Для обработки файл должен характеризоваться структурой, т.е. именем для его поиска, количеством полей в записи, последовательностью фиксации полей в записи, типом записи (постоянная или переменная длина записи), типом поля (символьное или числовое), длиной поля (количество разрядов), ключом доступа.
Ключи доступа, используемые для поиска нужных записей, могут быть первичными и вторичными. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись, и вторичным, если больше одной.
Для обращения каждый файл должен иметь имя (не более 8 символов) и расширение, уточняющее его назначение: ЕХЕ, СОМ— программные файлы, готовые к использованию; DBF— файлы базы данных; DOC, TXT— текстовые файлы и т.д. По содержанию выделяют файлы данных и программные файлы.
Структура файла соответствует структуре управленческого документа из внемашинного ИО. Поэтому они группируются следующим образом:
–входные оперативные—содержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;
–входные оперативные—содержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;
–условно-постоянные—содержат нормативно-справочные данные;
–результирующие—содержат результаты расчётов;
–корректирующие—содержат данные для корректировки условно-постоянных данных.
Однако файловая система обладает рядом серьёзных недостатков: во-первых, чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку; во-вторых, высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов. Эти недостатки предопределили появление баз данных.
База данных—это множество данных, структурированных в памяти компьютера таким образом, что достигаются их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ. Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью.
В процессе управления предприятиями и организациями широко используются таблицы, поэтому наиболее распространённой моделью баз данных в настоящее время является реляционная модель.
Система управления базами данных (СУБД)– это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления к ней санкционированного доступа конечных пользователей. Решение задач с помощью СУБД может осуществляться в двух режимах:
–режим конечного пользователя с применением конструктора баз данных и запросов;
–программный режим, предполагающий знание пользователем языка СУБД и позволяющий создавать прикладные программы.
Конечный пользователь, как правило, применяет конструктор, с помощью которого задаются структура БД, формулы для расчётов и структура отчёта. Программный режим предполагает создание программ с помощью программистов-профессионалов.
Актуальное направление в развитии БД—разработка методов и средств интеграции