Projektmanagement für Dummies. Stanley E. Portny

wenn viele weitere Überlegungen den Erfolg eines Projekts beeinflussen (siehe Erläuterungen im Abschnitt »Projektmanagement definieren« weiter hinten in diesem Kapitel), sind diese drei Elemente die Grundlage für die Beschreibung eines Projekts aus folgenden drei Gründen:

       Das Projekt existiert nur, um die in dem Projektumfang beschriebenen Ergebnisse hervorzubringen.

       Der Projektendtermin ist ein wichtiger Bestandteil bei der Festlegung, wann das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde – das gewünschte Ergebnis muss bis zu einem bestimmten Termin erreicht werden, um die gestellten Anforderungen zu erfüllen.

       Die Verfügbarkeit der Ressourcen bestimmt die Produkte, die ein Projekt hervorbringen kann.

       Die Vielfalt von Projekten kennen

      Projekte gibt es in ganz unterschiedlichen Formen und Größen.

       Projekte können groß oder klein sein.Ein neues U-Bahn-Netz, das mehr als eine Milliarde Euro kostet und dessen Fertigstellung 10 bis 15 Jahre dauert, ist ein Projekt.Den Bericht mit den monatlichen Umsatzzahlen vorzubereiten, was etwa einen Tag dauert, ist ebenfalls ein Projekt.

       An Projekten können viele Menschen beteiligt sein oder nur Sie allein.Alle 10.000 Mitarbeiter Ihres Unternehmens zum Thema Kundenservice zu schulen, ist ein Projekt.Die Möbel und Computer in Ihrem Büro umzustellen, ist ein Projekt.

       Projekte können über einen schriftlichen Vertrag oder eine formlose Vereinbarung definiert werden.Ein unterschriebener Vertrag zwischen Ihnen und einem Kunden über den Bau eines Einfamilienhauses definiert ein Projekt.Ein formloses Versprechen an Ihren Kollegen, dass Sie ihm das neue Softwarepaket auf seinem Rechner installieren, definiert ein Projekt.

       Projekte können beruflicher oder privater Natur sein.Die Durchführung der jährlichen Blutspendeaktion in Ihrer Firma ist ein Projekt.Eine Party für 15 Personen zu organisieren, ist ein Projekt.

      

Egal wie Ihr Projekt aussieht, Sie definieren es auf der Grundlage immer der gleichen drei Elemente: Output, Start- und Endtermine und Ressourcen. Die Informationen, die Sie brauchen, um Ihr Projekt zu planen und zu verwalten, sind die gleichen, auch wenn der Komplexitätsgrad und die notwendige Vorbereitungszeit unterschiedlich sind. Je sorgfältiger Sie planen und Ihre Projekte verwalten, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie erfolgreich zum Abschluss bringen.

       Die vier Phasen eines Projekts

      Jedes Projekt, ob groß oder klein, durchläuft die folgenden vier Phasen:

       Startphase: In dieser Phase entsteht der unternehmerische Bedarf für das Projekt, es wird bewertet und definiert sowie die grundsätzliche Herangehensweise festgelegt. Außerdem wird entschieden, dass ein detaillierter Projektplan ausgearbeitet werden soll. Die Ergebnisse dieser Phase sind beispielsweise die Genehmigung, mit der nächsten Phase weiterzumachen, die Notwendigkeit des Projekts zu dokumentieren oder eine grobe Schätzung der benötigten Zeit und Ressourcen, um das Projekt umzusetzen (häufig in Form eines Projekt-Charts). Häufig wird auch eine Liste mit den Personen aufgestellt, die an dem Projekt interessiert sein könnten, die an dem Projekt beteiligt oder von ihm betroffen sind.

       Organisation und Vorbereitung: In dieser Phase wird ein Plan mit den gewünschten Projektergebnissen, den zu erledigenden Arbeiten, der verfügbaren Zeit, den Kosten und den anderen benötigten Ressourcen aufgestellt. Außerdem wird häufig auch ein Plan aufgestellt, wie mit den wichtigsten Projektrisiken umzugehen ist. Ergebnis dieser Phase kann ein Projektplan mit einer Aufstellung der gewünschten Projektergebnisse sowie der Zeit, der Ressourcen und der unterstützenden Prozesse, die zur Erreichung der Projektergebnisse notwendig sind, sein.

