEM KAPITEL
Informationen sammeln und den Business Case vorbereiten
Am Projekt-Chart arbeiten und Dokumente erstellen
Entscheiden, welche Projekte es in die zweite Lebensphase schaffen
Wenn Sie es normalerweise mit relativ harmlosen, unkomplizierten Projekten mit niedrigen Budgets zu tun haben, sind Sie vielleicht der Ansicht, ein Projekt beginnt in dem Augenblick, in dem es Ihnen Ihr Vorgesetzter vor die Nase setzt. Gut möglich, dass Sie es für überflüssig halten, sich Gedanken darüber zu machen, ob das Projekt sinnvoll ist oder nicht, wenn eine solche Analyse doch länger dauert als das eigentliche Projekt. Außerdem dürften Sie der Überzeugung sein, dass im schlimmsten Fall – das Projekt scheitert – lediglich ein paar Euro zum Fenster hinausgeworfen wurden und ein paar Stunden Arbeitszeit umsonst waren. Also, was soll’s?
Doch Unternehmen setzen auf Projekte, weil damit sämtliche Facetten ihres operativen Geschäfts aufrechterhalten, unterstützt, erweitert oder verbessert werden sollen. Da aus allen Mitteln, die in solche Projekte fließen, das Beste herausgeholt werden soll, ist es wichtig, dass nur Projekte realisiert werden, die den größtmöglichen Nutzen versprechen, wenn sie erst einmal abgeschlossen sind, und bei denen die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass sie tatsächlich von Erfolg gekrönt werden.
Abbildung 2.1 zeigt alle Schritte der ersten Phase eines Projekts (die Startphase). (In Kapitel 1 können Sie nachlesen, welche Phasen ein Projekt umfasst.) Aus der Abbildung ist Folgendes ersichtlich (was in diesem Kapitel erklärt wird):
1 Informationen über Ideen für mögliche Projekte werden identifiziert und gesammelt.
2 Die unter Punkt 1 eingeholten Daten werden um alle weiteren ergänzt, die für eine sorgfältige Projektevaluation nötig sind und noch nicht vorliegen.
3 Es werden alle Projekte festgelegt, bei denen die nächste Phase beginnen soll (Organisation und Vorbereitung).
Abbildung 2.1: Alle Schritte, die ein Projekt in Phase 1 (Startphase) durchläuft
Ideenquellen für potenzielle Projekte anzapfen
Es ist bestimmt schon vorgekommen, dass Ihnen mit einem Mal eine zündende Idee in den Kopf schießt. Gut möglich, dass Sie ein absoluter Freund von plötzlicher, spontaner Kreativität sind, aber die meisten erfolgreichen Unternehmen verfolgen da eine ganz andere Strategie und setzen auf eine sorgfältige Bedarfsanalyse, um feststellen zu können, welche Projekte den größten Nutzen versprechen.
Besteht überhaupt Bedarf an potenziellen Projekten?
Die meisten Unternehmenslenker initiieren Projekte, weil sie auf einen der folgenden vier Faktoren reagieren, die sich auf ihr Unternehmen auswirken:
behördliche, rechtliche oder soziale Anforderungen
Bitten oder Anforderungen der Stakeholder
Umsetzung oder Änderung unternehmerischer oder technologischer Strategien
Entwicklung, Reparatur oder Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen
Wichtige Quellen für eventuelle Projekte und ihren möglichen Wert für das Unternehmen sind Jahrespläne und -budgets für die gesamte Organisation, aber auch für einzelne Geschäftsbereiche. Dazu