Точность речи обусловлена употреблением специальных слов и выражений (воспрещается, обязательства, содеянное, кадастр, реестр, мера пресечения и т. п.), а также устойчивых словосочетаний (презумпция невиновности, долевая собственность, акт сверки, подписка о невыезде и т. п.), не свойственных другим книжным стилям.
Морфология официально-делового стиля подчинена строгим правилам: использование глаголов незначительно, а вот преобладание имен абсолютно.
Например, должности – это, как правило, существительные мужского рода (инспектор, директор, ревизор, инструктор, заместитель и т. д.). Экспрессивная речь не свойственна данному стилю, поэтому невозможно употребление ряда частиц, модальных слов, прилагательных в сравнительной степени.
Тяжеловесность фраз, часто затрудняющая восприятие употребляемых оборотов, обусловлена использованием отглагольных существительных. Например, изготовление копии технического паспорта, проверка соблюдения санитарных норм и т. п.
В форме существительных часто употребляются прилагательные и причастия (подсудимый, отдыхающий). Деловой речи характерно предписание: доверитель обязан предоставить адвокату соответствующие документы, расчет необходимо предоставить в территориальный орган по месту жительства.
Одна из важных особенностей официально-деловой речи – отказ от употребления личных, указательных и неопределенных местоимений. Это обусловлено отсутствием индивидуализации и конкретности. Альтернативой здесь являются слова «данный», «указанный», «нижеследующий» и т. п.
В официально-деловом стиле глаголы буквально вытесняются отглагольными существительными. Характерно незначительное употребление глаголов-связок (осуществляется, предоставляется, определяется) или же замена сказуемого сочетанием вспомогательного глагола и существительного, определяющего действие (осуществлять контроль, предоставить отчет, определить местоположение).
Главная роль при написании документов отводится глаголам, означающим долженствование. Например:
Арендатор обязуется соблюдать в арендуемом помещении требования СЭС, Госпожарнадзора и иных муниципальных и государственных структур, установленные для организаций данного вида деятельности.
Временные формы глаголов выполняют различные функции. Глаголы настоящего времени – предписание (работодатель предоставляет работнику…). Глаголы в будущем времени – предписание, долженствование (Предприятие обеспечит доставку…). В отдельных случаях встречается употребление глаголы прошедшего времени (Комиссия обнаружила нарушение…).
Для документов также характерно использование глаголов совершенного и несовершенного вида. К первым можно отнести содержание приказов, постановлений, актов, договоров