       Projektumsetzung: In dieser Phase wird das Projektteam aufgestellt und es werden die Unterstützungssysteme festgelegt. Die geplanten Arbeiten werden durchgeführt und die Leistung überwacht und kontrolliert, um die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Die Ergebnisse dieser Phase können sein: Projektergebnisse, Fortschrittsberichte und andere Kommunikationsmittel.

       Projektabschluss: In dieser Phase werden die Projektergebnisse bewertet, es werden die Freigaben der Kunden eingeholt, die Projektteammitglieder werden neuen Aufgaben zugewiesen, die Konten werden geschlossen und eine nachträgliche Projektevaluation durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Phase können die endgültigen, genehmigten Projektergebnisse sowie Empfehlungen und Vorschläge aus den gesammelten Erfahrungen für zukünftige ähnliche Projekte sein.

      Ähnliche Ausdrücke, die häufig mit dem Begriff »Projekt« verwechselt werden

      Zwei Ausdrücke werden häufig mit dem Begriff »Projekt« verwechselt:

       Ein Prozess ist eine Abfolge einzelner Schritte, in denen eine bestimmte Routine abgearbeitet wird, wie das Beschaffungswesen oder ein Bewilligungsverfahren. Ein Prozess ist keine einmalige Maßnahme mit festgelegten Ergebnissen, sondern er legt fest, wie eine bestimmte Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss, wenn sie ausgeführt wird. Prozesse, wie die Maßnahmen, die getroffen werden sollen, wenn benötigte Materialien beschafft werden müssen, sind häufig Bestandteil von Projekten.

       Ein Programm ist Arbeit, die geleistet wird, um sich einem langfristigen Ziel zu nähern. Ein Programm zur Steigerung des Gesundheitsbewusstseins oder ein Programm zur Steigerung der Mitarbeitermotivation sind Beispiele. Ein Programm erreicht sein Ziel nie ganz (so wird sich beispielsweise die Öffentlichkeit nie aller Gesundheitsrisiken bewusst sein); es werden vielmehr ein oder mehrere Projekte durchgeführt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen, die mit dem Ziel des Programms zusammenhängen (die Durchführung eines Workshops zur Prävention von Rückenschmerzen). In diesem Fall besteht ein Programm aus einer Reihe von Projekten.

      Bei kleineren Projekten kann die gesamte Projektlaufzeit wenige Tage umfassen. Bei größeren Projekten kann die Laufzeit mehrere Jahre betragen! Oft ist es sogar so, dass große Projekte in einzelne Phasen unterteilt werden, um sich besser auf die wichtigen Elemente konzentrieren zu können und um die Arbeit besser überwachen und steuern zu können. Jede dieser Phasen wird dann wie ein kleines Projekt behandelt und durchläuft ebenfalls die vier Phasen eines Projekts. Doch egal wie einfach oder komplex ein Projekt ist, die vier Phasen sind immer die gleichen.

      

In einer perfekten Welt beendet man eine Projektphase, bevor man zur nächsten geht, und wenn man eine Phase beendet hat, kehrt man nicht mehr zu ihr zurück. Doch leider ist die Welt nicht perfekt und um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, muss man häufig flexibel agieren und auf reale Situationen reagieren, wie beispielsweise folgende:

       Sie müssen möglicherweise in zwei (oder mehr) Projektphasen gleichzeitig arbeiten, um einen engen Terminplan einhalten zu können. Wenn Sie bereits mit der nächsten Phase beginnen, obwohl die vorherige noch nicht beendet ist, erhöht sich das Risiko, dass Aufgaben doppelt erledigt werden müssen, was wiederum dazu führen kann, dass Sie Termine nicht einhalten können oder mehr Ressourcen als geplant verbrauchen. Wenn Sie sich für diese Strategie entscheiden, stellen Sie sicher, dass alle die damit verbundenen möglichen Risiken und zusätzlichen Kosten kennen (in Kapitel 9 erfahren Sie, wie man Risiken einschätzt und damit umgeht).

       Manchmal lernt man noch während der Umsetzung. Obwohl Sie Ihr Bestes geben, um die Machbarkeit einzuschätzen und detaillierte Pläne aufzustellen, kann es passieren, dass Sie erkennen, dass Sie das, was Sie dachten, nicht erreichen können. Wenn das passiert, müssen Sie zu einer früheren Projektphase zurückkehren und diese angesichts der neuen Informationen, die Ihnen nun vorliegen, überdenken.

       Manchmal